Kako stvoriti ponudu za online prodaju, ponudu ili procjenu u Xerou

Dobro došli na tečaj Fit Small Business Xero! U ovoj lekciji prikazat ćemo kako izraditi ponudu za online prodaju, ponudu ili procjenu u Xerou.

Možete pratiti na svom vlastitom Xero računu. Ako ga već nemate, kliknite ovdje da biste se prijavili za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju i pratite ispod.

Da biste dovršili ovu lekciju, možete pogledati videozapis u nastavku, pročitati detaljne upute ili učiniti oboje. Započnimo!

Za neke vlasnike malih tvrtki, Xero će pružiti dovoljno alata za samostalno rukovanje njihovim knjigama. Ali, za mnoge, ima smisla koristiti Xero u suradnji s iskusnim računovođama malih tvrtki koje su također stručnjaci za Xero, poput onih na Bookkeeper360.

Bookkeeper360 može nositi svoje mjesečne knjigovodstvo, platni spisak, novi papirologija zaposlenika, porezi, i još mnogo toga. Osnovni planovi počinju od 249 dolara mjesečno. Oslobodite se prvog savjetovanja.

Posjetite Bookkeeper360

Zašto je važno kreirati ponudu za prodaju, ponudu ili procjenu?

Kao vlasnik tvrtke, svibanj vam je potrebno pružiti svojim klijentima s citat za proizvode i / ili usluge koje su s obzirom na kupnju od vas. Stvaranje citata u Xerou omogućit će vam da lako pratite status i sa samo nekoliko klikova stvorite fakturu, račun ili narudžbenicu iz ponude.

Iako Xero koristi pojam "citat" prema zadanim postavkama, možete ga promijeniti u "ponudu" ili "procijeniti", ovisno o vašim željama.

U ovoj lekciji proći ćemo kroz korake kako stvoriti online ponudu, kako izraditi račune, narudžbenice i račune iz citata te kako u potpunosti izmijeniti ili izbrisati ponudu.

Citat generiran u Xerou

Kako mogu izraditi online ponudu / ponudu?

Slijedite korake u nastavku da biste izradili online citat:

Korak 1 - s Xero Nadzorne ploče kliknite Računi i odaberite Prodaja kao što je prikazano na slici ispod.

Korak 2 - Kliknite gumb Novo i odaberite Ponudu iz padajućeg izbornika kao što je prikazano dolje.

Korak 3 - U nastavku je prikazana slika sa svim poljima koja treba popuniti zajedno s kratkim opisom svakog od njih.

1. Kupac - Na padajućem izborniku odaberite korisnika za koji želite izraditi ponudu. Ako još niste postavili korisnika, to možete učiniti tako da upišete ime klijenta i zatim odaberete novi kontakt. Pogledajte naš video tutorial za učenje Kako postaviti korisničke kontakte .
2. Datum - Ovo će se polje automatski popuniti današnjim datumom; možete promijeniti datum ako je potrebno.
3. istek - Ovo će se polje automatski popuniti zadanim datumom koji ste postavili za navodnike. Ako se datum isteka razlikuje od zadanog, možete ga promijeniti ovdje. Pogledajte naš video tutorial za učenje Kako postaviti početne datume za citate .
4. Citat broj - Ovo će se polje automatski popuniti sljedećim dostupnim citatom # kako bi se osiguralo da se ne izrade duplikati citata.
5. upućivanje - Unesite bilo koje dodatne informacije koje biste željeli u ovom referentnom polju.
6. Tema - Tema brendiranja koju ste odabrali tijekom postavljanja računa automatski će se popuniti u ovom polju. Kliknite na padajući izbornik da biste ga promijenili.
7. Dodajte naslov i sažetak - Ako je potrebno, možete dodati informacije koje možda ne želite uključiti u tijelo svoje ponude, kao što je naslov i sažetak sličan ovome ispod:

   

8. Artikal - Na padajućem izborniku odaberite stavku za koju dajete ponudu. Ako niste postavili proizvod / uslugu u Xerou, to možete učiniti ovdje klikom na Dodaj stavku. Svakako pogledajte naše Kako postaviti proizvode i usluge tutorial da biste saznali kako postaviti i upravljati stavkama inventara.
9. Opis – Ovo će se polje automatski popuniti na temelju gore odabrane stavke. Međutim, možete izmijeniti opis ako je to potrebno.
10. Količina - Unesite količinu za svaku stavku. Za usluge unesite količinu od 1.
11. Jedinična cijena - Ovo će se polje automatski popuniti na temelju jedinične cijene postavljene za stavku. Ako je stavka postavljena s jediničnom cijenom nula, morat ćete je unijeti u ovo polje.
12. Popust - Ako je primjenjivo, unesite popust koji želite primijeniti na ponudu. Ako želite postaviti određene klijente standardnim popustom, to možete učiniti u postavljenoj fakturi.
13. Račun - Na padajućem izborniku odaberite račun koji želite koristiti za praćenje prihoda za svaku prodanu stavku. Pogledajte naše Kako postaviti račune tutorial kako biste saznali više o kontnom planu.
14. Porezna stopa - U Kako postaviti lekciju o stopi poreza na promet , pokazat ćemo vam kako postaviti zadanu poreznu stopu koja se primjenjuje na najviše proizvoda i usluga koje prodajete. Ako niste postavili zadanu poreznu stopu, kliknite padajući izbornik da biste odabrali odgovarajuću poreznu stopu za svaku stavku.
15. Kategorija praćenja (regija) - Xero vam omogućuje postavljanje kategorija praćenja kako biste vidjeli kako različita područja vaše tvrtke funkcioniraju (npr. Odjeli, lokacije ili regije). Iz padajućeg izbornika možete dodijeliti zadanu kategoriju praćenja za navodnike; na snimci zaslona iznad regije postavljena je kao kategorija praćenja.
16. Iznosi su - Na padajućem izborniku odaberite hoće li iznosi uključivati ​​porez, porez ili porez. Da biste saznali više o iznosima poreza, pogledajte naš organizacijski i financijski vodič.
17. Iznos - Xero će pomnožiti stupac količina s stupcem jedinične cijene kako bi automatski izračunao polje iznosa.
18. Dodajte dodatne linije - Ako je potrebno, citatu možete dodati dodatne retke.
19. Pojmovi - Navedite uvjete ponude u ovom polju. Ove informacije možete postaviti tako da se automatski pojavljuju na svakom citatu. Pogledajte lekciju o postavljanju računa kako biste saznali kako postaviti zadane uvjete za sve ponude.

U nastavku slijedi ogledni primjer za našu izmišljenu tvrtku Acme Web Pros Plus:

Korak 4 - Nakon što ste popunili sva polja, možete kliknuti na gumb "Spremi" ili "Pošalji". U nastavku se nalazi snimak zaslona s različitim opcijama spremanja koje možete odabrati.

1. Spremi kao skicu - Ova opcija će spremiti vašu ponudu i omogućiti vam da zatvorite ovaj zaslon.
2. Spremi (nastavi s uređivanjem) - Ova opcija će vam omogućiti da spremite ponudu prije nego što završite s citatom. Možete spremati povremeno kako ne biste izgubili informacije.
3. Spremite i dodajte još jedan - Ova opcija će spremiti vašu ponudu kao nacrt i otvoriti vam novi prazan citat koji želite dovršiti.

Korak 5 - Da biste nastavili s slanjem ponude putem e-pošte klijentu, kliknite gumb "Pošalji" i vidjet ćete sljedeći zaslon:

E-mail citati za kupce iz Xero.

1. Do: Ovo će se polje automatski popuniti adresom e-pošte koja je postavljena za korisnika. Ako želite poslati ponudu za više osoba, samo upišite adresu e-pošte za svaku osobu i stavite točku sa zarezom (;) između svake adrese e-pošte.
2. Redak predmeta: Xero će automatski popuniti ovo polje. Međutim, možete ga mijenjati kako vam odgovara.
3. Tijelo e-pošte: Ovo je standardna poruka koja će biti poslana vašem klijentu. Napomena: Primijetite da će vaš klijent kliknuti na vezu za prikaz ponude na mreži. Nakon što su vidjeli online citat, oni također mogu prihvatiti, odbiti ili poslati pitanje / komentar i ispisati citat ako je potrebno.
4. CC: Odaberite ovaj okvir ako želite primiti kopiju poruke e-pošte koja se šalje vašem klijentu.
5. Kliknite "Poslati" gumb nakon što ste zadovoljni s porukom e-pošte.

Kako mijenjati / brisati izraze

Ako trebate unijeti promjene u postojeći citat, možete to jednostavno učiniti. Slijedite korake u nastavku da biste izmijenili postojeći citat:

Korak 1 - Vratite se natrag na ponude tako da odaberete Računi, a zatim Prodaja kao što je navedeno u nastavku.

Korak 2 - Pomaknite se prema dolje dok ne dobijete odjeljak citata kao što je prikazano na slici ispod.

U gornjem prikazu zaslona navodnici su grupirani na sljedeći način:

1. Nacrt - To su citati koje ste izradili, ali još niste poslali klijentima.
2. Poslano - Izjave koje ste poslali klijentima pojavit će se u ovoj grupi.
3. prihvaćeno - Izjave koje su odobrili vaši klijenti spadaju u tu kategoriju.
4. Istekao - U ovu grupu spadaju citati koji su dosegli datum isteka.

Korak 3 - Kliknite na grupu u koju vaš citat spada i prikazat će se sljedeći zaslon kako je prikazano na slici ispod.

Kao što je prikazano na slici iznad, imate dvije opcije za odabir ponude koju želite izmijeniti:

1. Stavite kvačicu u okvir s lijeve strane broja ponude
2. Kliknite na ime klijenta

Korak 4 - Vaš citat bi se trebao prikazati na zaslonu. Odaberite gumb "Opcije" kao što je prikazano na slici ispod.

Postoji pet izmjena dostupnih na ovom zaslonu. U nastavku je kratak opis onoga što svaki od njih radi i kada ga možete koristiti.

1. Označi kao prihvaćeno - Ako ne šaljete ponude putem e-pošte klijentima, nego ih šaljete poštom ili faksom, nakon što vaš klijent odobri ponudu, morat ćete ručno označiti citat prihvaćen na ovom zaslonu da biste ažurirali status.
2. Označi kao odbijeno - Isto tako, ako klijentu šaljete ili faksirate ponudu ili je odbijaju; Za ažuriranje statusa morat ćete ručno označiti ponudu kao odbijenu na ovom zaslonu.
3. Revidiraj - Ako samo trebate napraviti neke izmjene ponude na temelju zahtjeva vašeg klijenta, lako možete izmijeniti ponudu klikom na ovaj gumb i izvršiti potrebne izmjene.
4. Kopiraj u - Kako bi uštedio na vremenu, Xero će uzeti sadržaj postojeće ponude i izraditi novi citat, račun, narudžbenicu ili račun koristeći iste informacije. U nastavku se nalazi snimak zaslona kopiranja sadržaja zajedno s kratkim objašnjenjem svakog od njih.
5. Izbriši - Ako želite izbrisati ponudu, to možete jednostavno učiniti odabirom ove opcije. Budući da se kotacije smatraju nefinancijskom transakcijom, brisanje citata imat će nema utjecaja na vaše financijske izvještaje.

1. Citat - Ako trebate poslati ponudu za iste proizvode i usluge drugom klijentu, odaberite ovu opciju, a Xero će kopirati ove informacije u novi citat. Odatle možete izvršiti bilo kakve izmjene na klijentu i bilo koje druge informacije kako vam odgovara.
2. Dostavnica - Nakon što vaš klijent prihvati ponudu, odaberite ovu opciju, a Xero će kopirati sve te podatke na račun kako biste mogli naplatiti račun klijentu.
3. Narudžbenica - Ako shvatite da morate naručiti proizvode koje imate na postojećem citatu, odaberite ovu opciju da biste kopirali te podatke u narudžbenicu kako biste odmah mogli naručiti svog dobavljača.
4. Račun - Račun možete izraditi u Xerou tako što ćete kopirati stavke iz postojeće ponude na račun koji trebate platiti.
5. "Izrada nacrta" - Nakon što odaberete, kliknite ovaj gumb da biste kopirali podatke iz ponude u dokument koji ste odabrali.

Zamotati

To dovršava odjeljak o tome kako stvoriti online ponudu, ponudu ili procjenu. Sljedeća lekcija u našem Xero tečaju će biti kako fakturirati klijenta. U ovoj lekciji provest ćemo vas kako stvoriti račune za naplatu kupcima za proizvode i usluge koje su kupili od vas. Da biste pristupili ovoj lekciji ili bilo kojoj drugoj u nizu, kliknite ovdje. Za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju Xero-a kliknite gumb u nastavku.

? Lekcija 2.3

Besplatna 30-dnevna probna verzija

Lekcija 3.2?