Postoje brojni faktori koje treba uzeti u obzir prilikom obrade plaća u New Yorku. Morate biti svjesni federalnih, državnih i lokalnih propisa kako biste osigurali pridržavanje propisa. Dobra je ideja koristiti softver za obračun plaća kako biste smanjili pogreške u plaćama. To vam može uštedjeti tisuće dolara kazne i zatvorske kazne.
Pomoću softvera koji će vam pomoći u procesu obračuna plaća možete dobiti pristup nekim smjernicama, ali se zakoni često mijenjaju i sporadično mijenjaju da stvarno trebate stručnjaka u svom timu koji će se obvezati da će to pratiti za vas. Razmotrite profesionalnu organizaciju poslodavaca (PEO), kao što je JustWorks. To će obraditi sve vaše potrebe za upravljanje platnim spiskom. Možete podnijeti porezne prijave, upravljanje povlasticama i podršku za ljudske resurse stručnjacima. Posjetite web-lokaciju za demo.
Posjetite JustWorks
Kako plaća u državi New York (NYS) radi
Iako morate poštivati ista savezna pravila kao i druge države, mnogi državni i lokalni zakoni u New Yorku značajno se razlikuju. Ako ste u New Yorku, morate platiti zaposlenicima najmanje 13 ili 15 dolara po satu, ovisno o broju zaposlenika koje imate, dok su poslodavci u ostatku države, izvan Westchestera i Long Island, mora platiti najmanje 11,10 dolara na sat (od 31. prosinca 2019.).
Također ste odgovorni za osiguravanje invaliditeta, plaćenog obiteljskog dopusta i naknada za ponovno zapošljavanje. A ako vaši zaposlenici žive ili rade u New Yorku ili Yonkersu, možda ćete morati uskratiti porez na dohodak uz redovne poreze FICA, nezaposlenosti i saveznih i državnih poreza. Osim toga, koliko često plaćate svoje zaposlenike ovisi o industriji u kojoj se nalazi vaša tvrtka. Ručni radnici moraju biti plaćeni tjedno, a radnici se provode najmanje jednom mjesečno.
Zakon o radu koji regulira obračun plaća u New Yorku ne odgovara svima, tako da rad s stručnom tvrtkom, kao što je JustWorks ili drugi softver za obračun plaća, može vam uštedjeti vrijeme od potrebe da naučite sva upozorenja o zakonima o radu i platnoj listi u New Yorku , Veličina vaše tvrtke, vaše industrije i gradova u kojima poslujete su svi kritični čimbenici koji određuju koliki će biti vaš porez na plaću u državi New York i koji zakoni o radu morate slijediti.
Kako napraviti platni spisak u New Yorku u 7 koraka
Izvršavanje vlastitog platnog spiska u New Yorku može biti zamorno, te vas podvrgava mnogim rizicima jer se zakon o radu često mijenja. Laurie Savage, viša službenica za usklađenost poslovanja u Paychexu, naglašava složenost postupanja s plaćama u državi New York.
“Pogreške u sukladnosti mogu biti uobičajene, pogotovo kada vlasnici tvrtki ručno obavljaju obračun plaća bez pomoći partnera za obračun plaća. Zakoni o obračunu plaća u New Yorku - iu svakoj državi - složeni su i stalno se mijenjaju. Jednom kad vlasnik tvrtke konačno shvati regulatorni aspekt platnog spiska, zakoni se mijenjaju, pa se prema tome prilagođavaju, a drugi zakon mijenja, i tako dalje i tako dalje. Da ne spominjem, gradovi u državi New York mogu imati različite propise, tako da vlasnik tvrtke s višestrukim lokacijama možda mora držati korak s više od jednog skupa zakona.
- Laurie Savage, viša službenica za usklađenost, Paychex
Ako imate samo nekoliko zaposlenika, razumljivo je da možete pokušati sami obraditi, ali potičemo vas da u najmanju ruku iskoristite softver za obračun plaća ako niste spremni za vanjske poslove. Neki davatelji softvera, kao što je Gusto, ponudit će vam 30-dnevnu besplatnu probnu verziju da biste vidjeli hoće li zadovoljiti vaše potrebe za plaćanjem. Kliknite ovdje da biste isprobali Gusto.
Posjetite Gusto
Da bismo vam pomogli da započnete, ispričat ćemo vam kako obraditi vaš platni spisak države New York koristeći naš preporučeni softver, Gusto, u sedam koraka:
1. Unesite podatke o tvrtki
Jedna od prvih stvari koju ćete učiniti je unijeti podatke o tvrtki u sustav. Približite svoje registrirano ime tvrtke, adresu (adrese) i telefonske brojeve tako da ih možete unijeti kada Gusto to zatraži. Ovo je također dobar trenutak za integraciju softvera. Gusto se integrira s mnogim pružateljima usluga.
Integracija softvera
Ako QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero ili FreshBooks koristite za računovodstveno rješenje, možete ga integrirati s Gustom na početku postavljanja ili kasnije. Također možete integrirati Expensify ako ga upotrebljavate za izvješćivanje o troškovima. Razmislite o dodavanju svog računovođe kao administratora tvrtke ako vam je potrebna pomoć, i dodijelite dozvole koje vam odgovaraju.
Snimak zaslona za postavljanje integracije računovodstvenog softvera tvrtke Gusto
Ako imate problema s integriranjem tih sustava, obratite se svom Gusto predstavniku. Tim je više nego spreman pomoći, pa čak i učiniti za vas, ako je potrebno.
Dodaj prethodne isplate
Morat ćete dodati sve prethodne podatke o plaći za tekuću godinu u Gusto tijekom postavljanja. Time ćete osigurati da se sve vaše godišnje i godišnje porezne informacije točno odražavaju u sustavu. Ako se na početku četvrtine dogodi tranzicija, sve što trebate unijeti je podatak iz godine u dan iz posljednjeg isplate plaća zaposlenika. U suprotnom, trebat ćete unijeti podatke o plaći iz svakog od plaća zaposlenika za tekuću godinu.
Gusto će platiti i podnijeti sve poreze koje imate nepodmirene ako se nalaze u platnom sustavu. To će vam pomoći da ostanete u tijeku s obvezom plaćanja poreza na plaću, tako da ne morate plaćati naknadu za kašnjenje.
2. Dodajte nove zaposlenike
Također ćete morati dati barem neke osnovne informacije o svakom od vaših zaposlenika, kao što su ime, datum najma, adresa e-pošte, stopa plaćanja i klasifikacija (oslobođeno u odnosu na neiskorišten). Gusto će Vašim zaposlenicima i novim zaposlenicima poslati e-poštu i zatražiti da unesu sve njihove osobne i porezne podatke, tako da ne morate.
Ova osobina za samostalno uključivanje štedi vam vrijeme od potrebe za ispisom i praćenjem svih dokumenata koje trebate prikupiti. Ako se odlučite za korištenje drugog davatelja softvera, svakako pitajte o značajkama uključivanja. Čak i ako odaberete jedan bez tih značajki, uvijek možete ispisati, zatražiti da zaposlenik završi, i sami se predajte.
Evo priložene dokumentacije i informacija koje Gusto prikuplja i šalje za vas:
Obrazac I-9
Obrazac I-9 koristi se za potvrdu identiteta vašeg novog zaposlenika i podobnosti za rad u Sjedinjenim Državama. Od ključne je važnosti da vaši zaposlenici popune obrazac I-9 i potpišu ga na njihov prvi dan na poslu. A dio poslodavca morate ispuniti u roku od tri radna dana od datuma početka. Da biste dovršili postupak identifikacije vaših zaposlenika, najbolje je da ih zatražite ubrzo nakon ispunjavanja obrasca.
Mogućnost slanja podsjetnika zaposlenika o Obrascu I-9
Kada dodate novog zaposlenika, Gusto će vas pitati želite li automatski poslati e-mail podsjetnik na vaš novi najam s podsjetnikom da donesete identifikacijske dokumente za provjeru I-9 na njegov ili njezin prvi dan rada.
Obrazac W-4
Vaši novi zaposlenici morat će pravovremeno ispuniti i vratiti obrazac W-4 kako bi osigurali točnost svoje prve plaće. Gusto šalje svim zaposlenicima koje dodate na svoj račun vezu e-pošte koju mogu koristiti za postavljanje tih podataka. Informacije koje unesu pomoći će vam odrediti iznos saveznih poreza na dohodak koji će obustaviti svako razdoblje plaćanja.
Snimak zaslona W-4 zaposlenika
Izravno odobrenje depozita
Gusto vam daje mogućnost da uplatite svoje zaposlenike izravnim depozitom, ako oni daju pristanak. Izravno odobravanje depozita je drugi oblik koji ćete morati pripremiti i prikupiti od svojih zaposlenika prije nego što zakonski položite sredstva na njihove tekuće račune. Ako se odluče za izravni polog, unose svoje bankovne podatke, rute, brojeve bankovnih računa i vrstu računa.
Snimak zaslona izravnog postavljanja depozita
Ako softver koji ste odlučili koristiti ne posjeduje tu značajku, ili ga sami obrađujete, možete preuzeti obrazac za autorizaciju izravnog depozita u roku od nekoliko sekundi.
Plaće možete platiti i putem platne kartice zaposlenog, ali to zahtijeva pristanak zaposlenika. Odjel za rad u New Yorku (DOL) ima standardni obrazac koji možete dati svom zaposleniku da dobije dozvolu za plaćanje pomoću te metode. Plaćanja gotovinom i čekom ne zahtijevaju službeni pristanak, ali Gusto ne može automatizirati te načine plaćanja. Međutim, to će vam pomoći pripremiti ček kako biste sami mogli ispisivati.
Stopa plaće zaposlenika
Kada u Gustu postavite nove zaposlenike, morate upisati koliko i koliko često će biti plaćeni zaposlenici. Morat ćete ih klasificirati kao sat, plaću ili proviziju. Lako se možete vratiti i kasnije napraviti promjene, ali važno je da provedete neko vrijeme odlučujući kako ćete platiti zaposlenicima i održavati usklađenost s zakonima države New York.
Kada odlučujete koliko ćete platiti zaposlenicima, obratite pažnju na minimalne plaće u New Yorku. Vaša primjenjiva stopa ovisi o tome jeste li veliki ili mali poslodavac, smješten na Long Islandu i Westchesteru ili u ostatku NYS-a i koja je to godina. Stope minimalne plaće trebale bi se povećavati na kraju svake godine dok ne dostignu 15,00 USD po satu.
Koristite donju tablicu za utvrđivanje minimalnog iznosa koji možete platiti zaposlenicima danas iu narednim godinama:
| Mjesto | ||||
|---|---|---|---|---|
| NYC - Veliki poslodavci (od 11 ili više) | ||||
| NYC - Mali poslodavci (10 ili manje) | ||||
| Long Island i Westchester | ||||
| Ostatak države New York |
* Godišnja povećanja za ostatak države će se nastaviti sve dok stopa ne dostigne minimalnu plaću od 15 USD (i plaću od 10 $). Počevši od 2021. godine, povjerenik za rad objavit će godišnja povećanja na ili prije 1. listopada. Oni će se temeljiti na povećanju postotka koje je odredio ravnatelj Odjela proračuna na temelju ekonomskih indeksa, uključujući Indeks potrošačkih cijena.
Prilikom razmatranja gornje tablice, imajte na umu da iako “ostatak države New York” odražava samo 12,50 USD od 2020. godine, stopa će nastaviti rasti sve dok ne dostigne minimalnu plaću od 15 USD i plaću od 10 USD. Također, ako posjedujete restoran, imajte na umu da svi radnici brze hrane u New Yorku moraju zaraditi najmanje 15 dolara po satu. Svi radnici koji se bave brzom hranom izvan NYC-a bit će u fazama dok ne dosegnu 15 dolara u 2021. godini.
Za više pojedinosti o zahtjevima za minimalnu plaću za radnike koji se bave brzom hranom, posjetite internetsku stranicu NYS DOL. Kasnije ćemo pregledati više informacija o zahtjevima za minimalnu plaću i iznimkama.
Novo izvješćivanje o najmu
Nakon što vaši novi zaposlenici završe proces samopodešavanja, Gusto će vas obavijestiti kako biste mogli pregledati i prijaviti novo izvješće o najmu. Najlakši način je da dopustite Gustu da vam podnese izvještaj državi. NYS zakon navodi da morate prijaviti nove zaposlenike i zaposliti ih u roku od 20 kalendarskih dana od datuma njihovog zapošljavanja. Rehires su zaposlenici koje ste prethodno zaposlili prije nego su bili odvojeni od tvrtke najmanje 60 uzastopnih dana.
Ako odaberete softver koji nema tu značajku, ili se odlučite za ručno obrađivanje obračuna plaće, možete se prijaviti na mreži putem online centra za izvješćivanje o najmu u New Yorku ili slanjem kopije obrasca IT-2104, koja je u suštini W-4 obrazac za državu New York, umjesto, ili kao dodatak, saveznom obrascu W-4 o kojem smo gore raspravljali.
Ako odlučite prijaviti pomoću druge metode, dokumentaciju možete poslati na jedan od dva načina:
- Faks: (518) 320-1080
- Mail na: Odjel za poreze i financije države New York
Nova obavijest o najmu
PP Okvir 15119
Albany, NY 12212-5119
Kazne za neuspjeh u prijavljivanju novih zaposlenika počinju s 20 USD po zaposleniku koji nije prijavljen.
Obavijest za nove zaposlenike
Vi ste dužni svim zaposlenicima dati pismenu obavijest sa sljedećim podacima o danu zaposlenja, na engleskom jeziku i njihovom primarnom jeziku:
- Stopa plaće zaposlenika
- Stopa prekovremenog rada zaposlenika, ako je primjenjivo
- Osnova na kojoj će zaposlenik biti plaćen (npr. Po satu, smjeni, tjednu)
- Naknada koju poslodavac namjerava podnijeti kao dio minimalne plaće (npr. Savjeti, obroci, smještaj)
- Redovita isplata
- Ime i imena poslodavca pod kojima se obavlja posao
- Adresa i broj telefona poslodavca
Također morate dobiti pismenu potvrdu, potpisanu i datiranu od vaših zaposlenika da su primili obavijest. Ne zaboravite im dati kopiju.
3. Učitajte informacije za poreze na plaću
Gusto automatizira plaćanje i tromjesečno podnošenje poreza za sve poreze na plaće u državi New York. Samo imajte u blizini Vašeg Federalnog Identifikacijskog Broj Poslodavca (EIN) i NYS Registracijski broj Poslodavca za Osiguranje Nezaposlenosti (UI) tako da ih možete unijeti kada se to od vas zatraži.
Postavljanje federalnog poreza
Federalni identifikacijski broj poslodavca (EIN) je devet-znamenkasti ID koji vam izdaje Porezna uprava (IRS). Potreban je vaš EIN da biste identificirali svoju tvrtku kada plaćate poreze na plaće, registrirate svoju tvrtku u državi New York, prijavljujete nove zaposlenike i ispunjavate sve druge zahtjeve koji se odnose na vaše poslovanje. Da biste izbjegli kazne, dobro je podnijeti zahtjev za EIN prije nego što zaposlite zaposlenike.
Ako još niste podnijeli zahtjev za EIN, možete upotrijebiti vezu u Gustu da biste poslali prijavu. Također ćete morati unijeti pravni naziv za koji je vaša tvrtka registrirana i vrstu tvrtke (npr. LLC, samostalno poduzeće, partnerstvo).
Snimak zaslona s poreznim postavkama za Gusto
Porezi na plaće u državi New York
Trebat će vam sve vaše informacije o porezu na plaću u državi New York, tako da Gusto može znati što, kako i kada platiti poreze na plaće. Pronađite svoj popis zadržanih depozita u državi New York, broj računa za nezaposlenost, stopu poreza na nezaposlenost, broj i stopu računa za osiguranje radnika, te eventualne lokalne brojeve poreznih računa.
New York osiguranje za nezaposlene (NY SUI)
Naknade za osiguranje za vrijeme nezaposlenosti osiguravaju privremeni dohodak za radnike koji ispunjavaju uvjete i koji gube posao bez svoje krivnje. Možda ćete morati platiti doprinose na plaće koje plaćate svojim zaposlenicima. Da biste saznali da li ste odgovorni, morate se prijaviti putem New York Business Expressa ili poslati obrazac NYS 100. Poslodavci u kućanstvu mogu se prijaviti izravno putem web stranice Ministarstva rada New Yorka ili koristiti obrazac NYS 100.
Nakon što se registrirate i potvrdite svoju odgovornost, NYS DOL će vam dodijeliti registracijski broj poslodavca od osam znamenki koji ćete koristiti za svu korespondenciju, kvartalne prijave i uplate koje šaljete. Taj broj unesite u Gusto zajedno s stopa koju vam NYS DOL šalje na obrascu Obavijest o stopi osiguranja od nezaposlenosti. Može biti između 0.525% i 7.825%, ali općenito je 3.125%.
Također biste trebali prikazati povezani poster koji zaposlenicima govori da njihov posao može biti pokriven osiguranjem za slučaj nezaposlenosti. Ako imate više lokacija, mora se prikazati na svakoj lokaciji na mjestima gdje je zaposlenici mogu lako vidjeti. Nismo mogli pronaći besplatnu kopiju na mreži, ali možete nazvati NYS DOL na 888-899-8810 da biste je zatražili. Evo primjera:
Primjer obavijesti na poster zaposlenika
Izvor: Ministarstvo rada New Yorka
Porezi na ponovno zapošljavanje
Vi ste odgovorni za plaćanje 0,075% vaših tromjesečnih plaća Fondu za obnovu zaposlenja u New Yorku. Ne morate ovo unositi u Gusto, jer ga automatski dodaje u vašu stopu osiguranja od nezaposlenosti. Gusto će to podnijeti s Vašim tromjesečnim plaćanjem poreza i povratom.
Federalni porezi
Općenito, većina poslodavaca mora platiti Federalni porez na nezaposlenost (FUTA) i FICA poreze. Dokle god su vaši porezi za nezaposlene u NYS-u ažurirani, trebali biste moći dobiti kredit do 5,4% na standardne poreze od 6% FUTA, ostavljajući neto stopu poreza od 0,6%. Mi ćemo raspravljati o porezima FICA malo kasnije, ali oni su općenito fiksni na 7,45% za tekuću godinu.
Osiguranje radnika
Morate imati kompenzacijsko pokriće za sve svoje zaposlenike, uključujući zaposlene na određeno vrijeme i članove obitelji koje zaposlite. To štiti vas i vaše zaposlenike ako se zaposlenik ozlijedi na radnom mjestu. Možete ga kupiti kroz Gusto i postaviti ga bez dodatne naknade. Partner tvrtke Gusto koristit će podatke o plaćama za izračunavanje najtočnijih iznosa premija, plaćanja i slanja svih papira.
Također možete kupiti od drugog privatnog prijevoznika, Državnog fonda za osiguranje (NYSIF) ili samostalno osigurati. Samo zapamtite da kupite radnički račun. Poslodavci su rijetko izuzeti iz ovog zahtjeva u New Yorku, a kazne za nepoštivanje mogu koštati od 1.000 do 50.000 dolara ako su kazneno osuđene.
Porez na mobilnost gradskog prijevoza putnika (MCTMT)
Možete ili ne morate podlijegati porezu MCTMT, a ako jeste, Gusto će poslati Vašu uplatu. To je porez na plaće temeljen na bruto plaćama koje se isplaćuju zaposlenicima u četvrti gradskog prijevoza. Ako ste u prethodnom tromjesečju izvršili uplatu poreza na putovanje, proučite povezanu dokumentaciju kako biste saznali koju ste MCTMT stopu koristili. Morat ćete unijeti postavke poreza u državi New York u Gusto.
Stope su 0,11%, 0,23% i 0,34%. Morate platiti ako:
- Vi ste dužni zadržati NYS porez na dohodak od plaća I
- Trošak plaća je preko 312.500 dolara u bilo kojem kalendarskom tromjesečju
Ako se ovaj porez odnosi na vaše poslovanje, predlažemo da posjetite web-lokaciju Odjela za financije NYS-a da biste saznali više o poreznim stopama i datumima dospijeća. Ako ste izuzeti i odlučite se za korištenje našeg preporučenog davatelja softvera, Gusto, trebate kontaktirati predstavnika kako bi ga on ili ona mogli onemogućiti.
New York State invalidsko osiguranje (NY SDI)
Za razliku od mnogih država, New York zahtijeva od vas da osigurate invalidskim naknadama svoje zaposlenike zbog ozljeda i bolesti izvan posla. Dopušteno vam je odbiti 60 centi tjedno od plaće zaposlenika kako biste pokrili troškove, ili sve možete sami platiti. Nakon što odlučite, možete napraviti odgovarajući izbor u Gusto. Ako se odlučite za odbitak, Gusto će sredstva ostaviti na Vašem bankovnom računu kako biste mogli platiti osiguranje.
Možete se prijaviti kako biste osigurali politiku za pogodnosti za osobe s invaliditetom putem državnog programa, NYSIF, samo imajte na umu da Gusto ne izvršava automatski plaćanje, pa ćete morati sami poslati zahtjev. Ako ste zainteresirani za kupnju putem NYSIF-a, zatražite ponudu za invalidnost na web-lokaciji.
Plaćeni obiteljski dopust (PFL)
Još jedan od uvjeta koji se morate pridržavati je plaćeni mandat za obiteljski odmor. Prema zakonu države New York, morate dobiti pokriće tako da zaposlenici mogu dobiti 55% svoje plaće ako trebaju iskoristiti svojih osam tjedana plaćenog dopusta za kvalifikacijski događaj, kao što je porod ili skrb za voljenu osobu s ozbiljnim zdravstvenim stanjem ,
PFL se financira putem odbitaka plaća zaposlenika, a vi ste odgovorni za prikupljanje. Maksimalni doprinos zaposlenika iznosi 85,56 USD godišnje. Možete se i sami odlučiti za plaćanje.Kada tražite pokrivenost, imajte na umu da se PFL pokrivenost obično dodaje na postojeću politiku invalidskog osiguranja. Državni program NYSIF nudi PFL samo s politikom za osobe s invaliditetom.
Snimak zaslona za porez na plaću u državi New York
Informacije o banci
Gusto treba vaše bankovne podatke za obradu poreza na plaće. Unesite podatke o usmjeravanju banke i brojeve računa kako biste započeli postupak provjere. Gusto će poslati dva mala depozita na vaš račun u roku od 24 sata i morate potvrditi iznose. Nakon što dovršite proces, bit ćete korak bliže pokretanju platnog spiska.
Program troškova za kompenzaciju poslodavaca (ECEP)
Porez na troškove kompenzacije poslodavaca (ECET) je opcijski porez na plaće koji je 1. siječnja 2019. proveden u New Yorku kako bi se smanjili negativni učinci na zaposlenike uzrokovani nedavnom federalnom poreznom reformom. Ako se uključite, morate se sami prijaviti i platiti. Gusto to još ne rješava. Morat ćete platiti i izvještavati kvartalno, ali odvojeno, od ostalih poreza na plaće.
Budući da pojedinci u NYS-u sada mogu odbiti samo do 10.000 $ razgraničenih državnih i lokalnih poreza na svoje savezne porezne prijave, NYS dopušta poslodavcima da plate ovaj porez kako bi apsorbirali porezne obveze svojih zaposlenika. Općenito, ne postoje ograničenja koliko poslodavci mogu odbiti za poslovne troškove, tako da to možete ponuditi kao naknadu i otpisati u vrijeme poreza.
Porez se mora platiti na sve plaće zaposlenika koje prelaze 40.000 USD za kalendarsku godinu. Stope se uvodi u fazama kako slijedi:
Porezne stope za poslodavce
Izvor: Ministarstvo financija države New York
Ako ste zabrinuti da vaš savezni odbitak od poreza neće u potpunosti pokriti troškove, razmislite o tome da zaposlenicima ponudite ECEP porezni kredit u zamjenu za smanjenje plaće. Porezni kredit će smanjiti porez na osobni dohodak, tako da se mogu složiti.
4. Odlučite koliko često plaćati zaposlenike
Sada je vrijeme da odlučite kada ćete platiti svojim zaposlenicima. Gusto podržava tjedne, dvotjedne, polumjesečne i mjesečne plaće. Prije nego što odlučite, morate znati pravne zahtjeve. U New Yorku postoje stroži zakoni o tome koliko često trebate plaćati zaposlenicima, ovisno o vrsti radnog mjesta za koji ste zaposleni.
- Ručni radnici: Mora se platiti tjedno i ne više od sedam kalendarskih dana nakon završetka tjedna u kojem su zaradili
- Prodajna mjesta Komisije: Mora se platiti najmanje jednom mjesečno, a najkasnije do posljednjeg dana u mjesecu u kojem su zaradili
- Radnički, uredski i drugi radnici: Obično se plaća najmanje dva puta mjesečno, u redovne dane
- Zaposleni u otpremi: Savjeti plaćeni kreditnom karticom moraju se isplatiti zaposlenicima najkasnije do sljedećeg redovnog dana isplate
Snimak zaslona rasporeda plaćanja
Morat ćete postaviti dosljedan dan u tjednu za plaćanje zaposlenika i prvi datum koji želite platiti pomoću usluge Gusto. Gusto će automatski popuniti rok za obavljanje platnog spiska četiri dana prije datuma koji želite platiti. Također ćete odabrati razdoblje isplate ili dane za koje želite da vaš platni spisak pokriva. Primjerice, plaća koja se isplaćuje 7. lipnja mogla bi pokriti rad od 20. svibnja do 2. lipnja.
5. Izračunajte radno vrijeme i bruto plaću
Nakon što vaši zaposlenici počnu raditi, možete koristiti Gustov sustav za praćenje vremena za praćenje i odobravanje sati rada. Ova značajka je unutar platnog sustava, a sve se prenosi neprimjetno. Kada zaposlenici uđu u svoje radno vrijeme i odobrite, Gusto će izračunati bruto plaću za vas. Ako odlučite ručno izračunati plaćanje, možete pratiti radno vrijeme pomoću proračunske tablice ili vremenske tablice. Zatim pomnožite radno vrijeme s plaćenom satnicom zaposlenika.
Postavljanje praćenja vremena
Svi zaposlenici po satu koji su završili onboarding prikazat će se u postavci za praćenje vremena, a sve što trebate učiniti je odabrati one koje trebate pratiti. Također ćete morati postaviti pravila prekovremenog rada, koja mogu varirati ovisno o državi. Da bi bilo jednostavnije, Gusto uključuje vezu koju možete uputiti. Zakoni New Yorka o prekovremenom radu u skladu su sa saveznim zakonima i navode da većini zaposlenika morate platiti 1,5 puta više od njihove redovne plaće za radno vrijeme od preko 40 sati.
Snimak zaslona sustava za praćenje vremena
Tijekom vremena
Dok je većina zaposlenika plaćena za prekovremeni rad za rad preko 40 sati u radnoj nedjelji, određeni zaposlenici u stambenim jedinicama, ili radnici koji žive u radnom odnosu, moraju primati plaćanje prekovremenog rada za sve radno vrijeme od 44 u radnoj nedjelji. Savezni zakon isključuje određene zaposlenike, kao što su radnici koji plaćaju "bijele ovratnike", od primanja 1,5-struke stope redovite plaće za prekovremeni rad. NYS zahtijeva da većina zaposlenika dobije barem 1,5 puta minimalnu plaću za sve prekovremene sate.
NY DOL postavlja tjedne pragove plaća za izvršne i administrativne službenike kako bi vam pomogao da odredite trebaju li ili ne biti plaćeni za prekovremeni rad. To se temelji na tome gdje zaposleni rade, ako se vaša tvrtka nalazi u New Yorku, i veličinom vaše tvrtke.
Evo tjednih pragova plaće koje trebate uzeti u obzir prilikom određivanja treba li izvršnom ili administrativnom osoblju plaćati prekovremeni rad:
| Datum stupanja na snagu | ||||
|---|---|---|---|---|
| 31. prosinca 2018 | ||||
| 31. prosinca 2019 | ||||
| 31. prosinca 2020 | ||||
| 31. prosinca 2021 |
Ako ovi pragovi plaća negativno utječu na vaše poslovanje ili će se ubuduće, razmotriti da li bi povećanje plaća pogođenih zaposlenika pomoglo. Ako možete zadržati svoj status izuzimanja, ovaj propis neće utjecati na njega.
Unesite sate
Nakon dovršetka postavljanja vremena, zaposlenici mogu unositi svoje sate putem vlastitih računa. Nakon što ste ih pregledali i odobrili, možete sinkronizirati sate s plaćanjem klikom na gumb.
Snimka zaslona opcije sinkronizacije praćenja vremena
Nakon što sinkronizirate sve radne sate zaposlenika s obračunom plaće, bit ćete spremni za početak obrade. Gusto će izračunati bruto iznose plaća za sve vaše zaposlenike kako slijedi:
Zaposleni po satu: broj sati rada x plaćanje po satu + prekovremeni rad (odrađeni sati x plaćanje po satu x 1,5 postotak za prekovremeni rad)
Primjer:
Johnova redovita plaća iznosi 15,00 USD po satu. Ako nije zaposlenik u stanu i radi 44 sata, njegova bruto plaća je:
40 sati neprekidnog vremena plaćenog na 15,00 USD po satu iznosi ukupno 600 USD.
4 sata plaćaju se 1,5 puta više od njegove stope, ili 22,50 dolara po satu. To iznosi 90,00 dolara.
600,00 USD (plaćanje u ravno vrijeme) + 90,00 USD (plaćanje prekovremenog rada) = 690,00 USD (bruto plaća)
Pomoću proračunske tablice ili kalkulatora možete to učiniti ručno. Ili možete koristiti Gusto da biste automatski izračunali za vas. Isprobajte ga danas besplatno.
Posjetite Gusto
Plaćeni zaposlenici: godišnja plaća / ukupna godišnja plaća + prekovremeni rad, ako je primjenjivo (odrađeni sati x plaćanje po satu x 1,5 postotak za prekovremeni rad)
Primjer:
Dekan je zaposlenik koji prima plaću i plaća 40.000 dolara godišnje. Njegov poslodavac plaća svim zaposlenicima dva puta mjesečno. Njegova bruto plaća za svako plaćeno razdoblje je:
12 mjeseci godišnje x 2 mjesečna plaća = 24 platna razdoblja godišnje
40.000 USD godišnje plaće / 24 razdoblja plaćanja godišnje = 1.666,67 USD (bruto plaća)
Napomena: 1.666,67 dolara pokriva razdoblje od dva tjedna, što iznosi 833,33 dolara tjedno. To je ispod praga minimalne plaće o kojem smo ranije raspravljali. Kada se to dogodi, morate se pobrinuti da vaši zaposleni ne rade više od 40 sati tjedno. Inače, vaš trošak plaća može značajno porasti
Ako imate problema s ne oslobođenim zaposlenicima koji rade preko 40 sati tjedno, razmislite o promjeni njihovog statusa na sat.
6. Izračunajte odbitke i potvrdite točnost
Nakon pregleda bruto plaće vaših zaposlenika, provjerite jesu li odbitci točni. Gusto ih automatski izračunava na temelju pruženih informacija, kao što su stanovanje zaposlenika, naknade koje se traže na obrascu W-4 i tako dalje.
Vaši zaposlenici mogu biti odgovorni za plaćanje sljedećeg:
- Socijalna sigurnost i Medicare: Potreban
- Osiguranje obiteljskog dopusta za NY: Vi odlučujete hoćete li sami odbiti ili platiti
- NYS invalidsko osiguranje: Vi odlučujete hoćete li sami odbiti ili platiti
- Porez na prihode NYS: Potrebno, osim ako je izuzeto
- Lokalni porez u New Yorku ili Yonkersu: Ovisi o mjestu boravka i lokaciji tvrtke
Ne možete oduzeti sljedeće:
- Plaće za ispravak preplate zbog matematičke ili administrativne pogreške poslodavca
- Nedostatak gotovine
- Nedostaci inventara
- Gubitak ili oštećenje imovine
- Potrebne uniforme
- Potrebni alati ili druge stavke potrebne za zapošljavanje
Tko biste trebali zadržati poreze za
Državni i lokalni porezi u New Yorku mogu biti nezgodni. Možda ćete morati zadržati poreze za neke zaposlenike na temelju mjesta gdje žive i za druge, gdje oni rade. Čak i radnici koji ne žive u državi mogu podlijegati porezima NYS-a.
Trebate zadržati poreze za sljedeće:
- Stanovnici New Yorka zarađuju plaće čak i kada su zarađeni izvan države
- Nerezidentima države New York plaćene su plaće za usluge koje se obavljaju u državi
- Stanovnici New Yorka čak i kada se usluge obavljaju izvan New Yorka
- Stanovnici Yonkersa čak i kada se usluge izvode izvan Yonkersa
- Yonkers nerezidenti o plaćama za usluge koje se obavljaju u Yonkersu
New York State i lokalni zadržani porezi
Gusto ima ažurirane porezne tablice za državu New York unutar softvera te će ih upotrijebiti za izračunavanje i zadržavanje odgovarajućih iznosa iz plaća zaposlenika. Od vas će se tražiti da unesete svoj identifikacijski broj u državi New York kako bi sustav u budućnosti mogao obrađivati vaše državne uplate poreza na dohodak. Upotrijebite svoj EIN, a zatim kôd lokacije od 00, osim ako imate više lokacija tvrtke.
U slučaju da odlučite sami obraditi obračun plaća, morat ćete se upoznati s trenutačnim poreznim tablicama za državu New York (NYS), New York City (NYC) i Yonkers, ovisno o tome gdje se vaša tvrtka nalazi i djeluje. New York City i Yonkers naplaćuju vlastiti porez na dohodak zaposlenicima koji žive u gradskim granicama, a Yonkersi oporezuju sve zarade zarađene unutar grada, bez obzira na status rezidenta.
Morate održavati ažurirane zapise koji odražavaju trenutne stanove vaših zaposlenika kako bi se osiguralo da su porezi na plaće zadržani na odgovarajući način. Ako se dogodi bilo što što utječe na njihov porezni odbitak, zaposlenici moraju obavijestiti Vas u roku od deset dana i ispuniti Obrazac IT 2104.1. Svi zaposlenici koji tvrde da nisu rezidenti NYS-a, NYC-a ili Yonkers-a moraju potvrditi da nisu rezidenti i procijeniti postotak njihove zarade pripisan NYS-u ili Yonkersu.
Kvartalno podnošenje
Na kraju svakog tromjesečja, Gusto će podnijeti sve porezne odbitke i doprinose za nezaposlene zaposlenicima odgovarajućim agencijama zajedno s potrebnim izvješćivanjem. Provjerite imate li dovoljno sredstava na bankovnom računu za pokriće plaćanja. Ako se odlučite sami prijaviti i platiti, imajte na umu rokove:
Rokovi za podnošenje poreza na plaće u New Yorku su kvartalni
Izvor: New York Department of Labor
Morate podnijeti zahtjev elektroničkim putem pomoću obrasca NYS-45 i NYS-1. Ako to ne učinite, dobit ćete kazne i moguća kašnjenja. New York State Department rada (NY DOL) daje vam tri mogućnosti elektronskog podnošenja. Uključite ukupne savezne bruto plaće koje podliježu odbitku i ukupan iznos poreza koji se zadržava za svakog zaposlenika tijekom kalendarskog tromjesečja za koje prijavljujete.
Socijalna sigurnost i Medicare porezi (FICA)
Nećete morati unositi nikakve podatke o FICA porezima zaposlenika, jer se oni temelje na fiksnim stopama za 2019. godinu, uz ograničenja koja će Gusto razmotriti.
Svako plaćeno razdoblje, Gusto će zadržati do 7,65% od plaće vaših zaposlenika (ako zaradite ispod 132.900 dolara) za mjesečnu ili dvomjesečnu uplatu putem elektroničkog sustava plaćanja poreza, a vi ćete biti odgovorni za plaćanje dodatnih 7,65%. Gusto olakšava ovaj proces, tako da sve što trebate učiniti je odobriti.
7. Pokrenite platni spisak i pohranite zapise
Kada pregledate bruto plaću i ukupne odbitke, možete provjeriti neto plaću svojih zaposlenika. Gusto vam daje mogućnost da ga pregledate prije finaliziranja. Ako ga sami obrađujete, samo oduzmite odbitke od bruto plaće. Neto plaća je iznos koji ćete isplatiti svojim zaposlenicima. Ako sve izgleda razumno, platni spisak možete pokrenuti jednim klikom. Obrada može potrajati do četiri dana, tako da dovoljno rano pokrenite platni spisak da bi vaši zaposlenici mogli biti plaćeni na vrijeme.
Plaćajte priloge
Zakon države New Yorka zahtijeva da zaposlenicima isplaćujete novčane iznose. Gusto automatski stvara plaće za zaposlenike. Uvijek će imati pristup za preuzimanje plaća iz softvera ako zadrže otvorene račune, čak i nakon što napuste vaše poduzeće.
Ako odaberete drugačiji softver koji ne stvara zaostatke u plaćanju, ili ako sami obrađujete platni spisak, provjerite sadrži li dokumentacija koju ste naveli na popisu za uzorke u nastavku:
Uzorak plaće ili izjava o plaćanju
Izvor: New York Department of Labor
Pohrana i sigurnost
Gusto olakšava pohranjivanje evidencija o plaćama jer se sve pohranjuje elektronički. Zakonski ste obvezni zadržati svu dokumentaciju o plaćama šest godina, tako da čuvanje fizičkih kopija na ruci može biti izazov. Sve informacije pohranjene su na sigurnom mjestu unutar softvera i nitko ne može pristupiti bez vašeg dopuštenja.
Ako ne koristite Gusto za obračun plaća i trebate mjesto za elektronički spremanje dokumenata, razmislite o JustWorksu. Osim upravljanja platnim spiskovima i HR procesa, ona pohranjuje platne spiskove u aplikaciju i daje samo pristup zaposlenicima koje odredite u sustavu. Pokušajte JustWorks danas.
Posjetite JustWorks
Zakon o radu u New Yorku
Sada kada znate koristiti platni spisak u državi New York koristeći Gusto i sami, raspravimo nekoliko dodatnih zakona o radu i iznimke. Od vas se može tražiti da zaposlenicima pružite određene povlastice, kao što je plaćeni dopust za glasovanje i 40 sati bolovanja. Također možete biti odgovorni za pružanje 24-satne stanke nekim zaposlenicima ako posjedujete restoran, a vaši su zaposlenici radili najmanje šest dana u radnoj nedjelji.
Plaćanje u državi New York može biti noćna mora kada ne znate sva pravila. Potpuno rješenje ljudskih resursa (HR), kao i Zenefits, opremljeno je za upravljanje zamršenošću usklađenosti s ljudskim resursima u New Yorku. Njihovi savjetnici za ljudske resurse uvijek su spremni pomoći. Zatražite demo danas.
Posjetite Zenefits
Prekinuti zaposlenici
Kada imate zaposlenike koji su otkazani, bilo da su otpušteni, otpušteni, dobrovoljno prestali ili su otpušteni, postoji nekoliko propisa koje trebate imati na umu u vezi njihovih konačnih plaća. New York zakon zahtijeva od vas da se pridržavate sljedećeg u pogledu posljednje plaće otkazanog zaposlenika:
- Platite najkasnije do redovnog dana plaćanja za razdoblje plaćanja u kojem je došlo do prekida.
- Obavijestite otkazanog zaposlenika u roku od pet dana o točnom datumu i datumu prestanka radnog odnosa povezane s vašom tvrtkom.
- Ako se to zatraži, konačnu plaću morate poslati zaposleniku.
Minimalna plaća u New Yorku
Razgovarali smo o minimalnoj plaći iznad, ali postoje brojne iznimke i upozorenja na propise o minimalnoj plaći u New Yorku. Pronašli smo neke opsežne predložene propise koji bi drastično promijenili zahtjeve za plaćanje poziva u državi New York (Show Up ili Reporting Pay) i zahtjeve za plaćanje na poziv. Stoga vas potičemo da često provjerite NYS DOL stranicu ako imate zaposlenike na sat, jer to može utjecati na vas.
Ostavite zakone u New Yorku
Kao i obično, New York pruža više smjernica od drugih država o zakonima o dopustu. Razgovarali smo o zahtjevu za obiteljski i medicinski dopust, ali postoji nekoliko drugih, poput žirija i glasovanja, koji se razlikuju od većine.
Dužnost porote
Ako imate više od 10 zaposlenika, morate platiti svim zaposlenicima koji su pozvani za dužnost žirija prvih 40 $ redovitih dnevnih plaća za prva tri dana rada žirija. U svim drugim slučajevima, ne morate platiti zaposlenicima vrijeme provedeno na dužnosti u poroti. I zapamtite, ne možete otpuštati ili kažnjavati zaposlenike što su pozvani da služe.
Odlazak s glasom
Morate dati svim zaposlenicima slobodno vrijeme za glasovanje dok su ankete otvorene. Moraju se platiti najmanje dva sata. Vaši zaposlenici koji žele koristiti dopust za glasovanje moraju podnijeti zahtjev u roku od najmanje dva radna dana, ali ne više od 10 dana prije izbora ili dana glasovanja.
Od vas se zahtijeva da objavite obavijest o glasačkim pravima zaposlenika na mjestu koje može lako vidjeti najmanje 10 dana prije izbora.
Bolovanje
Prema Zakonu o zarađenom bolesnom vremenu u New Yorku (ESTA), ako imate pet ili više zaposlenika koji rade više od 80 sati u kalendarskoj godini u New Yorku, morate osigurati zaposlenicima koji imaju pravo na plaćeno bolovanje. Ako imate manje od pet zaposlenika, morate osigurati neplaćeno bolovanje.
Za kalendarsku godinu morate ponuditi do 40 sati bolovanja. Oni mogu početi prikupljati jedan sat za svakih 30 sati rada od početka. Osim toga, ako zaposlenici ne koriste sve svoje nastale bolesti, mogu prenijeti do 40 sati do sljedeće kalendarske godine. I to mora biti odmah dostupno za njihovu uporabu. Ako ne želite da im dopustite da ga prenesu, možete odabrati plaćanje zaposlenika za neiskorišteno bolovanje krajem godine.
Ne morate plaćati zaposlenicima za neiskorišteno bolovanje kad im se prekine radni odnos. Vlada New Yorka ima više detalja i smjernica o tome tko ispunjava uvjete i kako se pridržavati zakona o bolovanju.
Godišnji odmor
Od vas se ne zahtijeva da pružate plaćeni ili neplaćeni dopust za godišnji odmor svojim zaposlenicima. Međutim, zaposlenici moraju platiti plaćeni godišnji odmor nakon prestanka ako vaša politika ili ugovor zahtijeva ili ne govorite o tom pitanju. To znači da biste trebali biti jasni u svojoj politici odmora; u suprotnom, možda ćete morati platiti zaposlenicima za godišnji odmor kada napuste tvrtku, čak i ako ne namjeravate.
Ako dopuštate zaposlenicima da prelaze preko neiskorištenog godišnjeg odmora iz godine u godinu, možete odrediti ograničenja prema vlastitom nahođenju sve dok obavještavate svoje zaposlenike.
Odlazak na odmor
Niste obvezni pružiti plaćeni ili neplaćeni odmor. Ako vaši zaposlenici moraju raditi na odmoru, ne morate platiti 1,5 premiju koju plaćaju neki poslovni subjekti (osim ako vrijeme ne kvalificira zaposlenike za prekovremeni rad).
Obroci i odmore
Ako radite smjenu dužu od šest sati prije 11 sati i traje do 14 sati, radnicima morate dati stanku od najmanje 30 minuta.Najmanje 20 minuta dopušteno je samo u posebnim slučajevima, a NY DOL će morati istražiti i izdati dozvolu prije toga. Imajte na umu da morate platiti zaposlenicima za sve pauze u trajanju od 20 minuta ili manje.
NYS DOL priznaje da je uobičajeno da zaposlenici jedu na poslu bez oslobađanja u slučajevima kada postoji samo jedna osoba na dužnosti ili postoji samo jedna osoba na određenom poslu. Ako zaposlenik volontira da prihvati ovaj dogovor, DOL vas neće kazniti; međutim, morate ponuditi neprekidnu pauzu obroka svakom zaposleniku koji ga zatraži.
24-satna pauza
New York DOL zahtijeva od određenih tvrtki, kao što su hoteli i restorani, da zaposlenicima osiguraju najmanje 24 sata odmora u kalendarskom tjednu. DOL navodi posebna pravila koja uređuju ovaj jednodnevni odmor, a mogu se razlikovati ovisno o vrsti posla.
Ako imate specifična pitanja i trebate dodatna uputstva, obratite se najbližem uredu za standarde rada.
Često postavljana pitanja o New York Payroll-u (FAQ)
U nastavku su pitanja koja vlasnici malih tvrtki mogu imati u vezi s obračunom plaća u državi New York. Ako vaša pitanja nisu odgovorena u nastavku, možete ih objaviti na našem forumu i obično dobiti odgovor od jednog od naših stručnjaka u roku od 24 sata.
Koji plakati moram prikazati na radnom mjestu u New Yorku?
Svi poslodavci moraju objaviti postu za minimalnu plaću, ali vaše druge odgovornosti za knjiženje ovise o industriji u kojoj se nalazite. Ako prodajete hranu i piće, morate prikazati plakate Dedukcije iz plaća i nagrada. Za više zahtjeva o knjiženju, posjetite internetske stranice NYS DOL-a i Federalnog ministarstva rada.
Koliko su poreza na plaće u državi New York za poslodavce?
Nema određenog iznosa za porez na plaću poslodavca iz New Yorka. Poslodavci moraju platiti savezne i New York poreze za nezaposlenost, New York Re-employment poreze, te poreze za socijalnu sigurnost i Medicare. Neki poslodavci također će morati plaćati prijevremene poreze. Naknade za invaliditet i obiteljski dopust također su potrebne, ali se mogu nadoknaditi odbitcima zaposlenika. Porez na naknadu poslodavca nije obavezan.
Moram li zadržati porez na dohodak u New Yorku od provjere mojih zaposlenika, ako moje poslovanje nije u New Yorku?
Ovisi. Ako imate zaposlenike koji žive u gradskim granicama NYC-a, da, morat ćete uskratiti porez na dohodak NYC-a. Ako ne radite u New Yorku i nitko od vaših zaposlenika ne boravi u gradu, ne morate ga zadržavati.
Poanta
Učenje načina naplate plaća u državi New York nije jednostavno, jer je puno složenih pravila i propisa. Iako je proces plaćanja zaposlenika sličan onome u drugim državama, postoje brojne odluke koje morate donijeti prije, tijekom i nakon što ih platite, što može uzrokovati probleme. Zakoni o radu u New Yorku često se mijenjaju i zahtijevaju stalno praćenje, čak i ako imate samo nekoliko zaposlenika.
Ako se osjećate preplavljeni svim zakonima koji se odnose na plaće u državi New York, JustWorks ima stručnjake za plaće koji mogu pomoći u prikupljanju informacija koje su vam potrebne za donošenje najboljih odluka za vaše poslovanje. Odredite besplatni demo danas.
Posjetite JustWorks
