Postavljanje procesa obračuna plaća zahtijeva donošenje nekih administrativnih odluka prije nego što pokrenete prvi ciklus obračuna plaća. Tih osam koraka za kako postaviti platni spisak uključuju odabir platni spisak usluga, odlučivanja što pogodnosti ponuditi i odabirom kako i kada platiti svoje zaposlenike.
Nepravilno izračunavanje plaće može uzrokovati razdor na radnom mjestu i također vas podvrgnuti skupim kaznama u poreznom vremenu. Smanjite rizik od ljudske pogreške pomoću Gusto-a, integriranog softvera za HR / platni spisak koji automatski izračunava, plaća i pohranjuje porez na plaću za svaki period plaćanja i održava vas up-to-date s državnim i saveznim poreznim zakonima. Pokušajte besplatno 30 dana.
Posjetite Gusto
Kako plaća proces radi
Sam proces obračuna plaća je prilično jednostavan kao što je prikazano na slici ispod. Zaposlenici rade, a vi izračunate njihovu plaću.
Jednostavni koraci u procesu obračuna plaća.
Međutim, postavljanje platnog spiska korištenjem sljedećih koraka zahtijeva donošenje nekih odluka u skladu s federalnim zakonima o radu. Na primjer:
- Vrste radnika: Zaposlenici ili izvođači
- Metode Plačanja: Po satu, plaći ili provizijom
- Status zaposlenika: Izuzeti nasuprot oslobođenom
Vaš proces obračuna plaća mora biti postavljen tako da ćete napraviti ispravne odbitke, kao što su naknade i porezi od zarade zaposlenika i izvršiti ispravno plaćanje poreznoj upravi.
Osam koraka za postavljanje procesa obračuna plaća.
Osam stvari koje trebate postaviti za proces obračuna plaće navedene su u nastavku i prikazane u besplatnom popisu za preuzimanje koji se može preuzeti gore.
1. Postavite svoj poslovni subjekt
Prije postavljanja platnog spiska trebat će vam porezni broj za poslovanje i najvjerojatnije ćete morati podnijeti zahtjev za poslovnu licencu. Vaš poslovni subjekt sastoji se od naziva tvrtke i identifikacijskog broja poreznog obveznika (TIN), koji je vjerojatno vaš identifikacijski broj poslodavca (EIN).
Možda vam je potrebna i lokalna poslovna dozvola ili druga papirologija. U ovom se članku pretpostavlja da ne trebate uspostavljati proces obračuna plaća osim ako već imate tvrtku. Više informacija o pokretanju poslovanja potražite u našem odjeljku o poslovanju.
2. Odredite kako klasificirati svoje radnike
Savezna vlada klasificira radnike kako bi pojasnila pravila plaćanja, uključujući što platiti, što odbiti i kada. Većina zaposlenika su direktni zaposlenici, što znači da rade za vas - a ne za sebe - i njihov rad je pod vašim nadzorom. Zaposlenici su najčešći od dva osnovna tipa radnika, W-2 i 1099, također poznati kao direktni zaposlenici i zaposlenici po ugovoru.
- Zaposlenici s izravnim najamom: Primite W-2 na kraju godine i plaćate neto plaću, što znači da rade za vas
- Ugovorni zaposlenici: Primite 1099-Misc na kraju godine i obično se plaćaju bruto plaće; oni su samozaposleni s vama kao svojim klijentom
Pogrešno klasificiranje radnika je skupa pogreška koju neki vlasnici novih tvrtki donose kada odluče kako postaviti platni spisak. Vlada propisuje stroga pravila za vrstu radnika i vrstu posla koji se može smatrati “ugovornim” poslom. Na primjer, radnici na ugovorima moraju imati kontrolu nad svojim poslom, u smislu sati rada i načina rada. Zaposlenici obično nemaju tu fleksibilnost jer moraju raditi propisane sate i na način koji im diktira nadzornik, opis radnog mjesta ili priručnik za zaposlenike.
Vjerojatno namjeravate zaposliti zaposlenike ili ih već imate u osoblju ako ste spremni uspostaviti proces obračuna plaća. Vrijedno je spomenuti da postoje dodatni koraci koje morate poduzeti kada zaposlite zaposlenike koje ne želite zanemariti. Ako trebate više informacija o zapošljavanju, pročitajte naš članak o zapošljavanju zaposlenika jer dolazi s kontrolnim popisom korak po korak.
Postavite obradu plaća za zaposlenike W-2
Izravno zaposleni zaposlenici rade za Vaše poslovanje. Vlada zahtijeva da im platite njihove zarade (bruto plaće) nakon što ste uzeli poreze i zahtijevali federalne, državne i lokalne odbitke, kao što su socijalno osiguranje i osiguranje od nezaposlenosti.
Isplata koja se plati označava se kao neto plaća i mora se platiti za svako plaćeno razdoblje. S druge strane, plaćate porez zaposleniku za njih i dokumentirajte ta plaćanja na poreznom dokumentu na kraju godine W-2.
Da biste uspostavili platni spisak za zaposlenike W-2, morat ćete prikupiti određene nove obrasce za najam. o novim zaposlenicima preuzimanjem besplatnog novog popisa za najam.
Postavite obradu plaća za 1099 izvođača
Ugovorni zaposlenici obavljaju posao za vas, ali su samozaposleni i dobivaju 1099 na kraju godine umjesto W-2. Oni plaćaju vlastite poreze i odbitke. Kada zaposlite ugovornog zaposlenika, izračunavate njihovu plaću i osiguravate bruto plaću. Na njima je da plaćaju poreze koje duguju na kraju godine. Kada su plaćeni mogu se odrediti na temelju vašeg ugovora.
Na primjer, ugovaratelju možete platiti za projekt ili prekretnicu, umjesto za radno vrijeme. Osim toga, možda nećete morati platiti izvođaču radova dok se posao ne dovrši. Ako zarađuju više od 600 dolara u određenoj godini, morate prijaviti svoju godišnju zaradu na poreznom obrascu na kraju godine 1099-MISC.
3. Odredite kako će vaši zaposlenici biti plaćeni
Zaposlenici mogu biti plaćeni na više načina. Federalni i državni zakoni diktiraju najniže dopuštene plaće, što se naziva minimalna plaća. Međutim, ne postoji gornja granica onoga što možete platiti. Većina poslodavaca istražuje plaće po vrstama poslova na radnim mjestima kao što su Doista ili Glassdoor.
Vlasnici novih tvrtki često počinju plaćati zaposlenike po satu, ali zapravo postoje četiri uobičajene vrste plaća koje tvrtke mogu koristiti za nadoknadu zaposlenika: plaćanje zaposleniku po satu, plaćanje zaposleniku godišnje plaće, plaćanje zaposlenika za posao koji obavljaju zaposlenici projekt (kao što su zaposleni po ugovoru) ili komad ili zaposlenici koji plaćaju proviziju.
na sat
Zaposlenici i izvođači plaćaju se po satu kada se raspored rada ili proizvod rada razlikuje. Na primjer, ako jedan tjedan Sal djeluje 12 sati, a drugi tjedan Sal radi 37 sati, onda je najbolje platiti Sal satu. Radnici na satu obično se smatraju ne-oslobođenim, što je ljudski resurs i pravni termin, što znači da moraju biti plaćeni za prekovremeni rad; oni nisu “izuzeti” od prekovremenog rada. Ako niste sigurni da li ste dužni platiti prekovremeni rad, pročitajte cjeloviti članak o razlici između izuzetih i nevezanih zaposlenika.
Prekovremeni rad se obično plaća na više od 40 sati rada u tjednu i iznosi 1,5 puta od redovne plaće zaposlenika. Međutim, neke države, kao što je Kalifornija, zahtijevaju da se prekovremeni rad izračuna na radno vrijeme dnevno. Na primjer, u Kaliforniji, svaki sat više od osam koji se rade u jednom 24-satnom razdoblju mora biti plaćen uz korištenje naknade za prekovremeni rad.
Ako još niste odabrali sustav za mjerenje vremena, razmislite o Homebase. Zaposlenicima omogućuje da se upoznaju s telefonom s GPS-om i obavještavaju ih i njihove menadžere ako zaborave odjaviti se. Možete izraditi i tjedni raspored u nekoliko minuta i odmah poslati ažurirane rasporede svom timu. Homebase se također integrira s Gustovim softverom za obračun plaća i besplatan je za jedno mjesto. Prijavite se besplatno danas.
Posjetite Homebase
Plaća
Zaposlenicima se plaća plaća kada se njihova plaća ne mijenja iz tjedna u tjedan. Plaćaju se na temelju godišnjeg iznosa, bez obzira koliko sati rade u određenom tjednu ili platnom razdoblju. Poslodavac često predlaže da se njihova plaća temelji na navedenom broju sati svaki tjedan, ali obično nema praćenja vremena u sat vremena za obračun plaća.
Primjerice, zaposlenik s nepunim radnim vremenom može dobiti plaću za 15 ili 20 sati tjedno. Zaposlenik s punim radnim vremenom može primati plaću za 30, 32, 35 ili 40 sati tjedno, kao primjere. Radno vrijeme ovisi o poslodavcu i zaposleniku u vrijeme zaposlenja te na temelju onoga što je navedeno u pismu ponude zaposlenika ili priručniku zaposlenika.
Razlika između zaposlenog koji je oslobođen plaće i jednog plaćenog sata po satu je da zaposlenici koji plaćaju plaću mogu raditi više sati ako to žele, ali neće biti plaćeni prekovremeno za dodatne sate, kao što je provjera e-pošte ili vraćanje telefonskih poziva noću.
Zaposleni koji se plaćaju obično se smatraju "oslobođenim" od prekovremenog rada, osim ako je drugačije određeno u ugovoru o radu. Pročitajte naš članak o oslobođenom od ne-izuzeća za daljnje pojašnjenje jer je gore navedeno objašnjenje pojednostavljeno, a plaća po satu nije uvijek ista kao izuzeće / oslobođenje.
Po komadu
Iako je rjeđe, neki zaposlenici plaćaju komad. Na primjer, zaposlenik koji popravlja staklo za automatsko vjetrobransko staklo može se platiti na temelju broja instalacija po danu ili zaposlenika u proizvodnji koji se može platiti na temelju broja proizvedenih jedinica. Plaćanje po komadu može biti rizično budući da Zakon o poštenim standardima rada (FLSA) zahtijeva da dobivena zarada ne padne ispod minimalne plaće. Na primjer, ako zaposlenik koji radi komad šiva 12 odjevnih predmeta i dobije 10 dolara po odjeći (komadu) nakon radnog tjedna od 40 sati, rezultirajuća plaća (3 dolara po satu) ne zadovoljava zahtjeve minimalne plaće.
komisija
Provizija samo za proviziju ili provizija plus plaća je uobičajena vrsta plaće za tvrtke koje zapošljavaju prodajno osoblje. Na primjer, izvršitelj radio oglašavanja može se nadoknaditi na temelju postotka radija koje je prodao u određenom mjesecu. Jedan prodavač uređaja može dobiti malu osnovnu plaću za rad u trgovini s tjednom provizijom na temelju postotka svake prodaje.
Napomena o vrstama plaćanja i minimalnoj plaći
Bez obzira na vrstu plaćanja, vlada zahtijeva da se minimalne plaće podrže tako da zaposlenici ne padnu ispod ekvivalenata minimalne plaće za određeni broj sati rada.
Federalna minimalna plaća od srpnja 2009. ostala je na 7,25 dolara po satu. Međutim, mnoge su države usvojile više stope minimalne plaće kako bi osigurale životnu plaću na svom mjestu. U vrijeme objavljivanja, države poput New Yorka, Colorada i Arizone zahtijevaju minimalne plaće od 10 $ ili više po satu. Neki gradovi poput New Yorka i Seattlea imaju svoju minimalnu plaću - nešto više od 15 USD po satu.
Važno je napomenuti da neke države daju niže minimalne plaće za manje poslodavce u smislu prihoda ili broja zaposlenika. Druge države osiguravaju različite plaće, ovisno o tome daje li poslodavac zdravstvene beneficije, ima li 18 godina ili je mlađi, radi u određenom zanimanju (zaposlenici na kraju školovanja) ili se školuju. Neki gradovi imaju višu stopu minimalne plaće od one u kojoj rade.
Stoga je važno provjeriti svoje zakone o državnoj i lokalnoj plaći ili koristiti davatelja usluga plaća kao što je Gusto koji upravlja državnom i lokalnom plaćom i poštivanjem radnog vremena. Pogledajte članak o procesu obračuna plaće kako biste osigurali da plaćate točnu minimalnu plaću zaposlenicima na početnoj razini.
4. Odredite kada platiti zaposlenicima - Vaš ciklus plaća
Američko ministarstvo rada (DOL) i FLSA daju federalne zahtjeve o učestalosti plaćanja zaposlenika. Međutim, državni zakoni često određuju pravila za obračun plaća, uključujući što i kada u procesu obračuna plaća. Općenito, zaposlenici moraju biti plaćeni u redovitom ciklusu ili datumu plaćanja - obično u roku od sedam do 30 dana od kada su radili i zaradili svoju plaću.
Najčešći ciklusi plaća su tjedni (52 ciklusa plaća godišnje) ili svaki drugi tjedan (26 ciklusa plaća). Međutim, neki poslodavci radije daju plaće dva puta mjesečno (24 ciklusa plaća godišnje), a drugi, uglavnom vladine agencije i veća poduzeća, plaćaju mjesečno.
Postotak poslodavaca koji koriste svaku vrstu ciklusa plaća. Izvor: Zavod za statistiku rada
U nastavku su navedena četiri najčešća ciklusa plaća:
Tjedni obračun plaća
Plaćanje zaposlenika svakog tjedna najbolje je za tvrtke s radnicima na nepuno radno vrijeme i radnicima na početnoj razini, kao što su hoteli, restorani i trgovci. Pomaže osigurati da radnici koji primaju plaću po satu mogu primati zaradu i plaćati račune, kao što su plin i stanarina. Ako tjedno plaćate zaposlenike, izvodit ćete 52 tjedna plaća godišnje.
Kalkuliranje tjednog obračuna plaće olakšava utvrđivanje je li zaposlenik radio prekovremeno (više od 40 sati u jednom tjednu) jer platni period pokriva točno 168 sati svaki tjedan. Međutim, neki davatelji plaća naplaćuju po platnoj listi, tako da se troškovi plaća mogu zbrojiti ako zaposlenicima plaćate tjedno.
Dvotjedni obračun plaća
Najčešća metoda je plaćanje zaposlenika svaki drugi tjedan. Time se smanjuje broj platnih spiskova koje poduzeće mora obraditi za polovicu (26 ciklusa plaća godišnje umjesto 52), ali od zaposlenika se zahtijeva da troše svoje troškove.
Dvotjedni platni spisak najčešće se koristi u poduzećima koja zapošljavaju stručno i administrativno osoblje koje prima plaću i / ili koje su izuzete od prekovremenog rada. Ako je potrebno izračunati prekovremeni rad, oni se moraju obaviti na temelju tjednog datuma početka i završetka kako bi se osiguralo ispravno izračunavanje prekovremenih sati.
Dvomjesečno plaćanje
Dvomjesečna - ili polumjesečna - plaća koja se vodi samo 24 puta godišnje umjesto 26 puta godišnje kao dvotjednik; zaposleni su plaćeni dva puta mjesečno, najčešće prvog i 16. u mjesecu. Neki poslodavci plaćaju na temelju broja radnih sati svakog platnog razdoblja. Drugi uzimaju godišnju plaću zaposlenika, dijele je s 24 i plaćaju isti iznos za svako plaćeno razdoblje bez obzira na stvarne sate. To pomaže da se stabiliziraju njihovi troškovi plaća zadržavanjem istih u svakom platnom razdoblju.
Slično kao i svaki tjedan plaće, dvomjesečno se često koriste organizacije koje zapošljavaju stručno osoblje kojemu se isplaćuje plaća i koje imaju status zaposlenika izuzete. Plaćanje zaposlenika dvomjesečno čini izračune za prekovremeni rad koji nisu izuzeti teže, jer bi se prekovremeni rad morao odrediti na temelju odrađenih sati po satu početka i završetka radnog tjedna.
Mjesečni obračun plaća
Mjesečni platni spisak je najlakši za tvrtke i agencije koje imaju plaćeno izuzeto osoblje. Međutim, zaposlenici to ne preferiraju jer mogu ići između 28 i 31 dana između plaća. Neke države ne dopuštaju poslovnim poslodavcima da plaćaju mjesečno, a druge to dopuštaju samo rukovoditeljima. Međutim, mjesečni platni spisak je najčešći oblik plaća koji se koristi za plaćanje državnih službenika i obrazovnog osoblja, kao što su profesori.
Bilješka o ciklusima plaća i završnoj plaći
Zaposlenici imaju pravo na pravodobno primanje plaće. Na saveznoj razini to znači da se oni moraju platiti najkasnije do kraja sljedećeg platnog razdoblja. Međutim, državna su pravila često stroža.
Koliko brzo se plaća konačna plaća može ovisiti o tome hoće li zaposlenik prestati (dobrovoljni prekid) ili je otpušten (prisilno prestanak rada). Neke države zahtijevaju da zaposlenik koji je otpušten bude plaćen odmah, bez obzira na to koji se ciklus plaća. Jedan odvjetnik teži:
“Plaćanje zaposlenika nepropisno može biti velika odgovornost za posao. To je nešto što može uništiti malu tvrtku ili čak uzrokovati da ona zatvori svoja vrata ako posao čini redovitom praksom. Odgovornost nastaje ne samo od poreznih agencija, državnih i saveznih, već i od tužbi koje su pokrenuli sami zaposlenici. Još jedna visokorizična aktivnost je plaćanje radnika kao neovisnih izvođača kada su zapravo zaposleni prema zakonu. “
- Flavia Berys, odvjetnica, zakon Berys
Kako mogu postaviti platni spisak tako da prelazi na tekući račun zaposlenika ili na platnu karticu za moje zaposlenike koji nemaju bankovni račun?
Iako s bankom možete raditi za postavljanje izravnog depozita za svakog zaposlenika, mnogo je lakše raditi s davateljem usluga platnog spiska koji izravno polaže depozite ili može postaviti opcije kartica za svoje zaposlenike bez bankovnih računa kao dio skupa podataka zaposlenika gore.
Na primjer, kod tvrtke Gusto postavljanje izravnog depozita jednako je jednostavno kao i traženje od svakog zaposlenika da ažurira podatke o plaćama bankovnim računom i brojem za usmjeravanje u svom sustavu.
Kao mala tvrtka s manje od 50 zaposlenih, ne moram pružati zdravstveno osiguranje, ali što ako želim? Kako da to učinim?
Mnoga mala poduzeća žele pružiti zdravstveno osiguranje za sebe i svoje zaposlenike. Ovo je mjesto gdje je najbolje raditi s trećim osobama. Neki, kao što je Gusto, nude pogodnosti i mogu izvući stres iz pronalaženja pružatelja pogodnosti, upravljanja procesom upisa, obradom odbitaka i rukovanjem promjenama zaposlenika.
Bilo da se odlučite za rad s HR usluga koji nudi pogodnosti ili platni spisak usluga, postoje mnoge platni spisak outsourcing opcije koje će pomoći čak i najmanji poslodavaca dobiti zdravstveno osiguranje.
Donja linija
Postavljanje platnog spiska zahtijeva od vas da prođete kroz proces razmišljanja i donosite odluke i izbore - od vrste zaposlenika koje ćete zaposliti, do procesa obračuna plaća i ciklusa plaćanja koji želite koristiti.
Ne možete odoljeti i platiti ljudima novac ispod stola.U igri su zakoni o radu i porezna pravila. Nadamo se da će vam osam koraka koje smo vam pružili pomoći da se prvi put pravilno upravljate ispravno. Na taj način zaposlenici mogu biti plaćeni ispravno, a vi ne riskirate revizije i novčane kazne.
Ne zaboravite provjeriti Gusto kada ste spremni postaviti svoj proces obračuna plaća. To omogućuje zaposlenicima da se self-onboard, automatski izračunava poreze na plaće, i integrira s besplatnim vremenskim softver Homebase kako bi se osiguralo radno pravo usklađenost za prekovremeni izračune. Pokušajte besplatno 30 dana.
Posjetite Gusto
