Dobro došli na online tečaj obuke FitSmallBusiness QuickBooks. U ovoj lekciji prikazat ćemo kako postaviti napredne postavke u QuickBooks Online. Ove postavke utječu na ono što se pojavljuje na vašim financijskim izvješćima, uključujući vaš račun dobiti i gubitka, bilancu i izvješće o novčanom tijeku.
Možete pratiti zajedno na svom QuickBooks Online računu. Ako ga već nemate, prijavite se za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju i pratite ispod. Da biste dovršili ovu lekciju, možete pogledati videozapis u nastavku, pročitati detaljne upute ili učiniti oboje. Započnimo.
Ako želite saznati više o upravljanju prihodima, troškovima i izvješćivanju u programu QuickBooks, preuzmite besplatni vodič za QuickBooks s 39 predmeta ovdje.
Preuzmite naš besplatni tečaj QuickBooks
Zašto su napredne postavke tvrtke u QuickBooksu važne
Napredne postavke tvrtke u QuickBooksu važne su jer se većina onoga što se ovdje koristi koristi kao zadane postavke za vaša financijska izvješća, uključujući račun dobiti i gubitka, bilancu i izvješće o novčanom tijeku. Tu su i značajke koje određuju kako se primjenjuju krediti klijenata i kako želite da QuickBooks upravljaju plaćanjem računa.
Ako ne postavite ovo područje, vaša se izvješća pokreću pomoću zadanih podataka za fiskalnu godinu, računovodstvene metode - kao što su gotovina ili razgraničenja - i kontni plan. Ako se te zadane postavke ne podudaraju s vašim stvarnim poslovnim informacijama, to može rezultirati pogrešnim financijskim izvješćima. S druge strane, to bi moglo utjecati na vaše porezne prijave, sposobnost dobivanja poslovnog kredita i još mnogo toga.
Ovo je jedno od onih područja koja ne želite preskočiti u našem QuickBooks Online treningu.
5 koraka za postavljanje naprednih postavki u QuickBooks Online
Da biste prilagodili napredne postavke u QuickBooks Online, morate izvršiti pet koraka. Nakon što se prijavite, idite do odjeljka Računi i postavke i tu ćete pronaći opcije naprednih postavki.
Pet osnovnih koraka za postavljanje naprednih postavki u QuickBooks Online su:
- Prijavite se na svoj QuickBooks Online račun
- Kliknite ikonu Gear
- Kliknite Račun i postavke
- Kliknite na karticu Advanced (Napredno), koja je zadnja kartica koja se nalazi na lijevoj strani
- Kliknite ikonu olovke da biste uredili ili aktivirali jednu od devet dostupnih naprednih značajki
Koje značajke u QuickBooks Online su uključene u napredne postavke
Kako postaviti Napredne postavke u QuickBooks Online.
U nastavku su navedene devet značajki koje možete aktivirati u odjeljku Napredne postavke QuickBooks Online.
1. Odaberite metodu obračuna i fiskalnu godinu
U odjeljku metode računovodstva odabirete fiskalnu godinu za svoju tvrtku. Općenito, većina tvrtki koristi kalendarsku godinu, od 1. siječnja do 31. prosinca. Međutim, ako vaša tvrtka koristi drugu fiskalnu godinu, tada biste to primijetili ovdje.
Morate odabrati i metodu računovodstva koju koristite, koja je ili novčana ili razgraničena. Većina malih poduzeća koristi gotovinu. Ako niste sigurni koju metodu koristite, pogledajte poreznu prijavu ili se obratite svom poreznom stručnjaku.
2. Odaberite vrstu tvrtke
U odjeljku poslovnog subjekta morate odabrati kako je vaša tvrtka organizirana. Ove se informacije koriste na svim poreznim obrascima koje ispisujete izravno iz QuickBooks-a kao što su W-2s, 1099s i porezni obrasci za plaće 940 i 941.
Vrste tvrtki koje morate odabrati u naprednim postavkama u QuickBooksu su:
- Jedini vlasnik: Posao s jednim vlasnikom koji podnosi Obrazac 1040 i Prilog C
- Partnerstvo: Posao s dva ili više vlasnika koji prijavljuje poreze koristeći IRS Obrazac 1065
- S korporacija: Mala poslovna korporacija s dva ili više vlasnika koja prijavljuje poreze koristeći IRS Obrazac 1120-S
- Ckorporacija: Srednja do velika poslovna korporacija s dva ili više dioničara
- Korporacija s ograničenom odgovornošću: Posao s jednim ili više vlasnika čija je osobna imovina zaštićena od obveza i obveza poslovanja
- neprofitna: Za razliku od poduzeća koja se formiraju da bi ostvarila dobit, neprofitna organizacija je osnovana kako bi pružila javnu korist
Primjer: Pavao podnosi popis C sa svojom poreznom prijavom, tako da je on jedini vlasnik.
3. Prilagodite svoj kontni plan
Kontni plan je popis računa koji se koriste za kategorizaciju poslovnih prihoda i rashoda. Na temelju industrije koju ste odabrali kada ste stvorili svoj QuickBooks Online račun, QuickBooks vam nudi standardni popis konta. Taj popis možete prilagoditi uključivanjem značajke koja vam omogućuje dodjeljivanje brojeva računa računima prihoda i rashoda, hvatanje popusta i praćenje savjeta koji se plaćaju zaposlenicima.
Dolje su navedena tri načina na koje možete prilagoditi svoj kontni plan u QuickBooks Online:
- Brojevi računa: Ova značajka omogućuje dodijeliti broj računa svim svojim računima; većina računovođa koristi ovu značajku, ali je obično ne koriste računovođe; osim ako vam je dat kontni plan koji vaš računovođa želi koristiti, preporučujem vam da isključite ovu značajku
- Račun s popustom: U našoj QuickBooks online lekciji o tome kako postaviti račune, potvrde o prodaji i procjene, prošli smo kroz kako uključiti značajku popusta; ako ste aktivirali ovu značajku, želite biti sigurni da ovdje dodjeljujete popustni račun; ako niste postavili popustni račun, to možete učiniti na ovom zaslonu.
- Račun savjeta: Ako imate tvrtku koja zaposlenicima dopušta prihvaćanje savjeta, možete izraditi poseban račun kako biste pratili savjete koji se plaćaju zaposlenicima
4. Stvorite Kategorije za dopuštanje detaljnog izvješćivanja
Ako trebate detaljno izvješćivanje koje vam omogućuje pokretanje izvješća po odjelu, liniji proizvoda ili lokaciji, želite uključiti značajku kategorija. Možete stvoriti klase za praćenje prema proizvodnoj liniji ili odjelu, a lokacije možete pratiti prema trgovini ili regiji.
U nastavku su navedena dva načina na koje možete izraditi i pratiti kategorije na usluzi QuickBooks Online:
- Nastava staze: Praćenje klase omogućuje vam kategorizaciju prihoda i rashoda po odjelima ili proizvodnim linijama; kada uključite ovu značajku, ona dodaje polje razreda svim oblicima prodaje i troškova
- Pratite lokacije: Praćenje lokacije omogućuje kategorizaciju prihoda i rashoda po lokaciji kao što su trgovine ili prodajna regija; kada uključite ovu značajku, ona dodaje polje lokacije svim oblicima prodaje i troškova
5. Automatizirati određene zadatke u QuickBooks Online
Odjeljak automatizacije omogućuje vam da aktivirate značajke koje vam pomažu uštedjeti vrijeme kada unosite podatke u QuickBooks. Automatsko prepopuliranje polja, kopiranje podataka iz procjena na račun i primanje uplata primljenih od korisnika automatski su neke od značajki koje možete aktivirati u ovom odjeljku.
Ispod je popis zadataka koje možete automatizirati u QuickBooks Online.
Popunite obrasce s prethodno unesenim sadržajem
Značajka popunjavanja obrazaca popunjava polja u bilo kojem obliku u QuickBooksima automatski na temelju posljednje spremljene transakcije za tog klijenta, dobavljača ili zaposlenika.
RIJEČ OPREZ: Iako vam ova značajka može uštedjeti nekoliko pritisaka na tipke, provjerite jesu li informacije koje su kopirane ispravne. Na primjer, ako se datum ili iznos računa razlikuju od posljednje transakcije, morate ažurirati ta polja s točnim podacima.
Primjer: U Pavlovu poslu vrijeme je novac. Ako može spasiti i nekoliko minuta tu i tamo, isplati se. On će dopustiti da QuickBooks popuni svoje obrasce tako da sve što on treba da napravi je da promijeni samo polja koja su različita.
Automatski primijeni kredite
Automatski se primjenjuju krediti koji automatski primjenjuju kredite na sljedeću fakturu koju izradite za istog klijenta. Primjerice, ako pretjerivate kupca za nešto, tada trebate izraditi kreditno pismo u QuickBooks za tog klijenta.
Uključivanjem ove značajke QuickBooks automatski primjenjuje kredit na sljedeću fakturu koju izradite za tog klijenta, tako da se iznos koji dugujete umanjuje za kredit koji se primjenjuje. Ako ne uključite tu značajku, morate primijeniti sve nepodmirene kredite na dostavnice kupaca ručno.
Kopirajte procjene na dostavnice
Klikom na gumb značajka kopiranja procjena na fakture omogućuje vam da brzo izradite dostavnicu kopiranjem stavki iz procjene koju je odobrio vaš klijent. Ako uključite ovu značajku, vrijedi pritisaka tipki koja vas štedi.
Primjer: Uključivanje ove značajke štedi Paulu vrijeme jer jednom njegov klijent odobri njegovu procjenu, on može ići u QuickBooks i stvoriti račun sa samo klikom na gumb. QuickBooks kopira podatke iz svoje procjene na račun.
Primijenite automatsko plaćanje računa
Ta postavka automatski primjenjuje plaćanja na najstariji postojeći račun koji ste unijeli u QuickBooks za dobavljača. Na primjer, kada stvorite plaćanje za dobavljača, obično najprije želite platiti najstariji račun. Ako ovu značajku uključite, QuickBooks automatski primjenjuje vaše plaćanje na račune prema redoslijedu kojim dospijevaju. To osigurava da se vaši računi plaćaju do datuma dospijeća.
6. Kreirajte projekte
Ako obično radite na projektu, možete pratiti sve prihode, troškove i vremenske tablice projekta kada uključite ovu značajku.
Primjer: Pavao obično radi na više projekata za jednog korisnika. Na kraju svakog projekta, on bi želio pokrenuti izvješće kako bi vidio sve prihode i troškove projekta kako bi mogao utvrditi je li projekt bio profitabilan.
7. Uključite praćenje vremena kako biste ostali na vrhu radnog vremena izvođača
Ako angažirate izvođače, značajka praćenja vremena može biti nešto što želite postaviti. Omogućuje vam jednostavno upravljanje radnim vremenom i olakšava vam povrat računa za taj posao ako je to potrebno.
Primjer: Paul naplaćuje kupcima svaki sat, tako da mu ova značajka pomaže da svojim klijentima lako naplaćuje pravo vrijeme nakon završetka posla.
8. Uključite višestruku valutu za fakturiranje i plaćanje u stranoj valuti
Aktiviranjem značajke s više valuta možete fakturirati klijentima u njihovoj izvornoj valuti, plaćati dobavljače dobavljača koji su izvan SAD-a i pratiti sve bankarske aktivnosti u više valuta. QuickBooks obavlja sve kalkulacije tečaja za vas, uključujući pretvorbu vaših financijskih izvješća u američke dolare.
9. Odaberite Ostale postavke
Odjeljak Ostale postavke omogućuje vam podešavanje općih značajki u postavkama tvrtke QuickBooks Online. To uključuje format datuma i broja te želite li da vas sustav obavijesti o dupliciranim brojevima transakcija kao što su brojevi čekanja i brojevi faktura.
U nastavku su navedene druge postavke koje možete prilagoditi na usluzi QuickBooks Online:
- Oblik datuma: Ova značajka omogućuje vam da odaberete format koji želite da sva polja datuma u QuickBooks-u budu jednaka mm / dd / yyyy
- Format broja: Ova značajka omogućuje vam da odaberete format koji želite da sva brojčana polja u QuickBooksu budu kao 123.456,00
- Upozorenje ako se koristi dupli broj provjere: Ako uključite ovu značajku, QuickBooks će vas upozoriti ako se ponovno unese ček # koji je prethodno korišten
- Upozorenje ako se koristi dupli broj računa: Uključivanjem ove značajke QuickBooks vas upozorava ako unesete račun dobavljača ili broj računa koji je prethodno unesen u QuickBooks; Preporučujem da ovu značajku uključite kako biste se zaštitili od plaćanja dobavljaču dva puta za isti posao
- Odjavite se ako sam neaktivan: Možete postaviti ovu značajku tako da vas QuickBooks automatski prijavljuje; zadana postavka je jedan sat, ali to možete povećati do tri sata
Zamotati
To završava lekciju o tome kako postaviti napredne postavke. Sljedeća lekcija u našem QuickBooks online tečaju obuke je Kako uvesti bankovne transakcije u QuickBooks. U ovoj lekciji prolazimo kroz povezivanje bankovnog računa s QuickBooksima.
