Zahtjev za prijedlog (RFP) je službeni dokument u kojem se opisuje potreba tvrtke za vanjskom pomoći u projektu. U njemu se navode specifičnosti, kao što su opseg projekta, ciljevi, proračun, vremenski okvir i kriteriji odabira, a od dobavljača se traži da dostave ponude. RFP omogućuje tvrtkama da procijene prednosti i slabosti dobavljača, pomažući im u odabiru najboljeg za taj posao.
Nakon što unajmite dobavljača, trebat ćete način upravljanja odnosom kao i središnje mjesto za dijeljenje dokumenata, rokova projekta i ugovora. Zoho CRM i njegov sestrinski proizvod, Zoho projekti omogućuju vam da to učinite kao moćno kombinirano softversko rješenje. Saznajte više o mogućnostima tvrtke Zoho posjetom njihovoj web-lokaciji i pokretanju besplatne probne verzije.
Posjetite Zoho
Predložak besplatnog zahtjeva za ponudu (RFP)
Linkovi na Google Doc, Word i PDF RFP predložak
RFP-ovi dolaze u mnogim varijantama, ovisno o industriji, projektu i iskustvu kreatora. Dva su identična. Međutim, cilj bi trebao biti isti: dobiti relevantne odgovore kvalificiranih dobavljača koji će vam pomoći procijeniti njihove prednosti i slabosti kako biste odredili koji će biti najbolji u rješavanju vašeg problema. Da biste to učinili, preuzmite predložak besplatnog zahtjeva za prijedlog (RFP).
Prije nego počnete
Prije nego počnete s dokumentom za zahtjev za prijedlog (RFP), morat ćete odrediti kome ćete poslati zahtjev za prijedlog (RFP). Da biste pronašli tvrtke, možete koristiti sljedeće: dobavljače s kojima ste radili prije, industrijske udruge, interne preporuke, društvene mreže (npr. LinkedIn), izvješća analitičara industrije (npr. Gartner) i Google pretraživanje.
Kako stvoriti učinkovit RFP
Kada definirate svoju publiku, možete početi sa stvaranjem samog dokumenta za prijedlog (RFP). To ne mora biti dugačak dokument, ali treba jasno objasniti što se nadate postići, zašto vaš zahtjev čini poslovnim, kako se odgovori trebaju dostaviti na razmatranje, kao i cjelokupni proračun i vremenski okvir.
Stoga, trebate slijediti ove korake kako biste svoj RFP učinili što potpunijim:
1. Izradite pregled projekta
Prije nego što se upoznate s detaljima vašeg RFP-a, pružite publici pregled o tome tko ste, kao i svrhu RFP-a, uključujući i problem koji pokušavate riješiti. Ovaj odjeljak trebao bi pružiti dovoljno informacija kako bi potencijalni dobavljači mogli brzo vidjeti jesu li oni zainteresirani i kvalificirani za odgovor. Ovaj korak štedi vrijeme obiju strana kao krajnji cilj, a želite ponude tvrtki koje mogu pomoći u rješavanju vašeg problema.
Da biste dovršili ovaj korak, učinite sljedeće:
Navedite kratak pregled poduzeća
Navedite kratak sažetak svoje tvrtke ili institucije, svoje web-lokacije i onoga što radite. Budi kratak ovdje. Dajte potencijalnom dobavljaču dovoljno konteksta kako bi znali jeste li u industriji u kojoj mogu i žele raditi. Idealno, želite dobavljača koji ima iskustva u rješavanju sličnih bolnih točaka u sličnim industrijama. “Mi prodajemo luksuzne pakete za odmor potrošačima visoke neto vrijednosti koji traže neobična iskustva. Za više informacija posjetite našu web-lokaciju. "
Navedite Svrha RFP-a
Ovo je kratak "što" i "zašto" vašeg RFP-a. Objasnite što pokušavate učiniti ili, što je još važnije, koji problem pokušavate riješiti. “Mi pokušavamo povećati našu bazu kupaca sljedeće godine poboljšanjem naših marketinških napora.” To omogućuje potencijalnom dobavljaču da općenito zna da tvrtka ima cilj (više kupaca) i problem (marketing) za koji misle da ga treba riješiti. Držite ovaj odjeljak na dvije do tri rečenice, jer je cilj pobuditi interes ili brzo proći.
2. Osigurati pozadinu tvrtke
Navedite detaljnije informacije o svojoj tvrtki. Osim navođenja podataka o tvrtki i kontaktima, ovo je vaša prilika da opišete tko su vaši klijenti, kako im pomažete i kako se uklapate u industriju (pokretanje, pakiranje na visokoj putanji rasta, vođa industrije) kako bi vaša publika razumjela razloge zbog kojih bi trebali poslovati s vama. Na kraju, objasnite što čini vašu tvrtku drugačijom od konkurencije.
Ovaj odjeljak treba sadržavati najmanje sljedeće podatke:
Pružite podatke o tvrtki i kontaktima
Najvjerojatnije prodavači koje posegnete da ne čuju za vas. Navedite web-lokaciju svoje tvrtke, fizičku adresu i navedite sve druge relevantne informacije, kao što su dodatne web-lokacije, odnosi nadređenih tvrtki ili druga relevantna mjesta. Uključite kontakt za RFP s imenom, e-poštom, naslovom i brojem telefona.
Opišite što činite
Bilo da radite za neprofitnu, vladinu agenciju ili korporaciju, vaše postojanje se temelji na pružanju nečega nekome. Koje proizvode ili usluge nudite? Kako pomoći klijentima u rješavanju njihovih problema? Imate li studiju slučaja koju možete podijeliti i koja će sumirati kako pomažete klijentima? Ima li većih prepoznatljivih konkurenata koje možete referencirati i učiniti nešto slično?
Objasnite svoje diferencijatore
Pomognite potencijalnom partneru da bolje upozna vašu tvrtku objašnjavajući kako se uklapate u vašu industriju. Koji je vaš tajni umak? Što činite da vaši konkurenti ne rade? Zašto klijenti vole poslovati s vama? Imate li patente? Jeste li osvojili nagradu u industriji? To će prodavačima dati više konteksta kako mogu pomoći u rješavanju vaših izazova, osobito ako su pomogli sličnim tvrtkama.
Snimak iz RFP predloška
3. Odredite opseg posla
Nakon što sumirate tko ste vi i vaša tvrtka, uključite unutarnje ili vanjske stručnjake (MSP) koji će vam pomoći u definiranju projekta. Ovo je popis svih usluga (i proizvoda) za koje mislite da će prodavač morati dovršiti projekt na temelju njihovih preporuka, kao i navedenih ciljeva projekta, i onoga što želite vidjeti iz napora dobavljača.
Važno je ovdje držati otvoren um i omogućiti vašim dobavljačima neku kreativnost i fleksibilnost kako bi mogli pružiti plan za koji misle da će riješiti vaš problem - čak i ako se ono što predlažu razlikuje od onoga što ste vi ili vaša MSP definirali. Ako se njihovi rezultati ne podudaraju s vašim, ali dobivate rezultat koji slijedi, dobro razmislite. Samo se pobrinite da ih zamolite da objasne (u svojoj ponudi) razloge zbog kojih su predložili nešto drugo.
Vaš djelokrug rada trebao bi također učiniti sljedeće:
Opišite svoje izazove
Porazgovarajte o posebnim izazovima koje doživljavate u odnosu na projekt i na cjelokupno poslovanje. Navedite konkretne primjere za oba područja. Na primjer, ako je vaš RFP za redizajnirano web-mjesto, objasnite zašto je vaša tvrtka odlučila to učiniti. Zašto sada? Zašto ne može čekati? Koje su posljedice? Što više konteksta možete pružiti, to će biti relevantniji odgovori rješenja.
Evo primjera kako možete opisati izazov dok pružate kontekst:
- Ecommerce je 70% naših poslovnih prihoda.
- U četvrtom kvartalu (četvrti kvartal) objavljujemo novu liniju proizvoda koja će povećati SKU za 45%; smatramo da će to preplaviti stranicu.
- Naša stranica je stara 10 godina i izgleda vrlo staro u odnosu na konkurenciju.
- Želimo da se ponovo izgradi na prilagodljivoj platformi.
- Trenutna platforma ne integrira se dobro s našim drugim softverom.
- Ankete korisnika pokazuju da je teško upravljati.
Popis isporuke projekta
Rezultati projekta su detalji za koje mislite da će biti potrebni za uspješno dovršenje projekta. To su tehnologije, uloge osoblja, zadaci i rezultati potrebni na temelju vaših ciljeva i shvaćenog načina na koji možete postići te ciljeve. Upotrijebite podatke o malim i srednjim poduzećima i sva druga istraživanja koja ste napravili kako biste popisali isporučene proizvode. U redu je ako ne znate sve što je posebno uključeno.
Navedite svoje isporučene proizvode
Komunicirajte ciljeve projekta
Navedite ishode projekta i sve konkretne mjerljive podatke koje želite vidjeti. Utjecaj na te ciljeve će se razlikovati ovisno o tome koliko rad dobavljača može utjecati na ishod. Na primjer, ako unajmljujete agenciju za razvoj i implementaciju strategije marketinga sadržaja, možete navesti sljedeće ciljeve:
- Razviti i provesti kampanju e-knjiga u prvom tromjesečju (1. kvartal)
- U drugom tromjesečju (Q2) steći 50 prednosti od nove osobe
- U trećem tromjesečju povećati broj kvalificiranih klijenata za marketing za 75% (Q3)
- Nabavite 15 novih kupaca
U ovom slučaju rad marketinške agencije izravno je odgovoran za povećanje potencijala, ali samo neizravno odgovoran za nabavu 15 novih klijenata. Agencija vam može pomoći dovesti tragove, ali ih mora zatvoriti prodajni tim vaše tvrtke. Također, lijepo je imati specifične, mjerljive ciljeve (pogledajte naš članak o najboljim primjerima pametnih ciljeva), ali pazite na dobavljača koji odgovara obećanjem da može pogoditi ili premašiti sve vaše ciljeve. Ovo je crvena zastava u mom iskustvu.
Jednom sam primio RFP od tvrtke za treniranje s nevjerojatnim marketinškim ciljevima - i oni su željeli čarobno “jamstvo” da će ih naša agencija postići. Bili su tako nadređeni (i specifični) da sam nazvao tražitelja i pitao ga jesu li točni. Odmah se odgurnuo i rekao: "Zašto vaša agencija ne može pogoditi ove ciljeve? Učinili bismo to sami, ali nemamo vremena. Poziv se od tada nije popravio pa smo ga prenijeli.
Za projekte koje završite, poželjet ćete potpuno intuitivan softver za upravljanje projektima. Zoho Projekti vam pomažu u planiranju projekata, praćenju vremena i lakoj suradnji s dobavljačima. Također se integrira s drugim aplikacijama kao što su Slack, Zoho Invoice i Zoho Docs, čime se cijeli životni ciklus projekta može upravljati s jednog mjesta. Posjetite Zoho projekte za besplatno, 30-dnevno probno razdoblje.
Posjetite Zoho projekte
4. Navedite svoj proračun i vremensku traku
Trebate navesti svoj proračun čak i ako je samo raspon. Proračun pomaže potencijalnim dobavljačima da znaju jesu li prikladni. Međutim, mogu postojati neki projektni zahtjevi u kojima se proračun - čak i raspon - ne može artikulirati iz različitih razloga, kao što je projekt ovisan o zahtjevu za financiranje na čekanju ili zbog toga što nemate referentni okvir za ono što Projekt bi trebao koštati.
Ako spadate u ovu kategoriju, pobrinite se da postoji vrlo uvjerljiv (naveden) razlog zašto proračun nije uključen, osim ako znate da u vašoj industriji nije uobičajeno uključiti te informacije. Ovo je također dobro mjesto za uključivanje vremenskog okvira projekta, koji, poput proračuna, pomaže dobavljačima da znaju je li to nešto s čime mogu raditi. Također će pokazati da ste napravili domaću zadaću i postavili realna očekivanja.
Da biste bili sigurni da ćete dobiti najbolje ponude od potencijalnih dobavljača, uvijek učinite sljedeće:
Cijene istraživanja
Ako nemate pojma što zahtijevate troškove, nemojte pogoditi. To vas stavlja u nepovoljan položaj jer ako snimate prenisko, dobavljači vas neće ozbiljno shvatiti (ili još gore, neće odgovoriti); način snimanja previsok i sami ste se odlučili platiti više nego što vam je potrebno. Provesti neka istraživanja omogućit će vam ravnomjernu povezanost s dobavljačima i obavijestiti vas da li proračun vašeg poduzeća za projekt treba ponovno prilagoditi - ili potpuno napustiti.
Navedite svoj proračun, čak i ako je samo raspon
Uključite raspored ili vremensku traku
Vaš projekt može biti povezan s tvrdim rokom kao što je imati novu web stranicu uživo na vrijeme za vaš veliki godišnji sajam. Također može biti fleksibilniji. U oba slučaja uključite vremensku crtu i zašto ste odabrali te datume. Dobra je ideja provesti neko istraživanje ako niste sigurni koliko će dugo trajati sličan projekt.
Ako za novu web-lokaciju navedete vremensku traku od tri tjedna, primjerice, tražite nemoguće, trošite vrijeme i vrijeme potencijalnih dobavljača. Ako doista trebate žuriti s projektom, dobro je znati da se to smatra naglim (ali ne i nerealnim) industrijskim standardima i da možete očekivati naplatu premije.
Objasnite vremensku crtu i važnost datuma
Pregledao sam RFP-ove u kojima podnositelj nije imao pojma o vremenu potrebnom za tražene usluge. U jednom slučaju, željeli su usluge za program koji je obično trajao šest mjeseci kako bi se uspješno dovršio za dva mjeseca. To mi je pokazalo da ne rade domaće zadaće, vođeni su nerealnim mandatima odozgo prema dolje, ili im nije doista stalo do uspjeha projekta. Iako se od vas ne očekuje da precizno odredite vremenske rokove, možete doći na teren.
5. Odredite zahtjeve za podnošenje
Upoznajte različite dobavljače i kako će pristupiti vašem projektu. Ovo je vaša prilika da pokažete ono što je vama, vašoj tvrtki i projektu važno, objašnjavajući zahtjeve odgovora, navodeći potrebe za tim, postavljajući relevantna pitanja i priopćavajući vremenski okvir. To je mjesto gdje njihove razlike, sličnosti, snage i slabosti padaju na površinu kao materijal za početak procesa odabira.
Da biste dovršili ovaj korak, morat ćete učiniti sljedeće:
Postavite očekivanja na potrebne informacije
Obavijestite dobavljače da očekujete da njihovi odgovori sadrže određene potrebne informacije. Ono što određujete kao svoje zahtjeve ovisi o vama, ali što su jasnija očekivanja, to će vaši odgovori biti bolji u odnosu na projekt. Te stavke uključite u popis s grafičkim oznakama ili popisom za provjeru.
Obično većina tvrtki zahtijeva sljedeće na svim RFP-ovima:
- Pozadina tvrtke
- Relevantno iskustvo, kvalifikacije, uspjesi (npr. Studije slučaja, uzorak rada)
- Preporuke za opseg projekta
- Odgovor na određena pitanja
- Upravljanje projektom (tko, gdje, što, kada)
- cijena
Definirajte potrebe za posjedovanjem
To su stvari koje ponuda mora uključivati kako bi se uzela u obzir, a ne mogu se pregovarati. To su atributi, vještine i standardi koje vaša tvrtka smatra obaveznim. Mogu biti tehnički (npr. Certificirani AWS Solutions Architect), geografski (npr. Svaki član tima mora biti utemeljen u SAD-u), vezan uz industriju (npr. Dokumentirani uspjeh u radu sa tvrtkama sa-softverom kao uslugom (SaaS)), ili bilo koje druge kriterije koje trebate od kandidata.
Navedite svoje potrebe za ispunjavanjem zahtjeva
Popis svoje Like-to-Haves
Također je dobra ideja da popisate svoje slične osobe. Za razliku od potrebe za poslom, vaši "like-to-haves" mogu se pregovarati, ali će također pomoći u jačanju onoga što smatrate važnim. Opet, to mogu biti tehnički zahtjevi, zemljopisni, industrijski ili bilo što drugo što biste željeli vidjeti od dobavljača. Ovaj popis daje dobavljaču grubu ideju o rješenjima koja ste već razmotrili, ali i daje im mogućnost da predlože alternative koje će dobro funkcionirati.
Postavite pitanja na koja treba odgovoriti u ponudi
Ovo je vaša prilika da postavite pitanja - osobito otvorena - kako biste dobili predodžbu o tome kako će prodavači pristupiti, strategizirati, obuhvatiti, osoblje, upravljati i mjeriti projekt. Pitajte ih što smatraju najvećim izazovima, pitajte o projektima na kojima su radili sa sličnim izazovima, i pitajte kako se osjećaju prema navedenim ciljevima.
Evo uobičajenih tematskih područja koja treba uzeti u obzir prilikom navođenja pitanja:
- Pozadina tvrtke: prihodi, broj zaposlenih, struktura poduzeća i tako dalje
- Struktura tima: mjesto zaposlenika, uloge zaposlenika i iskustvo (bios), ako se koriste slobodnjaci
- Tehnologija: softver koji se odnosi na projekt, druga tehnologija koja se koristi za komunikaciju, upravljanje projektima i tako dalje
- Metodologija: procesi, pristup radu na različitim aspektima projekta, cjelokupna strategija projekta, detaljan odgovor na navedene rezultate
- Razno: očekivani izazovi s ovim projektom; projekti uspješno završavaju sa sličnim izazovima (studije slučaja?), kako upravljaju odnosima s klijentima
Svakako uključite otvorena pitanja
Objasnite kako bi se trebala predstaviti cijena
Postavili ste proračun (ili raspon proračuna); dobavljač mora odgovoriti cjelokupnom cijenom. To bi također trebalo uključivati detaljan citat na temelju vaših projektnih rezultata i svih ostalih rezultata koje dobavljač smatra ključnim za uspjeh projekta. Zamolite ih da navedu svoje cijene po satu, ako je primjenjivo, i procijenjeni ukupni broj sati.
Komunicirajte format i vremenske crte
Objasnite kako želite poslati odgovore (npr. PDF, Word, Google Dokumenti, tiskani primjerak). Koji je rok za primanje podnesaka? Koji je vaš vremenski okvir za pregled i donošenje odluke o konačnom (im) kandidatu (ima)? Koji je namjeravani datum početka projekta? Što, ako ih ima, zahtjevi će se dati krajnjem kandidatu (ima), kao što je želja za osobnim susretom?
Također je dobra ideja zatražiti standardne uvjete i odredbe dobavljača. To će vam dati predodžbu o tome kako će izgledati ugovorni odnos, uključujući stvari kao što su pravila o plaćanju, privatnost, sigurnost, raskid ugovora i slično. Također, navedite svoje uvjete o tome koliko dugo traje prijedlog ostaje na snazi.
Navedite posebne smjernice za slanje
Savjet: Prije slanja RFP-ova, nazovite ili pošaljite e-poštu dobavljačima s vašeg popisa kako biste saznali podatke za kontakt osobe koja bi ga trebala primiti. Slanje na opću adresu e-pošte tvrtke ili na zamjensku adresu e-pošte za prodaju može biti crna rupa gdje se vaša e-pošta prosljeđuje kao vrući krompir (ako itko uopće dođe do njega).
Često postavljana pitanja (FAQ)
Kako se razlikuju RFP, RFI i RFQ?
Zahtjev za prijedlog (RFP) je dokument u kojem se od prodavatelja traži da dostave rješenja za probleme tvrtke. Zahtjev za informacijama (RFI) je dokument koji pomaže tvrtki da sužava mogućnosti dobavljača, ili ako poduzeću treba više informacija jer nisu sigurni o zahtjevima. Zahtjev za ponudu (RFQ) ima jasno definirane zahtjeve - obično za nabavu proizvoda, a ne rješenja - i jednostavno traži cijenu.
Dobiva li projekt najniža RFP ponuda?
Ne uvijek. To ovisi o tome koliko težina tvrtka stavlja na proračun. Drugi čimbenici, kao što je pristup dobavljača, njihov uspjeh u sličnim industrijama i jednostavno način na koji su odgovorili na RFP, mogu dodati isto toliko težine. Vaše će poduzeće morati odlučiti koji su čimbenici najvažniji, dodijeliti im vrijednosti i koristiti ga kao polaznu točku za evaluaciju.
Poanta
Temeljit, dobro napisan zahtjev za prijedlog (RFP) osigurat će da vaša tvrtka ili organizacija dobije relevantne odgovore od dobavljača koje ste ciljali. Izvršite istraživanja na svom projektu, budite vrlo specifični prema vašim zahtjevima i postavljajte pitanja koja će pokazati i prednosti i slabosti potencijalnih dobavljača.
Zoho CRM i Zoho projekti su jednostavni za postavljanje, intuitivni i puni mogućnosti prilagodbe, omogućujući vam da upravljate odnosom dobavljača s jedne centralizirane lokacije. Cijeli Zoho paket usluga uključuje CRM, graditelj aplikacija, računovodstvo, HR i službu za pomoć, pružajući rastućim tvrtkama niz mogućnosti primjene. Posjetite Zoho danas da biste zakazali demonstraciju ili pokrenuli besplatnu probnu verziju.
Posjetite Zoho
