Morat ćete obraditi provjere plaće ako ne plaćate svoje zaposlenike elektroničkim putem. Za početak trebate provjeriti zalihe i magnetsku tintu. Ako ispisujete običnom tintom, banka može odbiti vaše čekove. Očekujte da ćete platiti od 12 do stotine dolara, ovisno o tome jesu li vaše čekove prazne ili prilagođene.
Razmislite o outsourcingu plaće za cjelokupnog pružatelja usluga kao što je ADP Payroll, koji vam omogućuje da jednostavno obradite plaće, izračunate i platite poreze na plaće, i platite zaposlenicima izravnim depozitom. ADP Plaće također mogu ispisati, potpisati i poslati svojim zaposlenicima fizičke plaće u vaše ime. Kliknite za besplatnu ponudu.
Posjetite ADP platni spisak
Cijene dobavljača i značajke
Ako iz svoje banke kupite čekove za obračun plaća, vjerojatno prekomjerno plaćate i primate manje značajki. Prazan papir za provjeru platnog spiska može se kupiti online ili lokalno u trgovini za isporuke ureda ili u trgovini s članstvom za 12 do 460 dolara, ovisno o značajkama i prilagodbi. Većina zaliha papira obično uključuje prostor za detalje o plaćanju.
Kada kupite provjere plaća, razmislite o nekoliko značajki, primjerice o tome jesu li unaprijed ispisane s nazivom vaše tvrtke i prilagođenim logotipom. Razmotrite sigurnosne značajke, izgled i boje, pa čak i opcije za dodavanje komentara poput: "Čestitamo na dvogodišnjoj godišnjici zaposlenja!"
Značajke i troškovi provjere plaća
| Cijena za 500 provjera | za najmanje 600 čekova (potrebno je skupno kupiti) | ||||
| Primjer | |||||
| Osnovne sigurnosne značajke | |||||
| Kompatibilan za laserske i inkjet pisače | |||||
| Uključuje potvrdnicu za provjeru | |||||
| Prilagođeni dizajni | |||||
| Visoke sigurnosti | |||||
| Personalizacija | |||||
| Zajamčena kompatibilnost s najboljim softverom za obračun plaća |
Unaprijed ispisano ili prazno
Možete kupiti praznu zalihu papira za provjeru platnog spiska ili je prilagoditi opcijama kao što su logotip tvrtke i branding. Na praznoj zalihi papira za provjeru upotrijebit ćete softver računala ili predložak za ispis naziva tvrtke i svih informacija. Dok na prilagođenom platnom listu morate ispisati samo ono što je različito za svaku provjeru, kao što je ime zaposlenika, iznos plaćanja i tako dalje.
Plaćajte priloge
U većini slučajeva bit će vam potreban papir za provjeru obračuna plaće koji ima opciju plaćanja za isplatu, tako da plaće vaših zaposlenika prikazuju sve izvore prihoda i odbitke za razdoblje plaćanja. Primjer je prikazan ispod. Zakonom o poštenim radnim standardima (FLSA) ne zahtijeva se isplata plaće; savezni zakon o radu i zahtjevi razlikuju se od države do države. Prodavatelj softvera za mjerenje vremena Fingercheck je identificirao države koje zahtijevaju plaće zaposlenika.
sigurnosti
Da biste umanjili rizik da bi vaše plaće mogle biti ugrožene, možete odabrati provjeru dionica koje imaju sigurnosne značajke kao što su vodeni žig, mramorna pozadina ili vlakna osjetljiva na toplinu. Skuplji papir za obračun plaća ima jedan ili više njih; neki dobavljači poput Amazona nude čak i papirni papir koji ima hologram.
Boja
Tipične boje za platni spisak su pasteli poput mekane zelene, blijedo plave ili žute boje. Međutim, ako želite prilagođene boje, možda ćete morati naručiti od dobavljača kao što je Print Globe, koji nudi više od 20 boja. Ako želite prilagođenu pozadinu ili posebne fontove, razmislite o naručivanju prilagođenih provjera plaća za poslovne korisnike od dobavljača kao što je Deluxe koji može dodati te pojedinosti.
Podsjetnik ili odjeljak komentara
Lijepo je imati na papiru za provjeru plaće kako bi uključili bilješke i komentare. Možete se nekome zahvaliti za njihov rad, pružiti informacije o bonusu ili podsjetiti zaposlenike na nadolazeći odmor. Softver za ADP platni spisak ima tu značajku već ugrađen, a možete ga koristiti i za pisanje bilješki zahvalnosti.
Potpis
Vaš čekovni ček morat će biti potpisan, elektronički, ručno ili pečatom. Neki dobavljači kao što je Deluxe omogućuju dodavanje dodatnih značajki čeku, poput drugog retka za potpis, ako je to ono što vaša tvrtka treba. Možete ih koristiti s računom za provjeru dvostrukog potpisa kao kontrolom koja će spriječiti prijevaru i loše upravljanje poslovnim sredstvima.
Kompatibilnost
Sve kontrolne zalihe nisu kompatibilne sa svim softverskim proizvodima. Oni koje kupujete u online trgovinama i prodavaonicama za uredsku opremu obično su kompatibilni s nekim popularnim softverom za obračun plaća, kao što je QuickBooks, ali sigurno nećete znati dok ga ne kupite i sami pokušate. Kupnja izravno od pružatelja softvera za obračun plaća jamči kompatibilnost. Dakle, ako koristite QuickBooks platni spisak, otkupna zaliha od Intuit QuickBooks spriječit će probleme.
raspored
Zalihe za provjeru plaća na papiru nude nekoliko opcija za provjeru plasmana. Na primjer, provjera može biti na vrhu, sredini ili dnu papira, a plaća koja se nalazi iznad ili ispod same platne liste. Često će to diktirati vaš softver za obračun plaća ili ga možete konfigurirati unutar opcije ispisa. Primjer provjere na dnu prikazan je u nastavku s primjerom informacija o godišnjim odbitcima (YTD) tako da možete vidjeti gdje bi trebale ići određene informacije.
Primjer iz Templatelab.com o tome što uključiti na paycheck s isplatom plaća
Izvor: Templatelab.com
Perforacija
Zalihe za provjeru plaća mogu biti perforirane tako da zaposlenici mogu lako skinuti ček i zadržati ček. Međutim, ako osigurate izravni depozit, a jedini razlog zbog kojeg koristite kontrolnu zalihu je dati ili poslati zaposlenicima evidenciju o svojim zaradama, tada nije potrebna perforacija. Zapravo, običan bijeli papir je u redu za plaću. Razmislite o dodavanju „neprenosivih“ kao vodenog žiga kako biste spriječili konfuziju. Neki platni softver je konfiguriran da to učini umjesto vas, jer se uplatnice lako mogu zamijeniti za provjeru plaća.
Self-mail
Neke zalihe papira se boduju ili postave, tako da možete platiti ček na trećinu i poslati ga poštom. Možete se obratiti primatelju na poleđini, bilo pisačem ili ručno. Kada je presavijeni i ovjereni, plaća i plaća se nalaze unutar.
Dodatne mogućnosti
Neki pružatelji softvera za obračun plaća uključuju besplatne značajke. Intuit QuickBooks daje 12 mjeseci CheckFraud zaštite besplatno uz svaku kupnju provjeriti.
Uz to, dobivate sljedeće:
- Besplatna zamjena i ubrzana dostava kompromitiranih čekova
- Prijedlozi za sigurnosne mjere opreza, počevši od trenutka kada naručujete kroz postupak ispisa
- Provjera narudžbi za potencijalne prijevare i zaštitu računa
- Provjere pozadine za objekt za ispis čekova
- Naručite pošiljku s prilagođenom, neoznačenom i očiglednom ambalažom
Ako također želite uštedjeti vrijeme na plaćanju, razmislite o korištenju softvera QuickBooks Payroll. Pristupačan je za male tvrtke, a softver olakšava upravljanje procesom obračuna plaća. Isprobajte besplatni demo danas.
Posjetite QuickBooks platni spisak
Ispisivanje provjera plaća i plaća
Možete ispisati svoje provjere platnog spiska s poslovnim zalihama na papiru za provjeru koje uključuju sigurnosne značajke kao što su tinta osjetljiva na toplinu, kemijski osjetljiv papir, mikropotisak, vodeni žig ili riječ "praznina" koja se ispisuje ako netko pokuša napraviti fotokopiju čeka , Neki dobavljači provjere nude provjere s hologramom kao sigurnosnom značajkom.
Ako vam pisač i softver omogućuju da sami ispišete vlastite dokumente, možda imate mogućnost ispisa izravnih uplata i plaćati dokumente slične narudžbi koji pokazuju koliko ste bili plaćeni i što su odbijanja zadržana pomoću običnog papira. Međutim, zbog nedostatka sigurnosti, poput uzorka pozadine ili vodenih žigova, ne možete ispisati važeće provjere plaća na običnom bijelom papiru - potrebna je specijalizirana kontrolna zaliha.
Zahtjevi za hardver i softver za provjere plaća u poslovanju
Vrsta zaliha papira za provjeru plaća koju trebate ovisit će o softveru i pisaču (inkjet, laserski ili matrični) koji koristite. Na primjer, QuickBooks vam omogućuje da odaberete izgled vaših čekova i odredite vrstu papira koju trebate pisati i ispisivati čekove. Provjerite sa svojim pružateljem usluga platnog spiska kako biste osigurali da su čekovi za obračun plaća kompatibilni s vašim hardverom i softverom.
Zahtjevi za hardver
Možete koristiti gotovo bilo koji pisač za ispis plaća provjerava, ali kvaliteta može biti drugačiji sa svakim. Ključno je koristiti magnetni toner ili tintu kada ispisujete svoje platne čekove. Ako se odlučite za uobičajenu tintu, magnetni čitač banke možda neće moći obraditi čekove, pa bi vam se moglo naplatiti naknada.
Zahtjevi softvera
Različiti programi za obračun plaća imaju različite zahtjeve. Budite svjesni toga pri odabiru predložaka za provjeru plaća. Neki će ispisati ispravno samo ako je dio za provjeru na dnu, a drugi zahtijevaju da bude na vrhu. Ako koristite standardni online softver za obračun plaća, kao što su QuickBooks ili Quicken, možda ćete lakše pronaći kompatibilan papir za provjeru plaća, jer proizvođači to smatraju prilikom izrade.
Pisač za prepoznavanje znakova magnetske tinte (MICR) izrađen je posebno za ispis visokokvalitetnih provjera. To je kombinacija softvera i hardvera, i iako je prikladna, općenito može koštati više novca nego samo korištenje standardnog pisača i kupnju tinte ili tonera MICR kada vam je to potrebno.Samo zapamtite da isključite spremnik prije i nakon što ispišete svoje platne čekove.
Plaće Provjere vs Osobni Čekovi vs Poslovni Čekovi
Zalihe za obračun plaća uključuju prostor za određena područja koja su vam potrebna za bilježenje podataka o plaćama koje trebate pratiti, kao što su platni periodi, bruto i neto plaća, odbici i plaćeni vremenski razmaci. Usporedit ćemo koristeći različite vrste čekova za obračun plaća.
Plaće vs Poslovni vs Osobni Čekovi Usporedba Chart
| Prilagodljivo s nazivom tvrtke | |||
| Može ručno pisati informacije | |||
| Može ispisati iz računalnog softvera | |||
| Dostupne su opcije za ulaganje obrasca | |||
| Ispis rasporeda na vrhu, srednjem ili donjem dijelu | |||
| Soba za detalje o uplati zaposlenika |
Provjere plaća za plaće
Provjere plaća su posebno dizajnirane za plaćanje zaposlenika. Na papiru imaju dio provjere koji uključuje primatelja, neto iznos, datum i potpis, slično kao poslovni ček. No, oni sadrže dodatne značajke koje nemaju ni osobni ček, ni poslovni ček, poput prostora za sate, zarade i odbitaka.
Oni dolaze u mnogim oblicima, npr. S kontrolnim okvirom na vrhu, sredini ili dnu papira. Provjere plaća također dolaze u ručnom formatu gdje možete pisati informacije, kao i formate za ispis koje koristi većina softvera za obračun plaća.
Poslovni platni čekovi
Poslovne provjere se provjeravaju zalihama koje koriste softver kao što je QuickBooks. Ne možete ispisivati na običnom papiru jer mu nedostaju sigurnosne značajke koje zahtijeva banka. Slično osobnim čekovima, poslovne čekove obično nemaju značajke provjere plaća, kao što je dodatni prostor za dodavanje dodatnih informacija o zaposlenicima.
Osobni čekovi za obračun plaća
Osobni čekovi su provjere koje daje vaša banka ili prodavač čekova, a nedostaje im prostor za bilježenje zarada zaposlenika, odbitaka i neto plaće. Drugim riječima, nedostaje im plaća.
Držite platni spisak, poslovne i osobne bankovne račune odvojene
Dobro je uspostaviti poslovni račun plaće koji je odvojen od poslovnog računa koji se koristi za poslovne prihode (prihode) i troškove. Neke male tvrtke odlučite kombinirati dva, što može biti velika pomoć kao vaše poslovanje raste. Kombiniranje Vašeg poslovnog tekućeg računa sa svojim platnim računom može uzrokovati probleme u slučaju poslovne ili porezne revizije, a da ne spominjemo da je teško pratiti vaše troškove plaća.
Dok je odvajanje računa za plaće i redovite poslovne provjere računa opcionalno, trebali biste ih uvijek držati odvojeno od osobnog bankovnog računa. Ako ste podvrgnuti reviziji, možda će biti teško izdvojiti koja su plaćanja za poslovne, a ne za osobne potrebe, a to bi moglo negativno utjecati na vaš porezni račun. Tako spasiti sebi nevolje i na samom najmanje, stvoriti jedan račun za poslovne i jedan za osobne.
Primjeri za provjeru plaće
Evo nekoliko primjera koji će vam pomoći da razmislite o vrsti papira za provjeru platnog spiska koji možda želite kupiti. Ove slike su s web-lokacija dobavljača; svaki je dobavljač naveden ispod slike. Primijetit ćete da vrsta čekova koje naručujete ovisi o pisaču, softveru i da li vam je potreban stvarni ček ili jednostavno plaćanje, kao što se koristi kada koristite izravni depozit (gdje su informacije o provjeri poništene) ,
Primjer 1: Prazna provjera plaće na vrhu
Izvor: Staples
Primjer 2: Prilagođeno s čekom u sredini
Izvor: Amazon
Primjer 3: Savjet za izravni depozit za laserski pisač
Izvor: Deluxe
Primjer 4: Prilagođena provjera na donjem beskonačnom papiru
Izvor: Pametna razlučivost
Primjer 5: Prilagođene ručne provjere otkidanja s uplatnicom s lijeve strane
Izvor: Wamart
Primjer 6: Primjer za plaćanje samo na običnom bijelom laserskom papiru
Izvor: Smartsheet
Kreativne poslovne plaće Provjerite ideje
Zapamtite, provjere plaća ne moraju biti dosadne. Ako zaista želite neke pristupačne ideje o tome kako da ih začinite, pogledajte nekoliko koje smo pronašli u nastavku:
Provjere plaća u građevinarstvu, provjere dodatne vrijednosti
Mehanički provjeri plaća, provjere dodatne vrijednosti
Provjere plaća za pekare, provjere dodatne vrijednosti
Provjere plaća u restoranu, provjere dodatne vrijednosti
Provjere plaće za zbrinjavanje umjetnika, dodatne provjere vrijednosti
Provjere plaća Često postavljana pitanja (FAQ)
Dolje su pitanja koja vlasnici malih tvrtki mogu imati o provjerama plaća. Ako u nastavku ne vidite svoje pitanje, možete ga objaviti na našem forumu i obično dobiti odgovor od jednog od naših stručnjaka u roku od jednog dana.
Mogu li provjeriti zalihe s tri provjere po stranici za ispis provjere plaće?
Da, možete, ali morate provjeriti ima li svaki ček na svakoj strani prostora da biste mogli ispisati podatke o plaćanju, posebno ako ste u državi poput Arizone ili Colorada koja to zakonski zahtijeva.
Hoće li banke obraditi provjere plaća koje nisu tiskane magnetskom tintom?
Da, banke će obraditi čekove koji nisu tiskani magnetskom tintom, ali njihovi automatski čitači magnetskih čekova možda neće. To znači da će morati ručno obraditi vaše čekove. Neke banke imaju postavljena pravila koja im omogućuju naplatu ako izdate čekove koji nemaju, na primjer, račun, usmjeravanje i brojeve za provjeru, koji su tiskani magnetskom tintom.
Mogu li ispisivati svoje plaće s redovnim papirom umjesto kontrolnog zaliha?
Pravno, da, možete. Međutim, vi ste izloženi većem riziku za prijevaru, jer obični papir ne sadrži sigurnosne značajke koje imaju kontrolne zalihe. Također, čekovi za banku mogu se činiti sumnjivima i mogu biti odbijeni zbog zabrinutosti da su lažni.
Kako mogu personalizirati svoju zalihu za provjeru?
Personaliziranje Vašeg stanja dionica za provjeru znači da ga kreirate posebno za Vaše poslovanje. Neke provjere provajdera, posebno platne tvrtke softver softver, omogućit će vam da dodate podatke o tvrtki, ime, adresu, i tako dalje prije ispisa. Većina prilagođenih tvrtki za ispis čekanja također će vam omogućiti ispis logotipa na platnom spisku.
Što je duplikat?
Dvostruka provjera kopija je redovite provjere koja se nalazi iza nje na tankom listu papira. Oni mogu biti ugljični ili bez ugljika, ovisno o davatelju usluga, ali oboje će kopirati sve detalje koje ste napisali na izvornoj provjeri na duplikat u nastavku. Kada distribuirate izvornu provjeru, uvijek ćete imati kopiju za referencu.
Poanta
Prilikom kupnje obračuna plaće, morate znati što je potrebno kako bi odgovaralo vašem softveru i pisaču, kao i da odgovara vašem brandu poslodavca. Odlučite želite li da vaša dionica za provjeru odražava suštinu vaše tvrtke ili ako će bilo kakva zaliha provjeriti. Odluke koje donosite određuju gdje kupujete plaće i koliko će koštati.
Još bolje, radite s HR-om, beneficijama i platnim sustavom, kao što je ADP platni spisak, tako da možete obrađivati online platne spiskove, izračunavati i plaćati poreze na plaće, te plaćati zaposlenicima putem izravnog pologa ili ispisanih plaća. Kliknite ovdje za besplatnu ponudu.
Posjetite ADP platni spisak
