Račun je račun klijenta za prodaju nakon što su roba ili usluga isporučeni, ali prije nego što je izvršena uplata. Računovodstveni softver je najbolji način za stvaranje i slanje računa, ali obično košta mjesečnu naknadu. Kako bismo vam pomogli, imamo besplatan predložak fakture za preuzimanje u Excelu, PDF-u i Wordu.
Ako kreirate više od 10 računa mjesečno, možete koristiti računovodstveni softver kao što je QuickBooks Online za izradu i slanje računa te plaćanje na vrijeme. Cijene se kreću od $ 10 - $ 35 mjesečno za prvih šest mjeseci, a možete čak dobiti i besplatnu 30-dnevnu probnu verziju. Nema rizika.
Posjetite QuickBooks Online
Besplatni predložak dostavnice za preuzimanje
Ako stvarate 0 - 10 faktura kupca mjesečno, možda nemate dovoljno transakcija kupaca za jamstvo za QuickBooks ili alternativu kao što je Xero. Umjesto toga, prilagodljiv predložak dostavnice može najbolje funkcionirati. Dostupni su brojni predlošci koji obično dolaze u obliku Excel, Word ili PDF datoteke.
U nastavku možete preuzeti jedan od besplatnih predložaka dostavnica:
Besplatno Excel predloška predloška
Kliknite ovdje za besplatni predložak za Excel račun. Ovaj predložak sadrži sve ključne elemente koji bi trebali biti uključeni u dostavnicu. Također ima polja koja automatski izračunavaju popuste, porez na promet i podzbrojeve. Još jedna prednost korištenja Excel predloška je da možete spremiti sve račune za klijenta u jednoj radnoj knjizi. To će vam olakšati brzo pronalaženje fakture kada vam zatreba.
Nakon što izradite dostavnicu, obavezno je spremite kao PDF prije slanja klijentu. Nakon što preuzmete predložak, pogledajte odjeljak ispod gdje detaljno objašnjavamo svaku komponentu.
Besplatno PDF predloška predloška
Kliknite ovdje za besplatni predložak PDF računa. Za razliku od Excela, polja neće automatski izračunati popuste, poreze na prodaju i podzbrojeve. Morat ćete ručno izračunati svoje ukupne iznose. Međutim, jedna od prednosti korištenja PDF obrasca su polja koja se mogu kliknuti i koje možete unijeti sve potrebne informacije. To ga čini čistim i jednostavnim za održavanje jer ne možete pomicati ili mijenjati polja.
Nakon što preuzmete, pogledajte odjeljak ispod za objašnjenje predloška.
Besplatno Word Račun Predložak
Kliknite ovdje za besplatni predložak Word računa. Poput PDF-a, polja neće automatski izračunati porez na promet, popust i podzbrojeve, stoga provjerite jesu li izračuni točni prije nego što ih pošaljete klijentu. Word predložak je prilagodljiviji nego i Excel ili PDF predlošci; međutim, to također čini više sklon pogreškama.
Kada preuzmete predložak, pročitajte odjeljak u nastavku kako biste bolje razumjeli njegova polja.
Što je uključeno u besplatni predložak dostavnice
U nastavku se nalazi snimak dovršenog predloška besplatne dostavnice uz kratke upute za svako polje. Pogledajte svaki od brojeva na snimku, a zatim pročitajte odgovarajuće objašnjenje. To će vam pomoći da bolje razumijete predložak dostavnice i pomognete vam da ga prilagodite svojim potrebama.
1. Logo tvrtke - Ako nemate logotip, pročitajte naš članak o dizajnu poslovnog logotipa.
2. Naziv tvrtke - Za neke savjete o tome kako imenovati tvrtku, kliknite ovdje da biste pročitali naš članak.
3. Datum fakture - To bi trebao biti datum generiranja i slanja dostavnice.
4. Faktura # - To bi trebao biti jedinstveni broj koji ručno dodijelite ili koji će generirati računovodstveni softver za svaku dostavnicu. Upotrebom tog referentnog broja moći ćete primijeniti primljena plaćanja na ispravne fakture. Ona također pomaže u rješavanju pitanja za naplatu kupca jer možete brzo pogledati njihov račun.
5. Račun za - Ovo je adresa za naplatu klijenta.
6. Otpremi na - Adresa za dostavu, ako se razlikuje od adrese za naplatu.
7. Način dostave - Navedite kako je proizvod isporučen (npr. UPS, FedEx ili USPS)
8. Uvjeti isporuke - Ako isporučujete proizvode, a zatim na temelju vašeg dogovora s kupcem, morate navesti FOB Shipping Point ili FOB Destination. Provjerite značenje fob točke isporuke i fob destinacije kako biste saznali više.
9. Datum isporuke - Navedite očekivani datum dolaska proizvoda na odredište kupca.
10. Uvjeti plaćanja - To se temelji na duljini vremena koje dajete klijentu. Odvojite nekoliko minuta da pročitate naš članak o tome koji su najbolji uvjeti fakture za vaše poslovanje. Možete se odlučiti i za naplatu zakašnjele naknade klijentu ako ne uplate fakturu na vrijeme.
11. Datum dospijeća - To je vrijeme plaćanja od kupca.
12. Narudžbenica # - Neke tvrtke moraju dobiti odobrenje prije kupnje proizvoda ili usluga. Obično, ako radite sa školama ili nekom državnom agencijom, oni moraju ispuniti narudžbenicu prije nego što im je dopušteno naručiti. Da biste bili sigurni da plaćanje nije odgođeno, na dostavnicu morate unijeti broj narudžbe.
13. Količina - Unesite količinu prodanog proizvoda ili broj sati ako plaćate usluge u satima.
14. Stavka # - Koristite ovo polje ako imate proizvode s jedinstvenim brojevima stavki; inače, ako proizvodi koje prodajete nemaju brojeve stavki ili ako prodajete usluge, možete ostaviti ovo polje prazno.
15. Opis - Ovdje budite što detaljniji kako bi korisnik točno znao za što plaćate (npr. Slavine od nehrđajućeg čelika).
16. Jedinična cijena - Unesite jedinični trošak prodanog proizvoda ili usluge.
17. Red Ukupno - Predložak za Excel račun automatski će pomnožiti stupac količina i stupac jedinične cijene kako bi se dobio ukupni broj retka.
18. Popust (ako je primjenjivo) - Ako želite primijeniti popust na Excel predložak, možete to učiniti kao postotak. Formula će automatski izračunati popust i odbiti ga od ukupnog ukupnog dospjelog iznosa. Možete ga postaviti i kao ravan iznos. Za PDF i Word morat ćete ga ručno izračunati
19. Međuzbir - Primjenjuje se ukupan iznos prije popusta i poreza na promet.
20. Porez na promet (ako je primjenjivo) - Unesite stopu poreza na promet (bez%) koju naplaćujete, a predložak će automatski izračunati iznos poreza na promet prije primjene popusta (ako postoji). Iznos poreza na promet bit će dodan ukupnom iznosu kako je navedeno u nastavku:
21. Ukupna potraživanja - Predložak za Excel račun automatski će zbrojiti ukupan iznos svake stavke retka, poreza na promet i ukupnog iznosa popusta do ukupnog dospjelog iznosa.
22. Kasne pristojbe i kazne - Ako želite primijeniti naknadu za kašnjenje ili kazne, možete ih dodati ili ispod stavki proizvoda i usluga, a zatim jednostavno upisati fiksni iznos ili je temeljiti na postotku ukupnog dospjelog iznosa. (tj. 1%).
23. Vaše poslovne informacije - Vaša je poštanska adresa smještena na dnu fakture tako da korisnici prihvaćaju oblike plaćanja. Na primjer, klijentima možete ponuditi mogućnost plaćanja putem interneta ili putem telefona s kreditnom karticom. Da biste saznali više, pročitajte naš članak o načinu prihvaćanja plaćanja kreditnim karticama. Informacije o kontaktu trebate navesti ako klijenti imaju pitanja kao što je prikazano na slici ispod:
Računovodstveni softver nasuprot besplatnih predloška računa
Četiri najčešća načina stvaranja računa su programi za računovodstveni softver kao što su QuickBooks Online ili putem unaprijed pripremljenog predloška pomoću programa Microsoft Excel, Word i / ili PDF. Iako je najlakše izraditi i poslati račune pomoću softvera, to može biti skuplje. Ponekad je najbolje koristiti besplatni predložak.
Izrada računa pomoću računovodstvenog softvera
Korištenje programa za računovodstveni softver kao što je QuickBooks Online je najbolje zato što se većina polja računa automatski generira. Osim toga, možete upravljati svim svojim knjigovodstvenim zadacima kao što su praćenje troškova i primanje plaćanja klijentima. U nastavku imamo neke prednosti i nedostatke korištenja računovodstvenog softvera za izradu računa:
prozodija
- Svi programi računovodstvenog softvera imaju unaprijed postavljene predloške računa koje možete odabrati.
- Većina programa za računovodstvo dopušta vam neke prilagodbe, kao što je mogućnost dodavanja logotipa vaše tvrtke, web stranice i kontaktnih informacija.
- Svi računovodstveni programi automatski izračunavaju ukupne iznose za vas.
- Neki računovodstveni programi kao što je QuickBooks Online omogućuju vam da prilagodite izgled i dojam fakture, uključujući naslove stupaca i pozicioniranje te gdje se logotip vaše tvrtke pojavljuje na fakturi.
- Aktualna izvješća koja pružaju detaljne informacije o prodaji kupaca.
- Kada vam kupac plati, možete jednostavno označiti plaćeni račun, koji automatski ažurira stanja računa i financijska izvješća.
kontra
- Imate pristup manje predložaka u odnosu na Excel, Word ili PDF.
- Postoji trošak za korištenje ako ne iskoristite besplatnu opciju kao što je Wave. Za više informacija o cijenama, možete pročitati naš vodič o najboljim programima računovodstvenog softvera.
Izrada računa pomoću programa Excel
Ako mjesečno izradite manje od 10 faktura kupaca i nemate mnogo troškova za praćenje, Excel je prikladan ako odlučite ne koristiti program računovodstvenog softvera. Ipak, postoje neke nedostatke. Evo prednosti i mane korištenja programa Excel za izradu predložaka faktura:
prozodija
- Pristupite 200 prilagodljivih predložaka dostavnica iz Microsoftove knjižnice.
- Stvorite formule kako bi se određeni stupci kao ukupni iznos automatski izračunali u odnosu na Word ili PDF.
- Stvorite Excelovu radnu knjigu za svakog klijenta tako da možete pratiti sve njihove fakture u jednoj Excel datoteci. Ako vaš klijent nazove s pitanjem, možete brzo otvoriti njihovu datoteku i potražiti potrebne informacije.
kontra
- Korištenje Excel predloška je ručni postupak za postavljanje.
- Iako ne morate biti Excel guru, to vam pomaže ako razumijete osnove stvaranja formula, radnih listova i radnih knjiga.
- Lako je pogriješiti kada su u pitanju kalkulacije.
Izrada računa pomoću PDF-a
Ako nemate pristup programu Excel ili preferirate predložak s poljima za uređivanje, račune možete izraditi i pomoću PDF-a. Neki od prednosti i nedostataka korištenja PDF-a za izradu predložaka faktura su:
prozodija
- Za pristup PDF dokumentima općenito možete besplatno preuzeti Adobe Acrobat.
- Većina vaših klijenata imat će pristup Adobe Acrobatu tako da će im biti lako pregledati fakturu nakon što ste im je poslali e-poštom.
- PDF predlošci (poput onog koji smo naveli) mogu imati polja za uređivanje koja se ne mogu prilagoditi, ali pružaju profesionalniji izgled u usporedbi s Wordovim predložkom.
kontra
- Slično Wordu i Excelu, to je ručni proces za postavljanje.
- Za razliku od Excela, morat ćete ručno izvesti sve svoje izračune i upisati ih u PDF predložak.
- Ne možete stvoriti radnu knjigu računa kao što možete u Excelu.
Izrada računa pomoću programa Microsoft Word
Ako nemate pristup programu Excel, Google tablice, PDF-u koji se može uređivati ili stvarate 5 ili manje faktura mjesečno, predlažemo da koristite Microsoft Word za izradu računa kupaca. Ipak, siguran sam da možete pogoditi, Word predlošci imaju svoje nedostatke. Evo prednosti i nedostataka korištenja Worda za izradu računa:
prozodija
- Pristupite više od 200 predložaka iz Microsoftove biblioteke tako da ne morate početi ispočetka.
- Prilagodite predloške logotipom tvrtke i kontaktnim informacijama.
- Dodajte / izbrišite stupce informacija da biste ih prilagodili poslovnim potrebama.
kontra
- To je ručni postupak za postavljanje.
- Za razliku od Excela, ne postoji način za dodavanje formula za izračunavanje popusta, poreza na promet i podzbrojeva.
- Ne možete izraditi radnu knjigu za svakog klijenta kao što je Excel i morat ćete koristiti drugačiji sustav arhiviranja.
Poanta
Ako je moguće, pokušajte koristiti računovodstveni softver kao što je QuickBooks Online kako biste fakturirali svoje klijente. Ako ne možete odmah koristiti program računovodstvenog softvera, idite s besplatnim predloškom računa s programom Excel kako biste minimizirali pogreške u izračunu i održavali račune svakog klijenta u jednoj datoteci. Ako sve ostalo ne uspije, upotrijebite PDF ili Word dokument.
Ako stvorite više od 10 faktura mjesečno, koristite računovodstveni softver kao što je QuickBooks Online za naplatu svojih klijenata i plaćanje na vrijeme, a ne besplatni predložak računa. Cijene se kreću u rasponu od $ 10 - $ 35 mjesečno za prvih šest mjeseci, a možete dobiti i besplatnu probnu verziju od 30 dana.
Posjetite QuickBooks Online
