Krađa zaposlenika je krađa robe, novca ili vremena od strane ljudi koji rade za vas, kao što su zaposlenici ili izvođači radova. Da biste spriječili krađu zaposlenika, morate utvrditi kako je vaša tvrtka ranjiva na nju. Zatim možete kreirati pravila, procese i sustave praćenja kako biste smanjili ili spriječili krađu zaposlenika.
Kako bismo spriječili krađu inventara ili gotovinu na prodajnom mjestu (POS), preporučujemo korištenje POS sustava kao što je Lightspeed. Lightspeed omogućuje upravljanje i usklađivanje inventara, prodaje i svih odstupanja kako biste spriječili krađu zaposlenika.
Pokušajte Lightspeed
Evo sedam koraka za sprečavanje krađe zaposlenika u Vašem poslovanju:
Prvi korak: unajmite poštene ljude
Najbolje je spriječiti krađu zaposliti zaposlenike koji ne kradu. To znači da pored praćenja postojećih zaposlenika, koje ćemo pokriti u nastavku, morate provjeriti svoje nove zaposlenike i provjeriti jesu li oni ljudi kojima možete vjerovati. Ovdje su veliki referentni pitanja pitati bivših poslodavaca prije nego što zaposliti nekoga novog.
Korak 2: Uspostavite politiku nulte tolerancije
Tvrtke u Sjedinjenim Američkim Državama gube prosječno 7% godišnjih prihoda od krađe zaposlenika svake godine, prema statističkim podacima Instituta Brain Research Institute. Da biste to spriječili u svojoj tvrtki, želite početi s politikom nulte tolerancije.
Evo primjera pravila krađe zaposlenika koje možete preuzeti i prilagoditi.
- Preuzmite uzorak politike krađe zaposlenika kao DOC ili PDF
Obrazujte svoje zaposlenike da će njihovo zapošljavanje biti ukinuto ako na bilo koji način kradu od vas; uključite ovih pet odjeljaka u pravila o krađi zaposlenika:
- Izjava da je krađa zaposlenika zabranjena: Ovaj odjeljak treba podsjetiti zaposlenike da je krađa protuzakonita i dati primjere vrsta krađe zaposlenika koja je zabranjena kao što je krađa novca, robe ili krivotvorenja vremenskih kartica.
- Očekivanje da će zaposlenici obavijestiti upravu ukoliko vide krađu: Ova tema također treba obuhvatiti način na koji zaposlenici trebaju prijaviti krađu zaposlenika menadžmentu.
- Primjeri zabranjenog ponašanja kao ilustracije: Ovaj je odjeljak jedinstven za svako poduzeće i objašnjava uobičajene vrste krađa u vašoj industriji, kao što su uslužni djelatnici koji koriste alate tvrtke ili zaposleni u ugostiteljskoj industriji koji daju hranu i piće prijateljima.
- Izjava o posljedicama: Ovaj odjeljak treba ukazati na vašu disciplinsku politiku, izjaviti da je raskid automatiziran i sugeriraju da se incidenti mogu prijaviti policiji.
- Obavijest o vašoj predanosti istraživanju krađe: Ovaj dio će objasniti da ćete pratiti sve prijave krađe, ali neće tolerirati lažne optužbe.
Korak 3: Jasno priopćite svoju politiku
Najbolji način komuniciranja bilo koje nove politike je da ga uključite u priručnik za zaposlenike i pregledate ga godišnje, po mogućnosti u okruženju sastanka. Na taj način možete dati primjere, a zaposlenici mogu postavljati pitanja kako bi bili sigurni da je sve jasno o tome što je politika krađe i koje su posljedice kršenja politike.
Prilikom priopćavanja pravila morate osigurati primjere vezane uz posao koji se mogu pojaviti u vašoj industriji. To je osobito važno ako je vaša radna snaga nova na tržištu rada, kao što su ljetni učenici srednjih škola. Neki zaposlenici možda trebaju primjere kako bi shvatili da nije prihvatljivo uzimati hranu i piće s polica za konzumaciju tijekom ili nakon posla.
Drugi smatraju da nije važno napraviti nekoliko fotokopija ili posuditi ljepljivu pločicu s bilješkama ili dozator trake iz prostorije za napajanje, osim ako im to ne kažete da je zabranjeno.
Korak 4: Smanjite iskušenje
Nakon što postavite pravila i priopćite ih, sljedeći najbolji način za smanjenje krađe zaposlenika je otežavanje krađe. Smanjite napast postavljanjem video kamera, na primjer, kako bi zaposlenici bili svjesni da ih je lako uhvatiti. Ne ostavljajte novac na šalterima i stolnim računalima. Uvjerite se da imate više od jedne osobe prisutne u svakom trenutku kada su u pitanju novac ili dragocjenosti.
Ovdje su dvije druge ideje koje pomažu smanjiti iskušenje radnika da krade.
Dodijelite dvije zadacima
Dodijelite dvije osobe zajedno na zadatke kada su u pitanju gotovina ili skupa roba. Na primjer, rasporedite dva radnika noću kako bi obnovili svoje police. Znati da ih netko drugi može uhvatiti kao krađu može poslužiti kao sredstvo odvraćanja. Isto vrijedi i za zaposlenike koji broje gotovinu, za obradu povrata kupaca ili za prebrojavanje zaliha u stražnjoj sobi.
Odvojene obveze
Podijelite uloge zaposlenika kako biste spriječili pronevjeru. Na primjer, u knjigovodstvenim funkcijama, pobrinite se da svaka osoba koja rukuje novcem ili čekovima ima potvrdu potpisanu od strane suradnika. Slično tome, ključevima spremnika treba upravljati netko tko je odgovoran za novac koji ulazi i izlazi iz blagajne. Slične kontrole mogu se postaviti za opremu i opremu prostora.
Nadalje, to je najbolja praksa da se spriječi bilo koja osoba koja piše čekove poduzeća da upravlja poslovnim bankama. To vrijedi i za platni spisak - osoba koja odobrava kartice zaposlenika ne bi trebala biti ista osoba koja vodi platni spisak. Svaka osoba služi kao ček i saldo drugoj financijskoj transakciji.
Korak 5: Pratite aktivnosti zaposlenika za svaku vrstu krađe
Krađa zaposlenika može se dogoditi u bilo koje vrijeme. Na primjer, zaposlenici mogu ukrasti proizvode prije nego što dođu na police. Također, gotovina može biti ukradena kasnije u prodajnom ciklusu - kao što su kupnje koje nisu ispravno podignute ili ako je novac u džepu. Vaša najbolja opcija je pružanje sustava kao što je Lightspeed POS koji mogu pratiti vaše radno mjesto od inventara do računa klijenata u svakoj točki ciklusa proizvoda prikazane u nastavku.
POS sustav poput Lightspeed može spriječiti krađu zaposlenika tijekom životnog ciklusa proizvoda.
Specifična vrsta praćenja koju treba koristiti trebala bi se temeljiti na vrsti krađe zaposlenika koju pokušavate spriječiti. Na primjer, kamera na stražnjim vratima može osigurati da zaposlenici ne kradu predmete koji se isporučuju dok pomoću narudžbenica možete osigurati da se svaka kupnja unaprijed odobri.
U nastavku su primjeri drugih vrsta krađe zaposlenika s kojima se tvrtka može susresti. Poznavanje svih načina na koje zaposlenici mogu ukrasti može vam pomoći u planiranju metoda prevencije za svaku vrstu krađe.
Krađa proizvoda zaposlenika
Krađa proizvoda zaposlenika nastaje kada zaposlenici uzimaju stavke iz vaše tvrtke za koje ne plaćaju ili dopuštaju da ih drugi preuzmu. Na primjer, ako upravljate maloprodajnim mjestom ili distribucijskim centrom, a zaposlenici odlaze s proizvodima koje nisu platili, to je krađa zaposlenika.
Krađa proizvoda nije uvijek očita. Na primjer, recimo da imate restoran ili bar, a poslužitelj "odaje" hranu ili piće svojim prijateljima koji ne plaćaju za te besplatne usluge. To je također krađa zaposlenika.
Drugi uobičajeni primjeri predmeta, proizvoda ili inventara ukradenih od strane zaposlenika mogu uključivati:
- Bezalkoholna pića ili prehrambeni proizvodi koji se konzumiraju iz hladnjaka
- Maloprodajni proizvodi ukradeni s polica
- Zaposlenici koriste svoj "popust" za kupovinu svog prijatelja
- Sirova roba kao što su odresci i glavno rebro uzimaju se iz zamrzivača
- Uredske potrepštine uklonjene iz spremišta za korištenje kod kuće
- Računalo tvrtke ili druga oprema preuzeta je iz praznog ureda
- Alati ili potrepštine ukradeni iz radnih vozila
- Radna vozila koja se upotrebljavaju za ne-radne svrhe bez dozvole
Razmislite o instaliranju sigurnosne kamere ili korištenju sustava poput ADT-a kako biste pratili što se događa u većini područja vašeg poslovanja. Ne zaboravite imati kamere koje prikazuju kretanje kako ulaze i izlaze iz zgrade. Prijavljeno je da novi zaposlenici i zaposlenici s nepunim radnim vremenom kradu više od pet puta više od trgovaca na malo.
Trebali biste koristiti sustav inventara kao što je Lightspeed kako biste odmah bili obaviješteni ako oglasni prostor nestaje prije prodaje.
Krađa službi zaposlenika
Krađa usluga je druga vrsta krađe zaposlenika, a to često čine zaposlenici za svoje prijatelje ili obitelj ili za isplatu od strane autsajdera dok tvrde da rade posao za tvrtku. Na primjer, ako vodite uslugu usluge, kao što je pranje automobila, a vaši zaposlenici dopuštaju svojim prijateljima i članovima obitelji da peru svoje automobile besplatno, kradu vam usluge.
Drugi primjeri krađe zaposlenika:
- Ako je vaša tvrtka servisna radionica za računala, a zaposlenik popravlja računalo prijatelja u vrijeme tvrtke, ali ih ne naplaćuje
- Ako je vaša tvrtka uslužna tvrtka, a radnik obavlja vodovodni posao za susjeda koji koristi radno vozilo, dijelove i alate "izvan radnog vremena"
- Zaposlenici koji koriste osobne telefone, kopirke ili poštanske strojeve iz osobnih razloga bez dopuštenja
Krađa novčanih sredstava ili isplata zaposlenika
Krađa novca ili novca je ono na što mnogi poslodavci misle kada zamišljaju krađu zaposlenika, a to je svakako uobičajeno, posebno za tvrtke koje nemaju snažne POS sustave kao što je Lightspeed. Na primjer, ako kupac uplati gotovinu kod recepcionara, za taj je novac lako nestati ako uplata nije dokumentirana.
Budući da se mnoga plaćanja obavljaju putem kreditne kartice, ključno je čuvati brojeve kreditnih kartica klijenata. Beskrupulozni zaposlenici mogu ukrasti brojeve kreditnih kartica korisnika i izvršiti kupnju putem interneta. Takva vrsta krađe podataka klijenta o plaćanju zaposlenika može oštetiti ugled vaše tvrtke.
Ostali oblici plaćanja novca i krađe plaćanja mogu uključivati:
- Novac nedostaje iz blagajne ili blagajne
- Savjeti su ukradeni iz vrča ili radnog stola
- Prodaja gotovog novca se ne pojavljuje na POS sustavu
- Knjigovođa koji prebacuje sredstva na svoj bankovni račun iz vašeg poslovnog računa
- Primljena plaćanja klijenta, ali ne unesena u računovodstveni sustav
U stvari, pronevjere i provjere prijevare su najskuplji od svih krađa zaposlenika. Približno 70 posto prijevara u čekovima javlja se u poduzećima s manje od 100 zaposlenika.
Krađa zaposlenika
Krađa vremena je još jedna vrsta krađe zaposlenika koju nove tvrtke možda i ne misle, ali je skupa. Na primjer, recimo da zaposlenici ulaze prije zakazane smjene ili, što je još gore, netko od njih dođe do njih kada još nisu na licu mjesta. To je vrijeme krađe. Drugi uobičajeni primjeri krađe vremena prikazani su u donjem grafikonu:
Vrste krađe vremena.
Izvor: APSPayroll
Zaposlenici koji ne prate ili ne prikazuju ispravno mogu kraći bitove vremena, primjerice 15 minuta ili više, svaki dan. Da se dodaje se, pogotovo ako na kraju plaćate satu ne-izuzeti zaposlenika prekovremeni rad na vrijeme i pol.
Nije neuobičajeno da inače pošteni zaposlenici dođu kasno, uzmu duge ručkove ili rano napuste posao - sve dok dokumentiraju svoje vrijeme (a time i zaradu) kao da rade u redovnom radnom vremenu. Neki procjenjuju da prosječni zaposlenik krade četiri sata tjedno.
Da biste spriječili krađu vremena, preporučujemo korištenje sustava raspoređivanja zaposlenika i vremenskog sustava kao što je Homebase. Homebase nudi besplatan plan koji uključuje praćenje složenih zadataka kao što je rad u smjenama. Homebase također može izvoziti podatke o mjerenju vremena izravno u vaš sustav plaća, smanjujući vjerojatnost manipuliranja podacima o vremenskoj kartici.
Pokušajte Homebase
Krađa zaposlenika ideja
Krađa ideje zaposlenika nastaje kada zaposlenici koriste vlasničke informacije za upotrebu ili prodaju. To bi mogao biti popis trenutnih poslovnih kontakata, tvrdi disk pun novih ideja proizvoda ili kopija vašeg poslovnog plana.
Krađa ideje je najčešća u profesionalnim ili high-tech okruženjima i može se riješiti tako da zaposlenici i izvođači potpišu ugovor o nekonkurentnosti ili sporazumu o neotkrivanju u slučaju najma.
Razmislite io instaliranju sustava koji vam omogućuju praćenje onoga što se događa na vašim poslovnim računalima, mreži ili web-lokaciji.
Rizici praćenja
Postoji 12 država koje imaju zakone o knjigama koje sprečavaju video ili audio nadzor bez prethodnog odobrenja. Stoga, ako upotrebljavate videokameru ili planirate bilježiti telefonske razgovore zaposlenika, provjerite jesu li informacije navedene u priručniku zaposlenika ili uključene u politiku krađe koju je potpisao svaki zaposlenik.
Korak 6: Obučite nadzornike
Obučite svoje nadzornike o svakoj vrsti krađe i pomozite im da razumiju kako mogu pratiti ponašanje zaposlenika na ne-optužujući način.Možete ispisati i dati im kopiju ovog dokumenta kao brošuru. Potaknite ih da budu vaše oči i uši u potrazi za krađom na poslu.
Na primjer, ako vide zaposlenika kako izlazi kroz stražnja vrata s onim što su prilično sigurni u ukradenu robu, moraju prijeći preko i početi postavljati pitanja koja ne prijeti, kao što su:
- - Izgleda da odlazite. Jeste li se već ugasili? ": Ako zaposlenik kaže ne, to može dati upravitelju vremena da prati zašto on ili ona ide van s neplaćenom robom.
- "Što to nosiš?" Nisam vidio da dolaziš s njom. ": Ovo se može osjećati izravno, ali, kao poslodavac, vaši menadžeri imaju pravo pregledati sve što dolazi u vašu trgovinu.
- - Je li to plaćeno? Mogu li vidjeti račun? ": Ako vam zaposlenik pokaže da skladištite robu, u redu je zatražiti da primite račun. Ako je plaćen, neće ga se uvrijediti.
- "Zašto koristite stražnja vrata?": Ne optužujete ih za krađu, ali menadžeri imaju pravo razumjeti zašto se netko "šulja", pogotovo ako je ta osoba na satu. Može biti da on ili ona nešto dobivaju iz vozila.
- - Što je to što sam vidio da si stavio u svoj ruksak? Deblo?": Reci to samo ako doista sumnjate da je netko upravo ukrao nešto. Ako osoba nije učinila ništa loše, on ili ona neće se obraniti.
Tijekom treninga, svakako podsjetite nadzornike da izravno ne optužuju zaposlenika za “krađu” ili “krađu”. Umjesto toga, trebali bi reći nešto poput: “Trebam se vratiti unutra i objasniti što radite” ili “ pogledajte video snimku i pogledajte što se prikazuje. "
Korak 7: Provedite svoju politiku
Ako zaposlenici znaju da ne provodite svoja pravila, oni će biti ohrabreni da ukradu ili zadrže krađu. Možda netko zarađuje 12 dolara po satu - ako on ili ona krade 100 dolara dnevno u smislu proizvoda koji se uzimaju i prodaju ili novca koji je ušteđen od prodaje gotovinom, on ili ona mogu odlučiti da je bolji posao ukrasti, čak i na rizik gubitka posla ,
Stoga, ako vaša politika navodi da ćete sudski goniti zaposlenike zbog krađe, učinite to. Potreban je samo jedan ili dva primjera da provodite politiku nulte tolerancije prije nego što drugi zaposlenici shvate da ste ozbiljni i da je manje vjerojatno da ćete sami pokušati.
Možda ćete htjeti uspostaviti sustav tako da zaposlenici mogu prijaviti upravitelju ili ljudskim resursima kad god uoče promatranje krađe na radnom mjestu. Zatim pratite njihove probleme primjenjujući pravila.
Hvatanje lopova
Ako uhvatite zaposlenika koji krade, budite vrlo oprezni u vezi s sljedećim koracima kako ne biste bili tuženi zbog nezakonitog otkazivanja. Zaposlenici, kao i svi građani SAD-a, smatraju se nevinima dok se ne dokaže njihova krivnja. Upotrijebite tri koraka u nastavku kako biste provjerili jeste li odgovorili na navodnu “krađu” na profesionalan način koji se ne može osvetiti i koštati vas novca ili pravne glavobolje.
1. Skupite podatke
Prije suočavanja zaposlenika s optužbom za krađu, prikupite svoje podatke, kao što su video datoteke ili izjave svjedoka zaposlenika. Zatim razgovarajte s vlasnikom tvrtke ili upraviteljem u vezi s sljedećim koracima. Ako nađete nekoga s ukradenom stvari, snimite fotografiju. Što god radili, nemojte otpustiti zaposlenika na licu mjesta zbog “krađe”.
Ako morate, neka osoba odmah napusti prostorije rekavši da istražujete moguće kršenje pravila tvrtke. Ako imate politiku progresivne discipline, slijedite je.
2. Susret i / ili prekid zaposlenika
Upoznajte se s zaposlenikom i objasnite podatke koje ste pronašli, kao što je "videozapis prikazuje kršenje pravila tvrtke o neplaćenoj robi koja se uzima izvan trgovine." Ako je dovoljno značajna da trebate podnijeti zahtjev za osiguranje, razmislite o tome da zaposleniku ostavite znate da ćete podnijeti zahtjev.
Ako se zaposlenik odupre pozivu na odlazak, možete razmotriti pozivanje 911 i podnijeti policijsko izvješće na licu mjesta (prijeteći poziv policiji može potaknuti zaposlenika da surađuje ili barem napusti prostorije dok ne dobijete svoje dokumente o raskidu i njegov ili njezinu konačnu plaću zajedno).
Zaposlenog možete prekinuti zbog toga što se ne pridržavate standarda tvrtke kako je navedeno u priručniku za zaposlenike. Nema potrebe tvrditi da ste ga uhvatili ili joj ukrali. Ako ste već poslali dom zaposlenika, možete pratiti pismo ili e-poštu o prekidu.
Zapravo, upotrebom riječi “krađa”, “krađe” ili bilo koje druge naplaćene optužbe možete podvrgnuti tužbi zbog nezakonitog prekida ako osoba kasnije ne bude proglašena krivom od strane suda. Bilo bi bolje izjaviti da se on ili ona ukida zbog "kršenja politike tvrtke". Evo dodatnog uvida od odvjetnika:
- Uvijek bih se pobrinuo da napišem razlog prekida u pisanom obliku ako uočim nešto što je isključeno. Na taj način, ako zaposlenik odbije da je prestao s radom zbog nekog drugog razloga, možete dati izričiti dokaz zašto je zaposlenik otkazan. "
Ako ste u državi koja dopušta doktrinu zapošljavanja, možda uopće nećete morati navesti razlog za otkazivanje. Možete jednostavno reći: "Ukinuti ste po našoj politici zapošljavanja po volji." Pročitajte naš vodič o zapošljavanju na kraju kako biste dobili bolji uvid.
3. Kontaktirajte policiju da podnese izvještaj
Ako je, na primjer, količina preuzete robe ili novca veća od 50 USD, možda ćete htjeti podnijeti policijsko izvješće. Možda ćete morati podnijeti izvješće kad god planirate podnijeti zahtjev za osiguranje za nestalu robu jer osiguravajućem društvu treba broj policijskog izvješća za podnošenje zahtjeva. Obratite se lokalnoj policiji, šerifu ili odjelu za provedbu zakona kako biste podnijeli izvješće.
Rizici optužbe
Pobrinite se da nitko izvan neposrednog nadzornika i zaposlenik nije svjestan da je zaposlenik prestao zbog krađe. U stvari, optuživanje zaposlenika za krađu je rizično jer pretpostavlja krivnju. Stoga, razlog za prestanak nejasno, kao što je "kršenje pravila tvrtke" ili "nije ispunio naše etičke standarde" i dosljedno slijedite svoje utvrđene discipline i postupke ukidanja. Evo što stručnjak za radno pravo dodaje:
“Krađa je stvar s kojom se treba osobno pozabaviti. Otvoreno optuživanje zaposlenika može učiniti da poslodavac izgleda neprofesionalno prema ostatku tima i dovodi do neugodnosti i neugodnosti iz druge ruke. Umjesto toga, poslodavac treba rješavati situaciju iza zatvorenih vrata i samo s osobama koje su izravno uključene; ovo čuva integritet radnog mjesta i nikoga ne izlaže daljnjim problemima. Što se tiče pravnih problema, širenje lažnih informacija o nekome može dovesti do tužbe za klevetu.
- Jesse Harrison, izvršni direktor, Kalifornijska pravna skupina za prava zaposlenika
Zašto dolazi do krađe zaposlenika
Mnogi zastupnici vjeruju da se krađa zaposlenika događa zbog loše poslovne kulture, nedostatka nadzora ili ljutitih zaposlenika. Međutim, moguće je da je mali postotak ljudi sklon krađi i nedostatku moralne samodiscipline. CNN je objavio izvješće koje pokazuje da oni koji kradu često to ne čine zbog potrebe, nego umjesto toga to čine zbog pohlepe ili osvetoljubivosti. U stvari, izvješće CNN-a pokazalo je kako će 66 posto zaposlenika ukrasti ako vide da se drugi izvuku.
Izvor: CNN
Osim toga, podaci CNN-a pokazali su da je nedostatak posljedica povećao vjerojatnost krađe ljudi. Provođenje politike, kao što je već spomenuto, od ključne je važnosti, kao što je to što prije izoštrava vaše procese zapošljavanja.
Donja linija
Sprječavanje krađe zaposlenika ima mnoge oblike od zapošljavanja poštenih zaposlenika do smanjenja iskušenja da kradu na poslu. On također zahtijeva alate za praćenje različitih vrsta krađa zaposlenika, kao što su video nadzor i čvrsti inventar i računovodstvene prakse. Da biste osigurali da vaša politika krađe funkcionira, morate je provesti. Nadamo se da će ti koraci pomoći u smanjenju utjecaja krađe zaposlenika na vaše poslovanje.
Preporučamo Lightspeed kao veliki POS sustav koji omogućuje upravljanje zalihama kako bi vam pomogao spriječiti i identificirati krađu zaposlenika, tako da je možete zaustaviti prije nego što to utječe na vašu konačnu vrijednost.
Pokušajte Lightspeed
