Otvoreni uredski raspored tlocrt je smješten na velikom otvorenom prostoru s minimalnim ograđenim uredima. Izgledi otvorenih ureda su ekonomični, fleksibilni i mogu biti učinkoviti za timove s visokim stupnjem suradnje. Međutim, studije pokazuju da slabo planirani prostori smanjuju produktivnost i zadovoljstvo zaposlenika. Uravnoteženje otvorenosti i mogućnosti privatnosti ključno je za uspješan dizajn.
Tehnologija je još jedan faktor koji pokreće uspješan izgled otvorenog ureda. Uparivanje bežične veze s uslugama u oblaku, kao što je VoIP uredski telefonski sustav RingCentral, vašem radnom prostoru otvorenog ureda daje neograničenu fleksibilnost. Kliknite ovdje da biste vidjeli kako RingCentral ruši barijere u komunikacijama malih poduzeća.
Posjetite RingCentral
Buka i privatnost dva su najproblematičnija problema s kojima se suočavaju zaposlenici u okruženju otvorenog ureda. Tražite bolji popravak od ovoga za svoje radnike? Nastavi čitati.
Evo sedam koraka za dizajniranje otvorenog ureda, nakon čega slijede neke prednosti i mane koje treba uzeti u obzir pri odlučivanju koje su ideje za uredski raspored najbolje za vaše poslovanje.
1. Procijenite potrebe radnog prostora vašeg tima
Prvi korak u dizajniranju otvorenog uredskog rasporeda je jasno razumijevanje vrste radnog okruženja koje vaš tim treba biti produktivan. Na primjer, bučan kreativni tim može napredovati u otvorenom, vrlo kolaborativnom prostoru. Međutim, ista postavka stvara pozadinski zvuk koji ometa i neprofesionalno za prodajno osoblje koje obavlja važne pozive. Isto tako, ljudski resursi, pravno i računovodstveno osoblje bave se detaljnim, osjetljivim informacijama koje zahtijevaju i zvučnu i vizualnu privatnost.
Studije radnika na otvorenim prostorima pokazuju da je kontrola glasnoće, privatnost i sigurnost na vrhu popisa prigovora na radnom mjestu. To su usko praćeni problemima tehničke povezanosti i pristupom zajedničkim prostorima kao što su sobe za konferencije i stanke. Morate znati koji je od ovih problema najrelevantniji za vašu radnu snagu, i budite spremni za rješavanje svakog od njih dok dizajnirate svoj otvoreni izgled ureda.
Studija Sveučilišta u Sydneyju pokazala je da više od polovice radnika navodi zdravu privatnost kao vodeći uzrok frustracije u otvorenom tlocrtu ureda.
Sastanci upravitelja mogu vam pomoći u definiranju potreba vaše radne snage, ali anketa svih zaposlenika općenito pruža jasniju sliku o tome što im je važno. Postavite pitanja poput:
Besplatni online alati za anketu kao što je SurveyMonkey, prikazani gore, točno vam govore kako vaš tim radi i kako koncept dizajna otvorenog ureda može utjecati na produktivnost.
Dok pregledavate rezultate, vjerojatno ćete otkriti da su neka radna mjesta i osobnosti jednostavno bolje prilagođeni za otvaranje radnih mjesta od drugih. Naoružani tim informacijama, bit ćete spremni istražiti različite ideje za otvaranje ureda, izbjeći ključne točke boli i pružiti prostor koji će funkcionirati za cijeli tim.
2. Skicirajte svoje ideje o izgledu otvorenog ureda
Nakon što pregledate potrebe za radnim prostorom zaposlenika, spremni ste istražiti različite ideje za otvaranje ureda na papiru. Započnite ovaj postupak s tiskanom kopijom trenutnog plana ureda ili nacrta. Možete izraditi nekoliko kopija plana i skicirati ideje izravno na kopije ili ih pričvrstiti na ploču s posterima i koristiti slojeve za obilježavanje papira za skiciranje opcija rasporeda.
Ako nemate kopiju postojećeg tlocrta ili želite više od papirnatih skica, upotrijebite alat za raspored na mreži. Evo tri gornje opcije koje možete isprobati.
Online Layout Alati za projektiranje vašeg Open Office izgleda
|
|
|
|---|---|---|
Alati za online dizajn kao što je RoomSketcher, prikazani gore, omogućuju vam da istražite ideje o otvaranju ureda u 2D i realističnim 3D prikazima.
Nakon što ste u tiskanom obliku ili ga učitali u alat za izradu na mreži, spremni ste početi istraživati različite otvorene tlocrte ureda. Napomena: koristili smo RoomSketcher za ilustraciju raznih koncepata i alternativa otvorenog ureda prikazanih u ovom priručniku.
Unesite statične elemente u svoj plan
Započnite označavanjem izgleda s postojećim elementima koje namjeravate zadržati, kao što su kuhinjske i prostorije za odmor, konferencijske sobe i zatvoreni uredi. Također označite svaku utičnicu za električnu i podatkovnu utičnicu koju ćete zadržati na mjestu. Zapamtite - rad na svom dizajnu oko postojećih električnih i ožičenih kapi, fiksnih zidova i pribora smanjuje troškove demo snimanja, izdavanja dozvola i izgradnje.
Označite elemente koje želite ukloniti
Zatim označite sve pregradne zidove i zatvorene prostore koje namjeravate ukloniti. Ako upotrebljavate mrežni alat, kao što je RoomSketcher, jednostavno uklonite te elemente iz plana kako biste otkrili svoj prostor otvorenog prostora. Ako koristite kopije ili slojeve, koristite whiteout ili svježi sloj da biste stvorili čistu kopiju s otiskom prostora.
Dodajte postojeću opremu i namještaj u svoj plan
Ako imate postojeće radne stanice, stolove, dijelove za pohranu i druge uredske uređaje koje želite koristiti, stavite ih u svoj plan. Ako je moguće, postavite opremu kao što su poslužitelji računala, pisači, internet, Wi-Fi i VoIP opremu u blizini postojećih priključaka za napajanje i podatke kako biste smanjili potrebu za dodatnim kapljicama.
Umetnite novo ožičenje, namještaj i uređaje
Nakon statičkih i prijenosnih elemenata ucrtani su u vaš otvoreni tlocrt ureda, možete igrati sa svojim opcijama. Premjestite jedinice radne stanice u svoj prostor i pogledajte što najbolje služi vašem timu. Želite se pozabaviti time kako pozicioniranje timova i radnog prostora odgovara trenutnom osoblju, te kako se može prilagoditi u skladu s promjenama osoblja i opsega posla. Također razmotrite sve potrebe za električnim ili hardwire podacima koji se odnose na svaki od tih poteza.
Naučite kako odabrati pravu opremu, opremu i namještaj za vaš ured u našem vodiču za postavljanje ureda.
Ostanite fleksibilni
Ako od upravitelja ili osoblja koji osjećaju da je vaš dizajn previše otvoren ili kavernozan, doživite povratni pritisak, nemojte odmah riješiti problem dodavanjem statičkih i skupih zidova. Umjesto toga, pokušajte riješiti probleme na fleksibilan način koji donosi razdvajanje bez gubitka suštine otvorenog prostora.
Istražite mogućnosti kao što su pokretne bijele ploče ili atraktivne tkanine za prigušivanje zvuka kako biste stvorili privatna područja. Ili umetnite uredski namještaj s dvostrukom dužinom, poput visokih ormarića s pločicama koji stvaraju polu-zidove i pružaju dodatnu pohranu.
Prije svega, budite sigurni da vaš plan rješava ključne probleme koji su svojstveni otvorenom uredskom okruženju - naime, buka, privatnost i sigurnost. U sljedećim koracima ispitujemo rješenja za ove i druge važne detalje o otvaranju ureda.
3. Adresa i kontrola zvuka
Smetnje od buke i nedostatak privatnosti tijekom poziva ili osobne interakcije vodeće su pritužbe u radnom prostoru otvorenog ureda. Prema gore spomenutom istraživanju Sveučilišta u Sydneyu, "gubitak produktivnosti uslijed ometanja buke udvostručen je u rasporedu otvorenih ureda u usporedbi s privatnim uredima - a zadaci koji zahtijevaju složeni verbalni proces vjerojatnije su poremećeni nego relativno jednostavni ili rutinski zadaci."
Jasno je da je adresiranje kontrole buke i zvuka privatnost posao u svakom otvorenom uredskom okruženju - i nešto što su se mnogi profesionalci u dizajnu susreli s velikim uspjehom. Na primjer, Lori Wiles, glavni dizajner interijera u dizajnu Lori Wiles, minimizira buku postavljanjem ekonomičnih i elegantnih stropnih "zvučnih zamki" u svemir.
Lori Wiles preporučuje ukidanje jeftinih, dekorativnih elemenata iznad konferencijskih stolova i otvorenih radnih prostora kako bi se minimizirao reflektirani zvuk.
"Ovo može biti jednostavno kao stavljanje tepiha na tvrdi pod ili vješanje tkanine u sobi", kaže Wiles. "Često obustavljamo" zvučne oblake "sa stropova, koji omogućuju da zvuk prođe kroz" oblak "i postane zarobljen iznad poroznog materijala kako bi zadržao reflektirani zvuk pod kontrolom," kaže Wiles.
"Lako DIY rješenje" zvuka oblak "je postavljanje drvene palete ili obnovljenih vrata s žaluzinama iznad stola," kaže Wiles. "Budite sigurni da ste dopustili barem nekoliko centimetara udaljenosti između" oblaka "i stropa iznad njega."
Dan Joyce, osnivač tvrtke Joyce Interiors, potiče poslovne lidere da razmotre nekoliko “unutar kutije” prostora u otvorenom tlocrtu ureda. Uključivanje nekoliko zatvorenih prostora unutar vašeg dizajna pruža radnicima koji su usmjereni na detalje detaljniju opciju i dopušta timovima da se sretnu bez ometanja osoblja u blizini.
“Stvorite mirne zone kao što su sobe za sastanke, privatne urede i konferencijske dvorane za timove koji zahtijevaju privatnost, kao što su pravni, ljudski resursi i financije”, savjetuje Joyce. Zatim stvorite hibridne radne stanice za većinu svog prostora. Hibridne stanice omogućuju zaposlenicima da odaberu kako žele raditi. Ovi prostori ", kaže Joyce, trebali bi dopustiti da netko sjedi ili stoji i da radi kao pojedinac ili u suradnji."
4. Riješite vizualne i osobne sigurnosne probleme
Osiguravanje osobnih stvari i osjetljivog proizvoda rada još je jedan izazov u otvorenom uredskom rasporedu. Dok planirate svoj prostor, zadržite sigurnosne potrebe za oba glavna uma. Sigurnost za fizičke stavke jednostavno se integrira u vaš plan. Ladice ili zid ormarića za zaključavanje u zajedničkim prostorijama obavljaju posao jednostavno i ekonomično.
Vizualna i zdrava sigurnost mogu biti teški za policiju. Zbog toga Dan Joyce savjetuje da osoblje na osjetljivim položajima, kao što su ljudski resursi, pravni i računovodstveni poslovi, bude smješteno u više privatnih područja. Ako to nije moguće, pozicioniranje pisaćeg i računalnog zaslona i pokretne particije mogu pomoći u zaštiti štitnika od lutajućih očiju.
Lori Wiles se bavi problemima privatnosti s ekonomskim i utilitarnim rješenjem. "Visoki bočni ormarići s ladicama za zaključavanje ne samo da osiguravaju vreće i pribor, oni postaju djelitelji prostora", kaže Wiles. "To može pomoći vizualno razdvojiti osjetljiva radna područja od ostatka ureda bez stalne barijere."
Samantha Meyer, marketinška suradnica za Comrise, kaže da je njezina tvrtka pametno pristupila potrebama privatnosti i sigurnosti kada su se ove godine preselili iz okruženja visokog kabineta u otvoreni ured.
"Naš raspored otvorenih ureda uključuje područja s prigušivačima i zakretnim privatnim stolicama", kaže Meyer. “To omogućuje osoblju da se odmori od svojih stolova i pozicionira se izvan pogleda kako bi pozive bilo privatno. Također smo u naš plan uključili zatvorenu konferencijsku dvoranu i manju sobu za prebacivanje, ”dodaje Meyer,“ koji se koriste za privatne sastanke, pozive ili uredski prostor za goste i posjetitelje.
5. Podrška suradnji
Timska interakcija i suradnja jedan je od glavnih razloga zašto se tvrtke odlučuju za otvoreno uredsko okruženje, ali je potrebno da se ovaj posao promisli. Prije grupiranja radnih stanica razmislite o tome kako vaš tim komunicira i dijeli informacije i zadatke te zabilježite sve pozicije koje funkcioniraju u više timova.
Koristite ove informacije da biste identificirali zone radne grupe unutar izgleda otvorenog ureda. U fluidnom uredskom okruženju, poput onih koje stvaraju kreativne radne skupine ili se brzo mijenjaju, ključna je fleksibilnost radnog prostora. U takvim situacijama, dizajnerica Lori Wilkes preporučuje “kombiniranje stolova i ormarića za spise kako bi se stvorio svestrani ured. Stolovi se mogu koristiti kao stol za jednog ili više zaposlenika i lako se preoblikuju i prenamjenjuju prema potrebi. "
Deborah Sweeney, izvršna direktorica tvrtke My Corporation, uspješno je usvojila izgled otvorenog ureda prilagođenog suradnji korištenjem "podvodnih kabina s niskim zidovima" u kojima su smještena tri zaposlenika. "
Osoblje Sweenyja uživa u svijetloj, prozračnoj atmosferi koja poziva na otvorenu suradnju, pruža privatne sobe za razbijanje i smanjuje buku zahvaljujući elegantnim, iznimno visokim stropovima.
Kabine s niskim zidovima određuju pojedina radna mjesta više od otvorenih stolova, ali i dalje potiču suradnju. Sweeneyev plan je također uključivao "visoke stropove koji zapravo pomažu u rješavanju problema zvuka, plus nekoliko zatvorenih prostora za tiše sastanke i dijeljenje osjetljivih informacija."
6. Planirajte za besprijekornu povezanost
Kada počnete uklanjati zidove, električna i podatkovna povezanost postaje izazov. Usvajanje bežičnog sigurnog interneta, usluga temeljenih na oblaku i tehnologije VoIP telefona kao što je RingCentral pomaže, ali još uvijek morate isporučiti struju svakoj radnoj stanici. Osim toga, određene situacije upravljanja podacima mogu zahtijevati rješenje za žičani poslužitelj.
Sweeney kaže da je njezina tvrtka „planirala unaprijed zakopavanjem svih žica i stvaranjem dodatnog ožičenja za budući rast.“ To joj daje potpunu fleksibilnost da rasporedi mahune kabina po potrebi kako bi se zadovoljile promjene zahtjeva radne grupe.
Calvin Tran, osnivač i izvršni direktor Hype Well Media-a, pristupio je bežičnom prijenosu podataka za otvaranje ureda svoje tvrtke. "Postavili smo mrežnu Wi-Fi mrežu na našem velikom prostoru kako bismo smanjili opterećenje usmjerivača i riješili probleme udaljenosti", kaže Tran.
Mrežna Wi-Fi mreža koristi više Wi-Fi usmjerivača za bežično povezivanje više korisnika na prostranim područjima.
7. Uključite pozive za zajedničku uporabu
Gore su spomenute privatne dvorane za sastanke i sobe za prebacivanje, ali to nisu jedini prostori za zajedničku uporabu u vaš radni prostor otvorenog ureda. Prostori za odmor, sobe za privatnost koje se mogu rezervirati, pa čak i potpuno opremljena kuhinja su cijenjene od strane osoblja koje treba odstupiti od žamora otvorenog uredskog prostora za vrijeme praznog hoda ili tihog rada.
Lako je umetnuti opuštajući kutak za odmor koristeći zidove za pohranu dvostruke dužnosti i udobno sjedenje, kao što je detaljno opisano u ovom planu RoomSketcher.
Ako u početnom planu ne postavite jedan ili više tih prostora, vjerojatno ćete otkriti da sobe za konferencije ili prebacivanja brzo postaju mješovite namjene. U mikro uredu, to može biti upravljivo, ali kako rastete, to može postati šteta za produktivnost i profesionalnost.
Ako želite održavati uredne i spremne za akciju vaše konferencije i radno orijentirane prostore za prekid, uključite sobu za odmor ili kuhinju u planu otvorenog ureda - i učinite je privlačnom, a ne naknadnom. Udobni stolovi za podizanje visine pružaju podršku za sjedenje i stolnu večeru. Pristup besplatnoj kavi, čaju, vodi i grickalicama povećava energiju i produktivnost tijekom cijelog dana i čini radnike osjetljivim.
Je li Open Office Layout pravo za vas?
Sada kada znate kako dizajnirati otvoreni tlocrt ureda koji se bavi zajedničkim bolnim točkama, sljedeće pitanje je - je li to točno za vaš posao? Ako se to učini ispravno, otvoreni uredski prostor može zadovoljiti mnoge vrste radnih grupa, ali to očito nije pravi izbor za sve radnike i tvrtke.
Stručnjaci upozoravaju da, ako dizajn otvorenih ureda nije osmišljen s ključnim točkama boli, otvorena uredska okruženja mogu biti pravi ubojice produktivnosti. Naime, studija Sveučilišta u Sydneyu izvještava da:
- Dobra privatnost je prigovor broj jedan - Gotovo 60% radnika otvorenih ureda i ureda s malim dijelovima žali se da drugi mogu čuti razgovore, ili da ih ometaju zvukovi u blizini.
- Vizualna privatnost je drugo glavno pitanje - Više od 30% radnika otvorenih i niskih pregradaka osjeća se nezadovoljnim linijama otvorenog prostora.
- Razina buke negativno utječe na više od četvrtine radnika - Skoro 30% radnika otvorenih ureda i ureda s malim dijelovima se žali na prekomjernu buku koja ometa njihovu produktivnost.
I to nije jedina studija koja podržava ove nalaze.
Prema izvješću kojega je koautor dr. Tobias Otterbring iz Centra za istraživanje usluga na Sveučilištu Karlstad u Švedskoj, „uredi otvorenog plana mogu imati kratkoročne financijske koristi, ali te pogodnosti mogu biti znatno niže od troškova povezanih s sa smanjenim zadovoljstvom poslom i dobrobiti. Stoga bi donositelji odluka trebali uzeti u obzir utjecaj određenog tipa ureda na zaposlenike, a ne isključivo na isplativu strukturu ureda, fleksibilnost i produktivnost. ”
Da biste utvrdili je li izgled otvorenog ureda održiv za vaš tim, pažljivo razmotrite sljedeće prednosti i mane.
Otvorite profesionalce izgleda sustava Office
Troškovi vode na listi profesionalaca pri razmatranju radnog prostora otvorenog ureda, što znači da su glavni predlagači oni koji plaćaju račune.
- Niža cijena - Otvoreni uredski rasporedi zahtijevaju manje konstrukcije od ograđenog ili “staničnog” prostora.
- efikasnost - U otvorenim uredskim prostorima ima manje problema s dovodom zraka, ožičenjem i rasvjetom u usporedbi s zatvorenim uredskim dizajnom.
- Fleksibilni raspored - Opremljen mobilnim komponentama, otvoreni uredski prostori mogu se u potpunosti preraditi bez troškova izgradnje, zastoja ili zahtjeva za izdavanjem dozvola.
- Otvorena suradnja - Radna mjesta otvorenih ureda produktivna su okruženja za timove s visokim stupnjem suradnje.
Cons Open Office Layout Cons
Kako biste osigurali uspjeh Vašeg koncepta dizajna otvorenog ureda, izbjegavajte poznate probleme primjenjujući taktike i stručne savjete koje smo već spomenuli. Da ponovimo, primarni nedostaci za otvaranje ureda uključuju:
- Prekomjerna buka - Radni prostor otvorenog ureda je bučnije okruženje od mobilnih uredskih prostora.
- Nedostatak privatnosti i sigurnosti - Razgovori, zasloni računala i radni proizvodi manje su privatni i sigurni u otvorenom uredskom rasporedu.
- Izgubljena produktivnost - Za određene ličnosti i položaje otvoreni uredski planovi mogu biti previše zbunjujući.
Još jedan važan razlog za razmatranje je:
- Zdravlje i wellness - Stres i širenje klica pridonose povećanju bolesti zaposlenika - i gubitku produktivnosti zbog bolovanja - u otvorenim uredima.
Postoje jasni pro i kontra za pomicanje na otvoreni uredski raspored. Međutim, usvajanje radnog prostora otvorenog koncepta može se obaviti na način koji rješava većinu tih problema unaprijed ako slijedite gore navedene korake.
Alternative Open Office Office
Ako je radni prostor otvorenog ureda privlačan, ali nije realan nakon procjene vaših potreba za radnom snagom, još uvijek imate opcije otvorenog prostora. Mnoge tvrtke kombiniraju otvorene i zatvorene elemente u prostor koji potiče suradnju, dok pruža potrebnu kontrolu privatnosti i zvuka.
Ispod su tri alternative koje koriste najbolje od oba.
Dizajn zone pomoću zajedničkih stolova s visokim barijerama
Carrel-podijeljeni stolovi pružaju fleksibilnost suradnje, dok djelitelji radnog prostora i pokretni demi-zidovi između zona radne grupe osiguravaju privatnost.
Ako je vizualna privatnost vodeća briga u vašoj organizaciji, možete ugraditi visoke razdjelnike između pojedinih radnih područja i područja radne grupe. Prema studiji na radnom mjestu vodeće tvrtke za komercijalni dizajn, Gensler, ovaj pristup obuhvaća fleksibilnost i kolaborativnu prirodu otvorenog uredskog rasporeda, ali osoblju daje potrebnu privatnost,
“U istraživanju koje je provedeno na nacionalnoj razini u 4,000 uredskih radnika u 11 industrija, otkrili smo da najučinkovitiji otvoreni uredi koriste zajedničke pultove s visokim preprekama - dovoljno visoki da morate vidjeti svoje deskmate”, kaže Janet Pogue McLaurin, ravnateljica, Gensler , "Kako visina barijere pada, tako i učinkovitost na radnom mjestu."
Zajedničke prostorne uredske prostorije
Veliki zatvoreni prostori mogu se podijeliti u nekoliko polu-privatnih radnih područja pomoću razdjelnika u stilu kabine.
Ako određenim radnim grupama treba više kontrole buke ili privatnosti od drugih, veće zatvorene prostore možete pretvoriti u polu-privatne zajedničke urede. Zadaci na te prostore mogu biti vođeni timom ili zadatkom, a tu je mogućnost lako uklopiti zajedno s cjelokupnim rasporedom otvorenih ureda.
Hibridni dizajn ureda
Hibridni uredski dizajn objedinjuje otvorene, zatvorene i dijeljene prostorne rasporede za zadovoljavanje brojnih potreba radne grupe.
Hibridni uredski dizajn objedinjuje otvorene, zatvorene i dijeljene prostorne rasporede za zadovoljavanje brojnih potreba radne grupe.
Hibridni uredski dizajn omogućuje poslovnim čelnicima da kombiniraju najbolje značajke otvorenih, zatvorenih i zajedničkih prostora unutar jednog plana. Koncept hibridnog ureda uključuje više zatvorenih prostora od otvorenog ureda i koristi te prostore na više načina.
U hibridnom dizajnu, zatvoreni prostori mogu služiti kao privatni uredi, zajednički uredski prostori, timski prostori, rezervirani prostori za razbijanje itd. Kao otvoreni uredski prostor, fleksibilnost je obilježje hibridnog koncepta. Veliki zatvoreni prostori mogu se prenamijeniti, pregradni zidovi mogu biti pokretni, a otvoreni prostori mogu se rekonfigurirati prema potrebi.
Poanta
Otvoreno uredsko okruženje je primamljivo za mala i brzo rastuća poduzeća. On pruža živahnu atmosferu u suradnji i vrlo je ekonomičan u usporedbi s potpunim gradnjom. Međutim, studije pokazuju da su loše planirani izgledi otvorenih ureda štetni za produktivnost.
Zaposlenici navode prekomjernu buku i nedostatak privatnosti kao glavne faktore frustracije u otvorenom uredskom okruženju. Rješavanje ovih ključnih pitanja s prednje strane i uključivanje zatvorenih prostora ili hibridnih rješenja kada je to potrebno osigurat će uspjeh u vašem radnom prostoru otvorenog ureda.
Tehnologija kao što su bežične mreže Wi-Fi i internetske usluge temeljene na oblaku kao što je RingCentral VoIP telefonska usluga nadopunjuju vaš novi otvoreni ured. Ako planirate prijeći na raspored otvorenog ureda, kliknite ovdje da biste vidjeli kako RingCentral upravlja suvremenim uredskim komunikacijama za male tvrtke.
