Kako stvoriti račun u Xerou

Dobro došli na tečaj Fit Small Business Xero! U ovoj lekciji pokrit ćemo kako izraditi račun u Xerou.

Možete pratiti na svom vlastitom Xero računu. Ako ga već nemate, kliknite ovdje da biste se prijavili za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju i pratite ispod.

Da biste dovršili ovu lekciju, možete pogledati videozapis u nastavku, pročitati detaljne upute ili učiniti oboje. Započnimo!

Za neke vlasnike malih tvrtki, Xero će pružiti dovoljno alata za samostalno rukovanje njihovim knjigama. Ali, za mnoge, ima smisla koristiti Xero u suradnji s iskusnim računovođama malih tvrtki koje su također stručnjaci za Xero, poput onih na Bookkeeper360.

Bookkeeper360 može nositi svoje mjesečne knjigovodstvo, platni spisak, novi papirologija zaposlenika, porezi, i još mnogo toga. Osnovni planovi počinju od 249 dolara mjesečno. Oslobodite se prvog savjetovanja.

Posjetite Bookkeeper360

Zašto je važno stvoriti račune u Xerou?

Dok većina poslovnih vlasnika radije prati novac koji im duguju njihovi klijenti (poznatiji kao potraživanja), jednako je važno pratiti ono što dugujete dobavljačima (poznatiji kao obveze prema dobavljačima). Xero olakšava praćenje svih vaših računa kako biste svoje dobavljače mogli platiti na vrijeme.

Evo nekoliko prednosti za upravljanje računima u Xerou:

• Možete snimati plaćanja izvršena putem čeka, ACH-a ili kreditne kartice. Batch plaćanja također je dostupna ako trebate platiti dobavljaču više računa odjednom. U sljedećoj lekciji razgovarat ćemo o načinu na koji se serijska plaćanja obavljaju.
• Možete postaviti uvjete plaćanja kako bi Xero generirao podsjetnik nakon što je račun stigao.
• Kada izradite račun, možete dodijeliti račun kojem želite pratiti trošak, tako da Xero može izvršiti obračun za vas u pozadini.
• Saldo Vaših računa uvijek je ažuriran.

U ovoj lekciji prolazimo kroz korake za izradu računa, kako izmijeniti prethodno uneseni račun i kako stvoriti ponavljajući račun za stavke koje plaćate na periodičnoj osnovi (tj. Mjesečno, tromjesečno). Također ćemo vam pokazati kako nova značajka "side-by-files" omogućuje brže unošenje računa i učinkovitije upravljanje njima.

U nastavku je prikazan primjer računa za fiktivnu tvrtku, Acme Web Pros Plus:

Primjer računa izrađen u Xerou

Kako mogu izraditi račun?

Korak 1 - s izbornika Računi odaberite Kupnje kao što je prikazano na slici ispod.

Korak 2 - Kliknite na gumb "New" i odaberite Bill kao što je prikazano na slici ispod.

Dođite do stavke Napravi račun u Xerou

Korak 3 - Polja koja trebaju biti popunjena navedena su u nastavku, zajedno s kratkim objašnjenjem.

Info za dovršetak izrade novog računa u Xerou

1. Iz - Odaberite dobavljača iz padajućeg izbornika. Ako niste postavili dobavljača u Xero, samo odaberite + Novi kontakt iz padajućeg izbornika. U tome kako postaviti sat dobavljača, prolazimo kroz ovaj korak po korak.
2. Datum - Unesite račun (datum računa) koji se pojavljuje na računu koji je dobio od dobavljača.
3. Datum dospijeća - Ako postavite zadane uvjete plaćanja, ovo će se polje automatski popuniti. Međutim, ako niste, možete unijeti datum dospijeća koji se pojavljuje na računu u ovom polju. Svakako provjerite Kako prilagoditi račune naučiti kako postaviti zadane uvjete plaćanja za dobavljače.
4. upućivanje - Ovo polje je neobavezan , Možete uključiti sve dodatne informacije koje biste željeli pratiti u ovom polju.
5. Priložite datoteku - U ovu transakciju možete priložiti sve popratne dokumente i kopiju računa u Xero. Samo skenirajte dokument na računalo i kliknite ovaj gumb da biste ga priložili.
6. Artikal - Ako vam je naplaćeno za osnovne stavke koje kupite, možete ih odabrati iz padajućeg izbornika u ovom polju. Međutim, ako prethodno niste postavili stavku, možete to učiniti odabirom "+ Nova stavka"Iz padajućeg izbornika."
7. Opis - Ovo će se polje automatski popuniti na temelju odabrane stavke. Ako niste odabrali stavku, upišite opis koji se pojavljuje na računu dobavljača.
8. Kol - Unesite količinu kupljenih stavki. Napomena: Za usluge unesite "1" u ovo polje kao što je prikazano na slici iznad.
9. Jedinična cijena - Ovo će se polje automatski popuniti na temelju odabrane stavke. Ako niste odabrali stavku, unesite jediničnu cijenu koja se pojavljuje na računu dobavljača.
10. Račun - S padajućeg popisa odaberite račun na koji želite kategorizirati kupnju. Da biste saznali više o računima, pogledajte odjeljak Kako postaviti kontni plan udžbenik.
11. Regija - Možete uključiti kategorije praćenja kako biste pratili druga područja vaše tvrtke kao što su lokacija, odjel ili regija. Odaberite odgovarajuću kategoriju iz padajućeg izbornika.
12. Porez - Ovo će se polje automatski popuniti na temelju odabrane stavke; međutim, možete odabrati drugu poreznu stopu iz padajućeg izbornika ako želite. Pogledajte lekciju o stopama poreza na promet kako biste saznali više.
13. Iznos - Xero će automatski pomnožiti količinu puta, kako bi izračunao iznos. Napomena: Ako trebate platiti dobavljaču u drugoj valuti, provjerite kako postaviti više valuta tutorial kako bi naučili kako platiti račune u stranoj valuti.
14. Dodijelite troškove klijentu - Ako je kupnja izvršena u ime klijenta, ovdje možete odabrati klijenta kako bi vas Xero mogao podsjetiti da kupcu vraćate račun sljedeći put kad fakturirate tog klijenta.
15. Uštedjeti - Možete ili spremiti račun ili ga odobriti. U nastavku je kratak opis različitih opcija spremanja.

1. Spremi kao skicu - Ova opcija će spremiti račun i omogućiti vam da zatvorite ovaj zaslon.
2. Spremi (nastavi s uređivanjem) - Ova opcija će vam omogućiti da periodično spremite račun kako ne biste izgubili podatke ako se trebate vratiti i dovršiti kasnije.
3. Spremite i dodajte još jedan - Ova opcija će uštedjeti račun kao nacrt i otvoriti novi prazni račun za dovršetak.

Korak 4 - Ispod je snimak zaslona zajedno s različitim opcijama koje možete odabrati.

1. Odobri - Ova opcija će uštedjeti vaš račun, a možete ga nastaviti plaćati putem čeka ili online putem banke ili financijske institucije.
2. Odobri i dodaj još - Ova opcija će uštedjeti račun kako je odobren i otvorit će novi zaslon računa za izradu novog računa. Ova značajka omogućuje vam da vrlo brzo unesete hrpu računa jer ne morate zatvoriti zaslon da biste stvorili sljedeći. Da biste uštedjeli još više vremena, odjavite se Kako uvesti račune udžbenik kako bi naučili kako uvesti račune iz Excel ili csv datoteke u Xero.
3. Odobri i pogledaj sljedeći - Ta vam opcija omogućuje odobrenje računa i prikaz svih računa koji čekaju na vaše odobrenje. U Kako pozvati korisnike na Xero , raspravljamo o tome kako korisnicima dati dopuštenje za odobravanje računa.
4. Odobri i ispiši - Ova opcija će odobriti račun i omogućiti vam da ga ispišete.

Kako mijenjati račune

Korak 1 - Povratak na račune odabirom Računi i kupnje kako je navedeno u nastavku.

Korak 2 - Slika zaslona nadzorne ploče računa uz kratak opis svakog odjeljka nalazi se u nastavku.

Nadzorna ploča računa u Xerou

1. Nacrt - To su računi koje ste izradili, ali ih niste odobrili ili poslali na odobrenje. Napomena: Računi u statusu nacrta ne utječu na vaše financijske izvještaje.
2. Čeka odobrenje - Računi koji su poslani na odobrenje, ali još nisu odobreni. Napomena: blagajnički zapisi u ovoj grupi ne utječu na financijske izvještaje.
3. Čeka se plaćanje - Računi u ovoj grupi uneseni su u Xero, ali nisu plaćeni. Napomena: Računi u ovoj skupini utječu na financijske izvještaje.
4. Kašnjenje - To su računi koji nisu bili plaćeni do datuma dospijeća. U Kako stvoriti izvješće o starenju obveza prema dobavljačima , podijelit ćemo neke savjete o tome kako ostati na računu dugovanja na računima.
5. S obzirom / Plaćeni - Na temelju legende Na slici iznad, plava traka predstavlja račune koji su dospjeli i zelena traka predstavlja fakture koje su plaćene.
6. datumi - Pomičite se udesno ili ulijevo da biste vidjeli ukupan iznos dospjelih računa i račune koje ste platili.

Korak 3 - Kliknite na kategoriju (nacrt, čeka se odobrenje, čeka se plaćanje, kasni) koji uključuje račun na koji želite izmijeniti.

Kliknite bilo gdje u retku računa koji želite odabrati.

Korak 4 - Račun bi se trebao prikazati na zaslonu kao što je prikazano dolje.

Kako urediti račun u Xerou

Možete napraviti sve promjene koje trebate i spremiti / odobriti jednom kad završite. Napomena: Ne možete mijenjati račun koji je djelomično ili u cijelosti plaćen. Ako morate urediti račun koji je prethodno plaćen, prvo ćete morati ukloniti uplate, urediti račun, a zatim ponovno primijeniti plaćanje.

Kako ponoviti, izbrisati ili kopirati račune

Kao što smo već spomenuli, možete postaviti periodične račune koje plaćate na periodičnoj osnovi, kao što su mjesečni, tjedni ili tromjesečni. Također možete brisati i kopirati račune.

Prvo ćemo pokriti kako postaviti račun koji se ponavlja, a zatim ćemo vam pokazati kako izbrisati i kopirati račune.

Korak 1 - Slijedite korake u prethodnom odjeljku da biste prikazali račun.

Korak 2 - Odaberite gumb "Bill Options" kao što je prikazano na slici ispod.

Idite na Ponovi, Izbriši ili Kopiraj račun u Xero.

A. Ponavljanje računa - U nastavku je prikazana snimka zaslona zajedno s informacijama koje trebate dati da biste postavili ponavljajući račun.

Napravite Bill ponavljanja u Xerou.

1. Ponovite transakciju svaki - Na padajućem izborniku odaberite mjesec (e) ili tjedan (e) i upišite broj u okvir s lijeve strane ovog polja.
2. Datum računa - Navedite datum prvog računa koji će biti kreiran, a zatim će Xero povećati datume računa za sve buduće kreirane račune.
3. Datum dospijeća - Navedite datum dospijeća računa; u suprotnom, ovo će se polje automatski popuniti zadanim datumima dospijeća koji su postavljeni u Kako prilagoditi satnicu računa.
4. Datum završetka - Ovo polje je neobavezan , Možete naznačiti kada želite da Xero prestane stvarati ponavljajuće račune. Napomena: ponavljanje računa možete poništiti u bilo kojem trenutku.
5. Spremi kao skicu / odobrenje – Označite želite li da se računi koji se ponavljaju spremaju kao skica ili se automatski odobravaju nakon što su kreirani. Napomena: Opcije ovdje ovise o korisničke dozvole postavili ste s vama.
6. Bill From - Ovo polje treba sadržavati ime vašeg dobavljača.
7. upućivanje - Ovo polje je neobavezan . Napomena: Sve što stavite u ovo polje pojavit će se na svakom ponovljenom računu koji je kreiran.
8. Opis / Količina / Jedinična cijena / Račun / Stopa poreza - Obavezno uključite informacije koje će se koristiti za izradu svih budućih računa koji se ponavljaju.

Nakon što spremite račun koji se ponavlja, vidjet ćete novu karticu na kojoj piše "Ponavljanje", a detalji svih računa koje ste postavili kao ponavljanje pojavit će se kao što je prikazano na slici ispod.

Popis računa za ponavljanje u Xero

B. Brisanje računa - Općenito, trebali biste ne dobiti naviku brisanja informacija iz vašeg programa računovodstvenog softvera. Međutim, postoje slučajevi kada je to u redu.

Možete izbrisati račun koji nije plaćen. Prikazati račun kako je prikazano u odjeljku Kako izmijeniti račune i odabrati izbrisati iz opcija računa navedenih na slici iznad. Napomena: Ako ne možete izbrisati račun jer je plaćen, morat ćete umjesto toga poništiti račun.

C. Kopiraj račun - Ako dobavljač dobivate račune koji su gotovo identični, možete kopirati prethodno uneseni račun i izvršiti nekoliko izmjena koje su vam potrebne da biste uštedjeli nekoliko pritisaka na tipke. Slijedite korake navedene u odjeljku Kako izmijeniti račune kako biste prikazali račun. Odaberi kopirati iz gumba Opcije računa kako je prikazano na slici iznad. Napravite sve potrebne izmjene računa i spremite ih.

Kako Side-by-Side datoteke mogu vam pomoći upravljati svojim računima

Jedna od najnovijih značajki koje Xero nudi naziva se usporedna datoteka. Ova izvrsna značajka omogućuje pohranjivanje kopija računa, faktura i drugih dokumenata u Xero pored transakcija na koje se odnose. To će vam omogućiti jednostavan pristup tim dokumentima tijekom porezne sezone ili u slučaju revizije. Da biste koristili ovu značajku, možete poslati dokumente u Xero Inbox ili povući i ispustiti dokumente izravno u pristiglu poštu.

Korak 1 - Pronađite svoju Xero adresu e-pošte

Na Nadzornoj ploči kliknite ikonu datoteke kako je prikazano na slici ispod.

Dođite do ulazne pošte Xero

Korak 2 - Vaša Xero adresa e-pošte prikazat će se kao što je prikazano na slici ispod.

Navedite ovu adresu e-pošte dobavljačima, klijentima i svima ostalima koji vam šalju dokumente koje želite priložiti transakcijama.

Pošaljite datoteke na adresu e-pošte Xero tako da se pojave u ulaznoj pošti unutar Xero-a.

Napomena: Također možete povući i ispustiti dokumente spremljene na računalu ili fotografirati račun i spremiti ga ovdje.

Korak 3 - Odaberite datoteku za stvaranje transakcije.

Odaberite dokument u pristigloj pošti Xero stavljajući kvačicu pored njega, a zatim kliknite "Dodaj u novoGumb za stvaranje transakcije kao što je prikazano na slici ispod.

Stvorite novu transakciju iz datoteke prenesene u Xero Inbox.

Četvrti korak - Na sljedećem zaslonu vidjet ćete prikaz uz bok koji je učitan (s lijeve strane) i novi zaslon računa (s desne strane).

Pomoću bočnog prikaza unesite pojedinosti računa (s lijeve strane) u novi prozor računa u Xerou (desno).

Ovaj bočni prikaz omogućuje vam da lako unesete pojedinosti računa, fakture kupca, potraživanja troškova ili primite / potrošite novčanu transakciju jer su detalji ispred vas. Najbolje od svega, dokument se automatski pridodaje transakciji tako da joj možete pristupiti kad god to trebate.

Zamotati

To dovršava odjeljak o tome kako izraditi račun. Sljedeća lekcija u našem Xero tečaju bit će kako plaćati račune. U ovoj lekciji provest ćemo vas kroz način plaćanja računa koji su prethodno uneseni u Xero. Da biste pristupili ovoj lekciji ili bilo kojoj drugoj u nizu, kliknite ovdje. Za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju Xero-a kliknite vezu u nastavku.

? Lekcija 4.1

Besplatna 30-dnevna probna verzija

Lekcija 4.3?