U ovom vodiču za plaćeno vrijeme za mala poduzeća (PTO), provest ćemo vas kroz sve što trebate znati kako biste uspostavili i upravljali vašim PTO pravilima.
Da bismo vam pomogli razumjeti kako bi politika PTO-a mogla izgledati, stvorili smo i uzorak predloška za PTO i popis za provjeru koji možete izmijeniti za potrebe svoje tvrtke. Ostatak ovog članka pokriva ono što trebate znati odgovor na pitanja u kontrolnom popisu.
- Predložak i kontrolni popis za PTO (preuzmite Word Doc ili PDF)
Iako je važno imati jasnu PTO politiku, potreban vam je i sustav za upravljanje i praćenje zahtjeva i razgraničenja PTO-a. Zoho People je pristupačna HRIS platforma za male tvrtke koja olakšava prilagođavanje tipova dopusta, kreiranje vremenskih tablica, postavljanje vremena za automatsko snimanje sati i omogućavanje zaposlenicima da prijavljuju vrijeme online ili s mobilnim uređajem. Najbolje od svega, Zoho People je besplatan za najviše 5 korisnika.
Posjetite Zoho ljude
Napominjemo da ovaj članak sadrži samo općenite informacije, pa se prije donošenja bilo kakve odluke o pružanju plaćenog ili neplaćenog dopusta treba savjetovati s pravnim stručnjakom.
Koje su različite vrste plaćenog vremena (PTO)?
Trenutno 6 tvrtki PTO-a trenutno koriste tvrtke. Oni su:
- Bolesno vrijeme - vrstu PTO koja se koristi kada je zaposlenik bolestan (ili ima bolesnog člana obitelji). Neke države poput Kalifornije i Oregona zahtijevaju plaćeno slobodno vrijeme.
- Godišnji odmor - Vrsta PTO-a koji se koristi kada zaposlenik odlazi na planirano putovanje ili ima neplaniranu hitnu situaciju, poput kvara na automobilu.
- Osobni praznici - Novija vrsta PTO-a koju poslodavci koriste za pokrivanje neobičnosti poput osobnih hitnih slučajeva ili vjerskih praznika koji se ne slave u SAD-u. Čak i događaji poput rođendana voljene osobe ili godišnjice braka mogu biti obuhvaćeni ovom kategorijom.
- Nacionalni praznici (tzv. Društveni praznici) - Ovo su dani poput Božića i Nove godine kada je cijeli ured zatvoren, ali zaposlenici su i dalje plaćeni.
- Ostavite žalost - Ova vrsta PTO-a obično traje određeno vrijeme u slučaju smrti zaposlenog člana obitelji.
- Odlazak žirija - Ovu vrstu PTO-a obično pokreće sudski dokument kojim se od vašeg zaposlenika traži da služi dužnost porote.
Je li moje poduzeće obvezno osigurati PTO?
Većina tvrtki ne mora osigurati plaćeno slobodno vrijeme za stvari kao što su odmor. Jedina iznimka su poslodavci koji posluju sa sindikatima i podliježu kolektivnim ugovorima. Ako poslujete sa sindikatom, razgovarajte sa svojim sindikalnim delegatom ili odvjetnikom kako biste bili sigurni da razumijete koliko PTO morate pružiti.
Mnogi gradovi i države imaju zakone koji zahtijevaju plaćeno bolovanje, o čemu ovdje govorimo.
Ako vaša tvrtka ima više od 50 stalno zaposlenih, podložni ste saveznim i državnim propisima neplaćen slobodno vrijeme u medicinske svrhe, poznatiji kao Zakon o obiteljskom i medicinskom dopustu (FMLA) na saveznoj razini. Mnoge države imaju posebne zahtjeve koje dodaju FMLA.
Čak i ako niste dužni pružiti plaćeno odsustvo, mnogi vlasnici tvrtki odlučuju pružiti PTO za bolovanje, odmor i druge događaje jer je to velika dodana vrijednost za njihove zaposlenike. Ona pomaže u regrutiranju i zadržavanju vrhunskih talenata.
Savezni zakoni i PTO
Opet, ne postoje savezni zakoni koji zahtijevaju PTO u bilo kojem obliku, bilo da se radi o državnim praznicima kao što je Novogodišnji dan, plaćeno bolovanje ili na drugi način.
Zakoni države / grada i PTO
Kada je riječ o PTO-u, provedeni su državni i gradski zakoni koji mogu zahtijevati određeni iznos plaćenog dopusta u određenim situacijama.
Ako zaposlite udaljene zaposlenike ili imate zaposlenike u različitim uredima u cijeloj zemlji, imajte na umu da ćete se morati pridržavati zakona o lokaciji zaposlenika. Na primjer, ako zaposlite zaposlenika koji radi iz Chicaga, morat ćete osigurati plaćeni bolnički dopust kako to zahtijeva zakon iz Chicaga, čak i ako se vaša tvrtka nalazi u Arizoni.
Postoje dvije glavne situacije u kojima se neki državni i gradski zakoni odnose na PTO:
- Bolovanje - Neke države i gradovi donijeli su posebne zahtjeve za bolovanje. U nastavku smo izradili praktičnu tablicu koja vam pokazuje što je potrebno za bolovanje u vašoj državi ili gradu.
- Naplata PTO-a - Ovisno o tome u kojoj se državi nalazite, ako nudite PTO, možda ćete morati platiti dopust koji je zaposlenik prikupio i koji još nije upotrijebljen ako prekinete radni odnos. Stvorili smo drugu tablicu koja će vam pomoći razjasniti ako trebate postupiti u skladu s ovim ili ne.
Zakoni o bolovanju u državi / gradu
| Država Grad | Zahtjev za bolovanjem |
|---|---|
| California - Statewide | Poslodavci moraju osigurati ili paušalni iznos ili razgraničeni iznos plaćenog bolovanja, a pokrivaju i honorarne / privremene radnike. Poslodavci svih veličina moraju se pridržavati. Više informacija možete pronaći ovdje. |
| Kalifornija - Emeryville | Mala poduzeća s manje od 55 zaposlenika podliježu zakonu o minimalnoj plaći i bolovanju za 2015. u Emeryvilleu. Omogućuje obračunavanje do 48 sati (6 dana) plaćenog bolovanja. Više informacija možete pronaći ovdje. |
| Kalifornija - Oakland | Zakon o bolovanju u Oaklandu zahtijeva minimalno 5 plaćenih bolničkih dana godišnje. Zakon obuhvaća sve poslodavce, pa čak i agencije za zapošljavanje, ali ne obuhvaća neovisne ugovaratelje. Više informacija možete pronaći ovdje. |
| Kalifornija - San Fransisco | Zakon iz San Francisca stupa na snagu 1. siječnja 2017. i zahtijeva 1 sat obračunatog bolovanja na svakih 30 sati rada. Zakon ima neke prilično specifične zahtjeve za poslodavce, uključujući i to da se bolovanje može prenijeti iz godine u godinu. Saznajte više ovdje. |
| Connecticut | Pravo Connecticuta primjenjuje se samo na velike poslodavce (one s 50 ili više zaposlenika) i nalaže radnicima 40 sati (5 dana) plaćenog bolovanja. Ne može biti odmazde protiv zaposlenika zbog korištenja bolovanja. Saznajte više ovdje. |
| Illinois - samo Chicago | Prema Čikaškom pravilniku (pdf), koji će stupiti na snagu 1. srpnja 2017., poslodavci moraju omogućiti zaposlenicima da prikupe najmanje jedan sat plaćenog bolovanja za svakih 40 sati rada, do najviše 40 sati godišnje (osim ako poslodavac odluči postaviti višu granicu). Saznajte više ovdje. |
| Da kapo | Zakon o bolovanju u DC-u zahtijeva: 1. Poslodavci sa 25 do 99 zaposlenika moraju svakom zaposleniku pružiti najmanje 1 sat plaćenog bolovanja na svakih 43 sata rada, ograničeno na 5 dana godišnjeg odmora. 2. Poslodavci s 24 ili manje zaposlenika moraju osigurati najmanje 1 sat plaćenog bolovanja na svakih 87 sati rada, a ograničeni su na 3 dana godišnjeg odmora. Više informacija možete pronaći ovdje. |
| Maryland, Maryland | Poslodavci s više od 5 djelatnika moraju osigurati 1 sat plaćenog dopusta za svakih 30 sati rada, ne prelazeći 56 sati plaćenog godišnjeg odmora. Poslodavci s manje od 5 zaposlenika moraju omogućiti odmor po istoj stopi - 1 sat na svakih 30 sati rada - i do 56 sati godišnjeg odmora. Međutim, za te male poslodavce, samo 32 sata moraju biti plaćeni i 24 sata mogu biti neplaćeni. Saznajte više ovdje. |
| Massachusetts | Svi poslodavci moraju dopustiti obračunavanje bolovanja na 1 sat na svakih 30 sati rada, a plaćeno bolovanje može se ostvariti do 40 sati godišnje (5 dana). Više informacija možete pronaći ovdje. |
| New Jersey - Jersey City | Svaka lokalna tvrtka koja radi u Jersey City-u s više od 10 zaposlenika mora svake godine svojim zaposlenicima osigurati do 5 plaćenih dana bolovanja, a tvrtke s manje zaposlenih moraju svojim zaposlenicima pružiti 5 neplaćenih bolničkih dana. Više možete saznati ovdje. |
| New Jersey - Nekoliko velikih gradova | Za gradove New Jersey, Bloomfield, East Orange, Irvington, Montclair, Newark, Passaic, Patterson i Trenton: u poduzećima s više od 10 zaposlenika (i svim dječjim vrtićima, kućnoj zdravstvenoj skrbi i djelatnicima u usluživanju hrane, bez obzira na veličinu), Zaposlenici imaju pravo na godišnju isplatu i korištenje do 40 sati plaćenog bolovanja. U poduzećima s manje od 10 zaposlenika, zaposlenici imaju pravo na godišnje plaćanje do 24 sata plaćenog bolovanja. |
| New York - NYC | Za poslodavce od 5 ili više zaposlenika, zaposlenici mogu ostvariti bolovanje u trajanju od 1 sata po 30 sati rada do 5 dana plaćenog bolovanja godišnje.Za poslodavce od 4 ili manje zaposlenika zaposlenici mogu ostvariti do 40 sati neplaćenog bolovanja. Više informacija možete pronaći ovdje. |
| Pennsylvania - Philadelphia | Zahtjevi za bolovanje odnose se na poslodavce s 10 ili više zaposlenika, poslodavci moraju osigurati najmanje jedan sat plaćenog bolovanja na svakih 40 sati rada u gradu Philadelphiji, do najviše 40 sati godišnje (5 dana). Za poslodavce s manje od 10 zaposlenika morate osigurati do 40 sati godišnje na neplaćenom bolovanju. Saznajte više ovdje. |
| Oregon - u cijeloj državi | Za državni zakon, poslodavci u Oregonu koji imaju 10 ili više godina moraju osigurati plaćeno bolovanje (za manje od 10, moraju osigurati neplaćeni bolovanje). Stopa je 1 sat po 30 sati rada i može se ograničiti na 40 sati (5 dana). Više informacija možete pronaći ovdje. |
| Oregon - Portland | Portland dodaje na državni zakon tako što smanjuje broj zaposlenika na 6 za one poslodavce koji moraju osigurati plaćeno bolovanje. To je jedina razlika. Saznajte više ovdje. |
| Vermont | U 2017. godini tvrtke s 6 ili više zaposlenika morat će osigurati 1 sat plaćenog bolovanja na svakih 52 sata rada. Tijekom 2018. svi će poslodavci, čak i oni s manje od 6 zaposlenika, morati osigurati plaćeno bolovanje. Više informacija možete pronaći ovdje. |
Navesti zakone o isplati PTO-a nakon raskida / otkaza
Bolovanje
Godišnji odmor
Osobni praznici
Plaćeni praznici
- Nova godina
- dan sjećanja
- 4. srpnja
- Praznik rada
- dan zahvalnosti
- Božić
- (Dodajte na dane iz ovog odjeljka kako vam odgovara)
Ostavite žalost
Kako upravljati PTO politikom
Preporučujemo da se pobrinete da vaš odvjetnik pregleda vašu politiku prije nego je distribuirate zaposlenicima ako se nalazite u nekoj od država ili gradova kojima je potrebno bolovanje. Inače, vi ste vjerojatno dobro ići s onim što ste napisali jer ne postoje savezni zakoni oko plaćenog slobodnog vremena.
Nakon dovršetka pravila, osigurajte da svi zaposlenici dobiju kopiju i razumiju je (na primjer, sastanak u cijeloj tvrtki ili videopoziv). Budite spremni objasniti kako traže slobodno vrijeme, a pojedinačne bilance pokazuju svakog zaposlenika što trenutno imaju u svojoj PTO banci. To će vam pomoći zadržati glavobolju i držati ih kristalno jasnima.
Da bi bili temeljitiji, preporuča se da svaki zaposlenik potpiše i napiše kopiju pravila i dokumentira to u svojim osobnim dosjeima (elektronske ili papirne datoteke su u redu). Možete im dati i potpisati i dati datum svoje pojedinačne bilance stanja PTO-a ako želite.
Ako imate priručnik za zaposlenike, tu bi trebalo dodati i PTO politiku, a zatim preraspodijeliti svim zaposlenicima ažuriranu verziju.
Najbolje prakse u PTO politikama i upravi
Najbolja praksa u izradi PTO politike i njenom upravljanju je sljedeća:
- Stavite to u pisanom obliku - Imajte jasnu, pisanu politiku da zaposlenici dobivaju dvije kopije: jednu za sebe, a drugu za potpis s datumom i potpisom. To možete učiniti i elektroničkim putem.
- Budi precizan - Napravite politiku i budite jasni o tome tko ima pravo i za što i kada. Ako se svi vaši zaposlenici ne slažu s pravilima, ponovno ih napišite kako biste bili određeniji. Pogledajte naš predložak iznad.
- Imajte proces - Zaposlenici svih razina trebali bi slijediti isti proces traženja PTO-a, bilo da se radi o bolesniku ili traženju slobodnog vremena za krstarenje na Bahamima. Držite ljude odgovornima za proces, bez obzira na njihov rang. Uvjerite se da je zaposlenik priveden na brod, te im pismeno priopćite PTO politiku u ugovoru o radu ili u priručniku zaposlenika.
- Koristite sustav za praćenje - Kao što je već spomenuto, HRIS platforma za male tvrtke kao što je Zoho People može vam pomoći u praćenju PTO-a i osigurati odmor i bolest za vaše zaposlenike, čineći upravljanje platnim spiskom i slobodnim vremenom manje od glavobolje.
Posjetite Zoho ljude
Često postavljana pitanja o PTO pravilima za vlasnike malih tvrtki
Koje su prednosti korištenja PTO-a? Hoće li me to koštati bogatstvo?
Plaćeni odmor je odličan način da nagradite svoje zaposlenike za naporan rad. 2 tjedna ili 10 dana PTO-a vrijedi 3,8% godišnje plaće. Ako ne pružite bonuse ili druge poticaje za izvedbu, PTO može pružiti veliku podršku za moral.
Ima li ikakvih neslaganja s politikom PTO-a?
Kao i kod svih politika vezanih za ljudske resurse, nekolicina zaposlenika koji zloupotrebljavaju politiku mogu je uništiti za mnoge. Kako bi spriječili zlouporabu PTO-a, osigurajte da se dokumentacija i zahtjevi za PTO prate svaki put - ne "Ja ću to učiniti kasnije", ne "Zapisat ću kad budem imao vremena." Tako ljudi klize i dobivaju dodatne PTO, što može dovesti do frustriranog vlasnika tvrtke. Držite politiku i procedure tijesnim i bit ćete dobro!
Što je s freelancer / ugovor 1099 zaposlenika? Da li dobivaju bolovanje i vrijeme odmora, ako ga pružim?
Za vrijeme odmora, dopust za žalovanje i ostale plaćene slobodne dane kao što su praznici, kratki odgovor je ne. Možete li ih uključiti u politiku? Apsolutno. Ali ne morate.
Za bolovanje, odgovor ovisi o tome gdje se nalazite (koja država ili grad) i što su njihovi propisi o bolovanju.
Na primjer, u New Yorku, ako vaš zaposlenik "zadovoljava definiciju nezavisnog izvođača radova", onda NIJE potrebno dati bolovanje. Međutim, ako dotična osoba nije samostalni poduzetnik, a možda i radi puno radno vrijeme za vas kao 1099, tada biste trebali osigurati plaćeno bolovanje.
Kako bi se osigurao još jedan primjer, u Kaliforniji, njihov državni zakon kaže da su svi zaposlenici koji su klasificirani kao slobodnjaci ili neovisni poduzetnici izuzeti od plaćenog prava o bolovanju.
Ovo je područje na kojem bi trebali gledati na nove propise. Ostanite u toku sa svojim gradskim i državnim zakonima i promjenama koje se na njih događaju.
Što ako imam udaljene zaposlenike u nekoliko država? U drugim zemljama?
Pravilo u HR-zemlji je da vladajući zakoni o položaju vašeg zaposlenika moraju biti u skladu s tim. Na primjer, ako zaposlite zaposlenika koji se nalazi u New Yorku, morat ćete osigurati plaćeno bolovanje u skladu sa zakonom NYC, čak i ako se vaša tvrtka nalazi u Novom Meksiku.
Ovaj članak pogodi nekoliko dobrih noktiju po glavi o zapošljavanju udaljenih zaposlenika. Zaključak je da ćete željeti biti obaviješteni o lokalnim zakonima gdje se vaši zaposlenici nalaze prije nego što ih zaposjete.
Što ako imate židovskog ili muslimanskog zaposlenika koji želi određene praznike off?
Ovo je mjesto gdje oni osobni praznici mogu doći u ruci. Zasigurno ne želite da se zaposlenik osjeća nelagodno zbog odmora koji se temelji na vjeri, niti stvarno želite da koriste vrijeme odmora, jer se to čini pomalo nepravedno. Nadalje, što manje osobnih podataka znate o svojim zaposlenicima (kao što su vjerske sklonosti), manje je vjerojatno da ćete slučajno diskriminirati.
Što ako netko pređe predviđenu količinu PTO-a?
Neki poslodavci dopuštaju ljudima da odlaze u "dug" za vrijeme odmora … drugi ne, a zatim neka zaposlenik uzme neplaćeno slobodno vrijeme. Što god odlučili, samo budite dosljedni - ne igrajte omiljene i držite ga poštenim kako biste izbjegli probleme.
Razmotrite druge opcije ako postoji hitna potreba za slobodnim vremenom, kao što je fleksibilno vrijeme ili rad od kuće. To može biti prikladno ako, na primjer, netko ima bolesnog člana obitelji.
Možete li dati nekim zaposlenicima više slobodnog vremena od drugih ako, na primjer, tamo rade duže?
Da, možete. Posebno za vrijeme odmora, vrlo je normalno da zaposlenici s dužim radnim stažem ili višim rangom imaju više plaćenog godišnjeg odmora od mlađih ili novijih zaposlenika. Na primjer, ako biste zaposlili COO-a, novi COO bi vjerojatno zahtijevao više od tipičnih 10 slobodnih dana za vrijeme odmora. Ovo je izvrstan primjer zašto PTO nudi prednost!
Preko tebe
Kakvu PTO politiku ima vaša mala tvrtka i zašto? Pružate li i plaćeni odmor? Voljeli bismo čuti od vas što radite za PTO!
Isto tako, ne zaboravite provjeriti Zoho osobe koje olakšavaju prilagođavanje tipova dopusta, stvaranje online timesheeta i omogućavanje zaposlenicima da prijavljuju vrijeme na svojim mobilnim uređajima, a sve to besplatno za do 5 korisnika.
Posjetite Zoho ljude
