Uspostava ureda može biti uzbudljiva i zastrašujuća zadaća, pogotovo ako je vaš prvi. U ovom vodiču podijelit ćemo savjete mnogih stručnjaka kao i iskustva iz prve ruke kako bismo vam pomogli u postavljanju ureda što je bezbolnije i učinkovitije.
Ako ste poduzetnik u kući ili mobilni profesionalac, iznajmljeni uredski prostor možda nije u vašem proračunu ili čak nužan. Alliance Virtual Offices nudi virtualna uredska rješenja koja uključuju komercijalno priznatu poslovnu adresu, lokalni ili besplatni broj i recepcionarku koja odgovara na pozive u nazivu vaše tvrtke - sve bez skupog mjesečnog zakupa. Možete čak dobiti pomoć u pronalaženju coworking prostora i rezervirati sobe za sastanke u više od 275 američkih gradova. Dobijte besplatnu ponudu danas.
Posjetite virtualne urede saveza
Korak 1: Napravite popis svega što vam je potrebno za vaš ured
Napravite popis svega što će vam trebati u novom uredu, od stolova i stolica do računalnog hardvera, kao i sve zadatke kao što je postavljanje internetske veze.
Ovdje su neke uobičajene stavke koje će većina ureda trebati. Kliknite na donje veze da biste pogledali vodič za kupce za svaku stavku ili usluge u uredu na popisu.
Potrebe ureda za male tvrtke
| stolovi | Opcije za bilo koji izgled ili stil rada |
| stolice | Najbolji uredski stolci za bilo koji proračun |
| računala | Odabir stolnog računala u odnosu na laptop, Mac ili PC |
| Usluga telefona | Preporuke za VoIP telefonske usluge |
| Desk telefoni | Recenzije od najboljih VoIP telefona za svaki ured |
| Konferencijski telefoni | Najbolja oprema za konferencijske pozive |
| Internet usluga | Preporuke za pružatelje brzog interneta |
| Kreditne kartice | Preporuke za mala poduzeća |
Lakša opcija za uredske telefone
Uštedite vrijeme odabirom uredskih telefona i telefonske usluge s RingCentralom. Oni nude visokokvalitetnu telefonsku uslugu pomoću postojeće internetske veze, sa svim značajkama koje su vam potrebne, za pola cijene tradicionalnih fiksnih linija. Također dobivate besplatan telefon kada se prijavite. Kliknite ovdje da biste isprobali RingCentral besplatno 15 dana.
Posjetite RingCentral
Osim toga, možda će vam trebati neke od ovih izbornih stavki:
Neobavezne potrebe ureda za male tvrtke
| Sustav alarma | Usporedite prednosti i nedostatke osobnih i profesionalnih sustava |
| Osiguranje | Politika CGL-a može pokrivati nezgode, poput klizanja i pada u vašem uredu. Za pokrivanje imovinske štete u uredu, međutim, trebat će vam osiguranje od komercijalne imovine |
| Telefonska sekretarica | Ako želite aktivnog agenta koji se javlja na vaš telefon, ali ne možete si priuštiti stalnog recepcionara, pogledajte naš potpuni vodič za usluge odgovaranja |
| Opće uredske potrepštine | Za sve ostalo (i onda za neke) tu je Amazon |
Korak 2: Dizajn tlocrta ureda
Kada imate popis svega što vam je potrebno, sljedeći korak je da ga iznesete. To će vam također pomoći da potvrdite koliko namještaja trebate kupiti.
Najprije odaberite vrstu izgleda:
- Otvoreni plan maksimizira korisnu površinu prostora, ali na štetu privatnosti i pohrane
- Zatvoreni plan vašem osoblju daje više osobnog prostora, ali je manje suradnički i neće odgovarati onoliko mjesta
- Modularni plan kombinira elemente oboje, dajući vašem osoblju više privatnosti, pohrane i većih radnih površina, ali s otvorenim područjima između sjedala za suradnju
Možete koristiti jednostavan softver za izradu nacrta, kao što je Edraw (lokalno instaliran) ili SmartDraw (na temelju oblaka), za povlačenje i ispuštanje radnih stanica, stolova i drugih stavki koje će vam pomoći u dizajniranju uredskog prostora.
Korak 3: Postavite svoj telefonski sustav
Imate nekoliko opcija pri odabiru telefonskog sustava koji najbolje odgovara vašem poslovanju. Neki od njih uključuju:
- Tradicionalna telefonska usluga koja radi na starim bakrenim telefonskim linijama
- VoIP telefonski servis, koji prenosi glas kao podatke putem internetske veze
- Virtualna telefonska usluga koja upućuje pozive na poslovni broj telefona na vašu osobnu telefonsku liniju
VoIP telefonska usluga je odlična opcija za većinu tvrtki jer je pristupačnija od fiksne i jednako jasna. Također možete jednostavno dodati ili oduzeti onoliko redaka koliko vam treba, a moći ćete dobiti telefonsku uslugu u roku od nekoliko minuta od uključivanja telefona. Jedna velika opcija je RingCentral koji nudi besplatan VoIP telefon kada se prijavite. Kliknite ovdje za besplatni telefon.
Značajke VoIP poziva
- Poziv na čekanju
- Zadržavanje poziva
- Prijenos poziva
- Konferencijski poziv
- ID pozivatelja
- Govorna pošta
- Administracija sustava temeljena na webu
Posjetite RingCentral
Još jedna korisna značajka koju većina pružatelja uključuje je auto-pomoćnik, koja automatski odgovara na vaše dolazne pozive i predstavlja pozivateljima popis opcija koje možete odabrati. Ovisno o opciji koju je odabrao pozivatelj, njihov poziv bit će preusmjeren prema stablu poziva koje ste postavili.
Evo primjera stabla poziva:
Auto-polaznici mogu se postaviti s VoIP telefonske usluge u vašem uredu ili s virtualnom telefonskom uslugom. Jedina razlika je u tome gdje usmjerava vaše pozive. Uz VoIP telefonsku uslugu, poziv će biti preusmjeren na odgovarajući telefon u mreži ureda; s virtualnom telefonskom uslugom, poziv će biti proslijeđen na odgovarajuću osobnu telefonsku liniju koju ste definirali.
Korak 4: Pronađite najbolje namještaj i računala
Zatim odaberite najbolji uredski namještaj i računala za potrebe i proračun vaše tvrtke.
Uredski stolovi
Koji uredski pultovi koje odaberete uvelike ovisi o vašem uredu.
Sa otvorenim planom, jednostavni pravokutni stolovi koje možete grupirati obično će raditi najbolje. Kada smo prvi put krenuli u Fit Small Business, koristili smo jednostavne sklopive stolove poput ove. To nam je omogućilo brzo, jeftino i fleksibilno rješenje koje smo lako mogli preurediti u bilo koji raspored. Loša strana u sklapanju stolova je u tome što ne dopuštaju mjesta za pohranu, niti su posebno elegantni.
Za malo više novca možete kupiti stolove od stakla, metala ili faux drva koji u svom dizajnu obično uključuju neke opcije za pohranu. Tablice u obliku slova L, posebno, izvrsne su za postavljanje modularnog plana.
Uredske stolice
Iako na tržištu postoje mnogi jeftiniji uredski stolci, preporučujemo da kupite najbolje što vaš proračun može priuštiti. Dobre stolice pomažu u promicanju sretnog i zdravog radnog okruženja - vaše osoblje provodi veći dio dana na njima, tako da im ulaganje u njihovu udobnost pokazuje da ih cijenite. Također možete uštedjeti novac na izgubljenoj produktivnosti - nekoliko nas u tvrtki Fit Small Business iskusilo je velika poboljšanja u bolovima u leđima nakon nadogradnje naših uredskih stolica.
Postoje tri glavne vrste uredskih stolica koje možete odabrati:
- Radne stolice, koje su obično bez ruku, kompaktne i štede prostor, a namijenjene su za kraću uporabu
- Stolice na sredini leđa, koje imaju oružje i koje pružaju više podrške
- Izvršne stolice, koje su obično ergonomskije i plišane
Za većinu ureda, mid-leđa i izvršni stolice će služiti većina Vaših potreba s nekim zadatak stolice koriste za dopunu ih na privremene radne stanice.
Uredska računala
Ako ćete pružiti ista ili slična računala cijelom osoblju, a ne dopustiti im da sami odaberu, prva odluka koju ćete morati donijeti je koju vrstu računala kupiti. Računalna računala općenito pružaju bolju vrijednost uz više prostora za pohranu i bolje performanse, ali prijenosna računala su prijenosnija.
Zatim ćete morati odabrati koji će operacijski sustav raditi:
- Apple OS X je idealan za grafiku, video i audio uređivanje i stolno izdavaštvo
- Chromebook je jeftina opcija ako vaša tvrtka prvenstveno koristi Google suite i drugi web-bazirani softver
- Windows, koji je široko korištena i fleksibilna platforma
Korak 5: Postavite internet
Iako smo ga naveli kao četvrti korak, trebali biste istražiti koji davatelj internetskih usluga (ISP) povezati vaš ured s dobro prije nego se uselite. brzog internetskog pružatelja usluga. To možete potvrditi pretraživanjem Nacionalne širokopojasne karte FCC-a.
Zatim, nakon što ste pronašli nekoliko pružatelja usluga, usporedite njihove planove, cijene i ugovore. Također, imajte na umu da se komercijalni računi često razlikuju od stambenih, stoga budite oprezni kada gledate njihove uvjete.
Za većinu malih poduzeća dovoljna je internetska veza s najmanje 15 Mbps i 5 Mbps. Međutim, kako se veličine datoteka povećavaju i više se sadržaja prenosi na internetu, brža je veza. Preporučujemo 50 Mbps preuzimanje i 10 Mbps prijenos veze ako su dostupni.
Mali poslovni ugovori na Internetu
Većina ISP-a zahtijevat će od vas potpisivanje ugovora s obvezom od 1-3 godine. Ako otkažete uslugu prije isteka roka ugovora, možda ćete biti odgovorni za plaćanje naknade za rani otkaz. Svakako potvrdite ove uvjete kod svog ISP-a prije nego što potpišete.
Usporedili smo najčešće uvjete ugovora od najboljih ISP-ova na svakom tržištu za vas. Slijedi sažetak usporedbe nekih od njih:
Trajanje ugovora i naknade za otkazivanje od strane Internet Providera
| Trajanje ugovora | Naknada za rano otkazivanje | |
|---|---|---|
| AT&T Business |
|
|
| Comcast Business |
|
|
| Time Warner Business |
|
|
| Verizon FiOS Business |
|
|
Da biste saznali više o drugim ISP-ovima, kao što su Charter, Frontier, CenturyLink i Cox, možete pročitati naš potpuni vodič. U njemu uspoređujemo ISP-ove po cijeni, dostupnoj brzini i korisničkoj usluzi.
Zaključak: kako postaviti ured
Postavljanje vašeg ureda je uključen proces; ali kao i svaki drugi projekt, što ste bolje pripremljeni i što više istražujete i planirate unaprijed, to može biti bezbolniji.
Ako trebate djelovati brzo, postoje dobre privremene opcije. Na primjer, sklopivi stolovi mogu popuniti stolove, a jednostavni auto-poslužitelj ili telefonsko stablo umjesto punog poslovnog telefonskog sustava predstavit će profesionalno lice za vaše poslovanje. I kako vaše poslovanje raste, odjeljak Započinjanje poslovanja učitava se recenzijama, vodičima kupaca i korisnim savjetima za postavljanje ureda i izvan njega.
