Ovaj vodič istražuje kako učinkovito upravljati fizičkim brojem inventara vaše tvrtke. Također možete preuzeti besplatne predloške inventara koji sadrže savjete o tome kako ih koristiti. Do kraja ovog vodiča imat ćete alate koji su vam potrebni za vođenje fizičkog popisa inventara i know-how za izradu procesa koji vam odgovara.
Ako želite automatizirati upravljanje inventarom, Lightspeed je naš preporučeni softver za male tvrtke. Uz fleksibilne opcije plaćanja, 24/7 podršku i automatsko praćenje zaliha, teško je pronaći bolju alternativu. To čak može generirati narudžbenice kada vaš zaliha dobiva niska. Kliknite na donji gumb za besplatnu 14-dnevnu probnu verziju - nije potrebna kreditna kartica.
Posjetite Lightspeed
1. Primjer obrazaca predložaka inventara za fizičke brojeve
Budući da se potrebe za praćenjem proizvoda razlikuju, predlošci inventara rijetko se uklapaju u jedan stil. Neki proizvodi trebaju samo osnovnu količinu, dok drugi zahtijevaju polja za opcije kao što su veličina, boja ili oboje za točne brojeve. Sljedeća tri predloška inventara i njihove varijacije funkcioniraju za većinu trgovačkih i veleprodajnih zaliha proizvoda.
Kliknite ovdje da biste preuzeli besplatne predloške oglasnog prostora. Možete ih ispisati prazne ili unaprijed popuniti naziv i broj proizvoda na računalu. Objasnit ću kako to učiniti na kraju ovog odjeljka.
Predložak inventara 1: Popis inventara jednostavne količine na ruci
Opcija A: Ovo je najjednostavniji predložak za popis zaliha i radi za trgovine koje opskrbljuju razne stavke koje prodaju komad ili jedinica jedinice. Obrazac prikazuje nazive proizvoda i brojeve i ostavlja mjesto za brojač da unese količinu (QOH) za svaku stavku ili jedinicu slučaja. Jednostavan!
Opcija B: To je isti koncept kao i A, ali dodaje stupce za broj skladišta i ukupan zbroj. To je najbolje za radnje koje prevoze zalihe u skladištu, kao i zaliha na policama trgovina. Pomoću ovog predloška inventara zasebno brojite proizvode u skladištu i na policama trgovina, a zatim ih zbrojite.
Predložak inventara 2: Popis inventara brojeva predmeta
Ovaj predložak inventara je najbolji za dućane koji su predmet zaliha, ali prodaju stavke po komadu. To je vrlo uobičajeno u e-trgovini, gdje se predmeti često opskrbljuju u njihovim paketima, a zatim se pojedinačno odabiru za ispunjavanje naloga. Također je korisno za trgovine koje nose mnogo zaliha. Pomoću ovog predloška brojite predmete, zabilježite količine slučajeva (12, 24, itd.), A zatim izbrojite pojedinačne jedinice na polici. Nakon toga zbrojite ukupnu količinu na ruci nakon što se brojanje završi. Na taj način brojači mogu samo brojati i ne brinuti se o matematici.
Predložak inventara 3: Popis i popis inventara boja
Ovaj predložak radi za trgovine koje nose stavke s opcijama, poput veličine i / ili boje. Čak i ako koristite kompjuterizirani sustav inventara koji prati proizvode na razini opcija, njihovi zadani popisi inventara često zbunjuju fizičke brojeve. U većini slučajeva, dolje navedeni predlošci daleko su učinkovitiji za brojanje proizvoda s opcijama.
Opcija A: Ovaj predložak oglasnog prostora je najbolji za prebrojavanje robe koja ima jednu opciju, poput veličine:
Opcija B: Ovaj predložak oglasnog prostora jednostavno upravlja brojevima za proizvode koji imaju dvije opcije, kao što su boja i veličina:
Kako prilagoditi ili popuniti ove predloške inventara
Evo tri načina na koje možete prilagoditi ili unaprijed popuniti predloške oglasnog prostora kako biste brže prebrojili:
1. Unesite podatke izravno u predložak
Za bilo koji od gore navedenih predložaka možete ispuniti polja kao naziv proizvoda, broj SKU-a, boje itd., Ako želite. Jednostavno upišite te podatke u odgovarajuća polja predloška inventara.
2. Kopirajte i zalijepite podatke iz postojeće proračunske tablice popisa inventara
Imate li već popis inventara u proračunskoj tablici? Možete jednostavno Kopiranje i lijepljenje potrebne podatke stupca iz glavne proračunske tablice u predložak inventara. Na taj način ne mijenjate izvorni popis oglasa. Također možete dodati nove stupce ili označiti zaglavlja stupaca u predlošku na bilo koji način.
3. Preuzmite podatke iz sustava za upravljanje inventarom
Koristite li sustav za upravljanje oglasnim prostorom, ali želite stvoriti prilagođeni obrazac za broj inventara kao što je ovaj? Većina vas sustava dopušta preuzmite .csv datoteku vašeg oglasnog prostora, koje možete otvoriti u proračunskoj tablici, a zatim prilagodite tako da stvorite stupce potrebne za brojanje. Ili možete Kopiranje i lijepljenje potrebne podatke iz glavne proračunske tablice u predložak inventara.
Sada kada ste upoznati s načinom na koji popis inventara radi za fizičke brojeve, vidjet ćemo kako se nositi s procesom prebrojavanja inventara.
2. Procesi inventara i najbolje prakse
Hajdemo samo izaći i reći to. Brojanje fizičkog inventara je posao, čak i za najmanji i većinu organiziranih trgovina. Ali to mora biti učinjeno, pa hajde da istražimo načine kako bi se vaš trud isplatio, počevši od toga koliko često biste trebali brojati svoj inventar.
Godišnji grofovi i brojci ciklusa
Većina trgovina provodi dvije vrste fizičkog inventara: godišnji obračun i periodično broj ciklusa , Evo pokvarenja; ako obavljate redovne brojeve ciklusa, vaš godišnji broj je nemoguć. Ako ne radite brojanje ciklusa, godišnji obračun je doista velika stvar. I često velika bol, za dizanje.
godišnji broj to je samo to, potpuni popis zaliha na zalihama, koji se obavlja jednom godišnje, obično na kraju fiskalne godine za porezne svrhe. Saznajte zašto su točne vrijednosti inventara važne za vaše knjigovodstvo i poreze ovdje.
Ako radite samo godišnje, postoji velika vjerojatnost da ćete se morati nositi s hrpom problema poput pogrešaka, pogrešnog inventara, nestašica, prekomjernih troškova itd. U stvari, ove iritacije inventara vjerojatno će se pojaviti tijekom cijele godine. vam vrijeme i prodaja. Ovo je mjesto gdje brojanje ciklusa može neizmjerno pomoći.
Broj ciklusa je samo djelomični popis inventara koji se izvodi na osnovi rotacije. Obično brojite samo nekoliko linija proizvoda ili jednu kategoriju svaki tjedan, tako da je sitan posao i lako se uklapaju u tjedne zadatke. Glavna prednost brojanja ciklusa je da otkrijete male probleme, kao što su nedostatak zaliha ili zagubljeni zalihe, prije nego što postanu divovske glavobolje koje utječu na prodaju. Druga korist je da se cijeli inventar uredi tijekom cijele godine, tako da kada se godišnje zbroji, malo je, ako ih uopće ima, iznenađenja.
Priprema za popis inventara
Bilo da radite godišnji broj ili broj ciklusa, posao pripreme inventara je isti. Iako se broj ciklusa zbraja, otkrit ćete da je priprema brža jer se vaš oglasni prostor redovito upravlja. Evo općih koraka:
1. Ispišite obrasce za popis inventara
Prije nego što računate, morat ćete ispisati obrazac za broj inventara pomoću gore navedenih predložaka ili ga upotrijebiti iz kompjuteriziranog sustava oglasnog prostora. Neki napredni sustavi, kao što je Lightspeed, imaju čak i skenere za barkod kako bi proces bio još brži. Saznajte više o tim značajkama. Za brojanje godišnjih ili velikih ciklusa, možete organizirati brojanje po proizvodnim linijama, mjestu pohrane ili kategorijama proizvoda; sve što je najbolje za vašu trgovinu, osoblje i brojati pomoćnike.
2. Uredite inventar koji se broji
Za godišnje računanje, to znači češljanje po trgovini, skladištu ili skladištu; gdje god vaš inventar živi. Uvjerite se da su sve stavke organizirane i smještene na točnim mjestima. Također se pobrinite da je zalihe robe dostupne i prebrojive. Neke trgovine i tvrtke za e-trgovinu u ovoj fazi čak prefaktiraju velike blokove stavki zaliha. Opet, učinite sve što je potrebno za vaš rad.
3. Postavite graničnu točku
To je najvažnije za godišnje računanje kada vaš posao doista treba ugasiti na dan ili tako da se posao ispravno obavlja. Kada dostignete graničnu točku, sve primljene, prodajne i druge aktivnosti koje utječu na inventar Stop , One se ne počinju ponovno dok se broj inventara ne dovrši i sve proračunske tablice ili kompjutorizirani sustavi ne ažuriraju s točnim brojevima brojeva.
Postupak brojanja inventara i prilagodbe
Kada je vrijeme za brojanje, proces je prilično jednostavan. Ako ste mali dućan, vi, vaše osoblje ili nekoliko prijatelja trebali biste ga moći oboriti za jedan dan. Veće prodavaonice ili skladišta mogu imati kasnu noć ili čak dvodnevnu dionicu. Evo kako to riješiti:
1. Dodijelite brojače određenim područjima ili linijama proizvoda i počnite brojati
Radije ću brojati inventar u timovima od dva. Jedna osoba broji dok drugi piše i po potrebi provjerava. Brojači svakako mogu raditi sami, ali timovi su preferirana metoda koju koristi većina tvrtki, velikih i malih.
2. Provjerite točnost
Uvijek je dobra ideja imati one koji nisu brojali određenu liniju ili kategoriju za provjeru za druge. Obično smo provjerili dva do pet posto točaka kako bismo bili sigurni da su svi na vrhu stvari dok broje.
3. Napravite prilagodbe i riješite probleme s brojem
Ako koristite kompjuterizirani popis oglasnog prostora, morat ćete prilagoditi proračunsku tablicu ili sustav tako da odgovara novim fizičkim zbrojevima. Ako ručno pratite oglasni prostor, morat ćete prilagoditi zbrojeve u evidenciji oglasnog prostora kako biste mogli izraditi procjenu inventara za porezne svrhe. Također ćete morati riješiti i uzeti u obzir sva velika odstupanja, poput kratkih dionica ili prekomjernih troškova. Saznajte više o izvješćivanju o inventaru za porezne svrhe ovdje.
3. Kako kompjuterizirati svoj inventar kako bi odgovarao vašim potrebama i proračunu
Postoji mnogo načina za upravljanje inventarom pomoću računala. K vragu, postoje čak i mobilne aplikacije koje vam omogućuju upravljanje brojevima zaliha i inventarom ovih dana. Nekoliko najboljih opcija je jeftino i vrlo jednostavno za korištenje, tako da ne postoji ništa što bi vas spriječilo da razmislite o kompjuteriziranom sustavu inventara. Neke su posebno usmjerene na maloprodajne objekte, druge za e-trgovačka društva, a neke i druge. Jedno je sigurno da zadovoljava potrebe i proračun vaše tvrtke.
Pogledajte nekoliko najboljih sustava za upravljanje inventarom i vrste tvrtki koje najbolje odgovaraju. Možete pokušati jednu od njih za veličinu ako već ne upotrebljavate kompjuterizirani oglasni prostor, pogotovo zato što vam većina daje besplatnu probnu verziju.
| Riješenje | ||
|---|---|---|
| Google dokument ili proračunska tablica | Izrada prilagođenih brojeva obrazaca ili ručno praćenje malih inventara | |
| Kvadrat | Mali trgovci trebaju POS i sustav upravljanja poslovanjem | |
| Brzina svjetlosti | Trgovci na malo s većim zalihama | |
| QuickBooks Online | Bilo koja mala poduzeća. Napredno knjigovodstvo, poslovanje i upravljanje zalihama. | |
| Xero | Bilo koja mala poduzeća. Jeftiniji od QuickBooksa s usporedivim značajkama. |
Donja linija
Sumnjam da se broj popisa fizičkog inventara nalazi na bilo kojem popisu posuda. Ali ako ste vlasnik tvrtke, zasigurno ćete uživati u učinkovitosti koja dolazi s točnim brojem inventara, kao i vaše osoblje i klijente. Brojanje inventara jednostavnim obrascima prvi je korak u stvaranju točnog popisa inventara za upravljanje zalihama. Gore navedeni predlošci i procesi inventara omogućit će vam pokretanje desnog stopala.
Kada imate popis inventara s točnim brojevima, upotrijebite ga kao čistu tablicu za kontrolu inventara. Rasporedite redovne brojeve ciklusa kako biste svoj inventar održavali tijekom cijele godine i rano uhvatili problematične probleme. A ako već ne pratite inventar putem modernog, kompjuteriziranog sustava, sada je vrijeme za početak.
Lightspeed nudi malim i srednjim trgovcima mnogo velikih alata za upravljanje poslovanjem, uključujući POS softver, učinkovito upravljanje zalihama i generiranje narudžbi za kupnju u jednoj praktičnoj platformi. Kliknite ovdje za besplatnu 14-dnevnu probnu verziju.
Posjetite Lightspeed
Upravljate inventarom za svoju malu tvrtku? Rado bismo saznali o sustavima i tehnikama koje rade za vas, molimo podijelite svoje misli u komentarima ispod.
