Kadrovska datoteka je papirna ili elektronička mapa za pohranjivanje dokumenata o ljudskim resursima i platnim spiskovima koji se odnose na nove, postojeće ili prošle zaposlenike. Trebala bi sadržavati osnovne informacije o zaposlenicima i naknadama u skladu sa saveznim i državnim zakonima o radu. Razumijevanje onoga što zapisi o zapošljavanju pohranjuju u datoteku sigurnog osoblja pomažu vam izbjeći moguće pogreške i novčane kazne.
Ako se održavanje osobnih datoteka, uključujući prijave za posao, informacije o kontaktima u hitnim slučajevima, obračun plaća, obrasci za prijavu za pogodnosti i porezne dokumente, čini neodoljivim, možete koristiti softver za obračun plaća kao što je Gusto da biste pohranili dokumente zaposlenika na mreži, pratili PTO i izradili popis za svakog zaposlenika kako biste bili sigurni njihovi kadrovski dosjei su potpuni. Kliknite ovdje za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju.
Posjetite Gusto
Popis za provjeru mapa zaposlenika
Kontrolni popis fascikli zaposlenika može se koristiti, jedan po zaposleniku, kako biste bili sigurni da imate sve dokumente koji su vam potrebni za tu datoteku zaposlenika. Ako koristite mapu s papirnatim datotekama, razmislite o klamanju popisa za provjeru unutar mape. Zatim, svaki put kada ga otvorite, možete vidjeti što imate i / ili ono što nedostaje u osobnom dosjeu zaposlenika. Ili čuvajte kopiju elektroničkim putem, zajedno sa svim drugim dokumentima o zaposlenju zaposlenika putem interneta, kao neku vrstu "glavnog popisa".
Možete preuzeti popis za provjeru i urediti ono što je uključeno u vašu tvrtku. Prvi dio prikazan plavom bojom je morao-ima. Stupac s lijeve strane može se koristiti s kvačicom (✔) ili datumom dodavanja svakog dokumenta. Izmijenite obrazac da biste naveli ime svakog dokumenta u srednjem stupcu. U stupcu s bilješkama ima mjesta za označavanje bilo kakvih primjedbi, kao što bi vas podsjetilo na sljedeću reviziju izvedbe.
- Preuzmite popis za mapu datoteka zaposlenika kao datoteku DOC ili PDF
Revizija datoteka osoblja
Kontrolni popis za reviziju datoteka osoblja može se koristiti za dokumentiranje onoga što nedostaje u svim datotekama zaposlenika prilikom izrade ili revizije vaših osobnih mapa.
Navedite imena zaposlenika na lijevoj strani. Nazivi dokumenata prikazani su na vrhu. Koristite kvačicu da biste pokazali koje dokumente imate. Sve preostale praznine pokazat će vam što nedostaje.
Zatim se možete obratiti zaposlenicima kako biste dobili potrebne dokumente pomoću pet koraka navedenih u nastavku.
- Preuzmite popis za provjeru osobnih datoteka kao XLS ili PDF datoteku
Što uključiti u datoteku osoblja
Dokumenti u osobnom dosjeu zaposlenika trebali bi obuhvatiti cijeli životni vijek njihovog zaposlenja, od pisama s ponudom i obrazaca W-4 do pregleda uspješnosti i papirologije (uključujući intervju zaposlenika na izlazu). Osobna datoteka može biti fizička mapa s tiskanom dokumentacijom ili pohranjena elektroničkim putem pomoću softvera za obračun plaća kao što je Gusto.
Popis onoga što obuhvaća kompletan dosje osoblja je dugačak; stoga ćemo ga podijeliti na tri kraća popisa - mora imati, lijepo imati i izborne stavke.
8 Mora imati dokumente u dosjeima osoblja
Postoji osam HR dokumenata vezanih uz zaposlenike koje mora sadržavati svaka kadrovska datoteka, što uključuje pravne zapise o zaposlenju, kao što su obrasci poreza na plaće, kao i ugovori između zaposlenika i poslodavaca.
Osam dokumenata koje bi trebala sadržavati svaka osobna datoteka zaposlenika su:
- Osnovne informacije o zaposlenicima (ime, adresa i telefonski broj) i podatke za kontakt u nuždi
- IRS porezni odbitak poput W-4s i / ili W-9s
- Informacije o plaćama i naknadama, uključujući podatke o plaćama ili platnim karticama
- Ugovori ili sporazumi između zaposlenika i poslodavca, kao što je ugovor o zabrani natjecanja, ugovor o radu ili ugovor koji se odnosi na automobil ili poslovnu kreditnu karticu koju pruža tvrtka
- Obrasci koji se odnose na primanja zaposlenihkao što su obrasci za upis i korisnici
- Podrška za dijete i / ili pravne ili parnične dokumente (ako ih ima)
- Naknada radnicima potraživanja (ako ih ima)
- Dokumenti o otkazivanju, kao što su razlozi zbog kojih je radnik napustio ili bio otpušten, dokumenti o nezaposlenosti, obrasci za nastavak osiguranja itd.
10 Nice-to-imati dokumente za uključivanje u datoteke osoblja zaposlenika
Sljedećih 10 dokumenata nije potrebno, ali su često uključeni u dosje zaposlenika. Možda će im trebati pristup upravitelju zaposlenika, službeniku za obračun plaća ili zaposleniku. Oni uključuju datoteke vezane uz posao i poslodavca, kao što su aplikacija za posao, ocjene uspješnosti i evidencija o radnom vremenu zaposlenika.
10 dokumenata koji su lijepi za korištenje u osobnom dosjeu zaposlenika su:
- Potpisano pismo ponude ili ugovor o radu
- Potvrda o potpisivanju priručnika zaposlenika
- Opis posla za položaj
- Prijava za posao (ako je korištena)
- Nastavi (ako je dostavljen)
- Ocjenjivanje izvedbe, uključujući nagrade ili citate za izvrsnu izvedbu
- Upozorenja i / ili druge disciplinske mjere, uključujući sažetke povratnih informacija kupaca ili zaposlenika i bilješke o prisutnosti
- Reference i / ili provjere pozadine
- Rezultati ispitivanja lijekova
- Odsustvo, bolovanje * i evidencija o vremenu odmora
* U nekim državama potrebno je voditi evidenciju o bolovanju. Ako se ne održavaju elektronički u vašem platnom sustavu, dobro je da ih zadržite u mapi zaposlenika.
Neobavezne stavke za uključivanje u datoteke osoblja zaposlenika
Društvo za upravljanje ljudskim resursima (SHRM) dodaje na ove popise predlažući dodatne dokumente koji bi se mogli uključiti u mapu osoblja zaposlenika. U mnogim slučajevima te dokumente vodi poslodavac ili dobavljač i možda se ne čuvaju u samom dosjeu osoblja. Na poslodavcu je gdje pohraniti te dokumente:
- Zapisi o obrazovanju - na primjer, ako koristite sustav za upravljanje učenjem ili online portal za obuku, obuka i certifikati vaših zaposlenika vjerojatno će biti pohranjeni elektronički
- Zapisi postavljanja ciljeva - ako koristite softver za upravljanje učinkom, dokumenti za postavljanje ciljeva zaposlenika vjerojatno će biti pohranjeni elektronički
Ako sve ovo postane komplicirano kako vaše poslovanje raste, možete platiti outsourceu ili koristiti sve-u-jednom HR, pogodnosti i softver za obračun plaća kao što je Gusto kako biste mogli pratiti dokumente i upravljati plaćenim odmorom i naknadama. Gusto nudi online pohranu dokumenata, uključujući kopije ugovora o zaposlenicima, pravila i kopiju priručnika zaposlenika. Gusto ima i elektronske potpise, tako da su vaši online obrasci valjani.
Pokušajte Gusto
Vi svibanj također želite koristiti naš popis iznad za svakog zaposlenika kako bi bili sigurni njihove datoteke su potpune. Ili, zakažite godišnju reviziju svojih kadrovskih dosjea kako biste bili sigurni da nijedan od nepotrebnih dokumenata ne nedostaje. Za vaše je poduzeće bolje provjeriti jesu li datoteke u redu prije bilo kakve moguće revizije usklađenosti s vladom, kao što je obračun plaća ili revizija rada.
Što ne treba čuvati u dosjeima osoblja
Postoje tri vrste dokumenata ne pohraniti u mapu osoblja zaposlenika. Oni su:
- Sve što se odnosi na ispunjavanje uvjeta za radnike, kao što su obrasci I-9, kopije vozačkih dozvola ili zapisi o jednakim mogućnostima zapošljavanja (EEO)
- Privatni dokumenti koji su zaštićeni Zakonom o prenosivosti i odgovornosti za zdravstveno osiguranje (HIPAA), koji se također naziva privatnost informacija o zdravlju
- Podaci o privatnim zaposlenicima, kao što su bankovni računi, brojevi socijalnog osiguranja ili imigracijski dokumenti, najbolje se pohranjuju odvojeno od mape za osoblje
Evo prijedloga o tome gdje pohraniti one vrste dokumenata koji se ne smiju čuvati u mapi zaposlenika.
Provjera prihvatljivosti zaposlenja
Razmislite o stavljanju svih obrazaca I-9 i povezanih dokumenata koji potvrđuju pravo zaposlenika na rad u SAD-u u zasebnu mapu. Predstavnici imigracijskih službi, kao i ovlašteno osoblje iz Ministarstva domovinske sigurnosti (DHS), imaju pravo pregledati I-9s. Vi svibanj želite ograničiti ono što agenti su u mogućnosti pogledati držeći I-9s odvojeno od zaposlenika informacije o osoblju.
Informacije o jednakim mogućnostima zapošljavanja (EEO)
EEOC pruža dobrovoljnu mogućnost kandidatima za posao da sami identificiraju svoj invaliditet ili status veterana (vođenje evidencija vezanih uz te dokumente je potrebno ako imate 100 ili više zaposlenika). Predloženo je da ovu dokumentaciju držite odvojeno od mape za osoblje zaposlenika; upravitelji ne bi trebali imati pristup da bi vidjeli ove podatke za rizik diskriminacije zaposlenika u zaštićenom razredu.
Online sustavi za praćenje podnositelja zahtjeva (ATS) obično pohranjuju EEOC informacije odvojeno od svake nove prijave za posao i nastavka posla; HR to može vidjeti, ali anketari i menadžeri to ne mogu.
Medicinske informacije
Zakoni o zaštiti privatnosti HIPAA-inih medicinskih informacija zahtijevaju da zaštitite povjerljivost medicinske dokumentacije vašeg zaposlenika. Ako imate osoblje koje vam je dalo bilješke liječnika ili drugu dokumentaciju, kao što je liječnički dopust, čuvajte ove dokumente vezane uz zdravlje.
Na primjer, ako zaposlenik zahtijeva porodiljski dopust koristeći obrasce zahtjeva FMLA, zadržite ih u posebnoj, sigurnoj FMLA datoteci u koju nitko nema pristup, ali vi i vaš menadžer za ljudske resurse koji je odgovoran za administraciju dopusta. Upravitelju zaposlenika ne bi trebalo dopustiti da vidi povjerljive informacije o zdravlju unutar datoteke zaposlenika.
Kako postaviti datoteke osoblja zaposlenika
Vlasnici tvrtki ne shvaćaju uvijek važnost postavljanja kadrovskih dosjea dok ne budu podvrgnuti reviziji ili uručeni tužbom. Ako radite u nišanu i nervozni zbog toga da sve pripremite za zaposlenike koji već postoje, ne stavljajte stres. Upotrijebite dva predloška koja smo naveli gore, zajedno s pet koraka u nastavku, da biste podesili i uredili svoje datoteke s zaposlenicima.
5 koraka za postavljanje datoteka osoblja za postojeće zaposlenike
Stvaranje kadrovskih dosjea je projekt, ali upravljiv i vrijedan truda; traje samo pet koraka.
1. Uzmite inventar
Prvo, morat ćete uzeti inventar onoga što već imate za svakog zaposlenika. Prokopajte svoje stare poruke e-pošte i provjerite možete li naći komadiće i komadiće ovdje i tamo, kao što su zaposlenici nastavljaju, recenzije izvedbe i porezni obrasci. Upotrijebite popis za provjeru revizije datoteka osoblja kako biste pratili što već imate u datoteci za svakog zaposlenika. (Iako se ne čuva u dosjeu osoblja, provjerite imate li I-9 za svakog zaposlenika.)
2. Shvatite što nedostaje i od koga
Upotrijebite popis za popis datoteka zaposlenika u kojem ćete navesti što želite za svaku datoteku jer uključuje naš popis obrazaca odozgo. Zatim dokumentirajte ono što već imate i što vam je potrebno od svakog zaposlenika. Svakoj osobi može biti potreban vlastiti popis. Za tu svrhu možete prilagoditi popis za provjeru mapa zaposlenika.
3. Održite sastanak
Održite sastanak u cijeloj tvrtki i objasnite zašto stvarate osobne datoteke. Objasnite da je za tvrtku najbolje imati čvrstu dokumentaciju o zaposlenju. Neka zaposlenici znaju da će vam možda trebati njihova pomoć za prikupljanje informacija koje nedostaju, kao što su informacije o kontaktu u slučaju nužde ili kopije njihovih životopisa.
4. Dajte svakom zaposleniku osobni popis dokumenata koje trebate od njih
Svakom zaposleniku dajte svoj pojedinačni kontrolni popis koji pokazuje što vam nedostaje. Ako postoji nešto što vam zaposlenik ne želi dati, kao što su obrazovni transkripti, možete staviti svoju stražu jer možda postoji nešto što su možda napravili kako bi dobili posao. Ipak, nemojte pretpostavljati - samo pitajte zaposlenika zašto ne žele pružiti sve potrebne informacije.
5. Pratite i sigurne datoteke u roku od tjedan dana
Postavite rok od jednog tjedna za sve dokumente zaposlenika i dovršite ih. Ako zaposlenicima date dulji rok, oni mogu zaboraviti. Zatim pohranite dokumente u oblaku, platnom sustavu ili HR softverskom sustavu kao što je Gusto, ili u sigurnim mapama datoteka u zaključanom ormariću s datotekama.
Izradite datoteke osoblja za nove zaposlenike
To je lakša situacija u kojoj će vas dvojica biti. Ako ovo čitate, možda ste upravo zaposlili svog prvog zaposlenika. Odredite koji papiri želite s popisa gore ili koristite popis za provjeru koji smo vam pružili.
Ako želite koristiti softver za obračun plaća kao što je Gusto, HR softver kao što je Zoho People, ili pohranu dokumenata kao što je Dropbox, često možete stvoriti onboard kontrolni popis izravno u softveru i učitati sve papire u elektronički sustav pohrane za svakog zaposlenika.
Federalni i državni zakoni koji se odnose na kadrovske datoteke
Biti usklađen sa saveznim i državnim zakonom važan je aspekt poslodavca. Od vas se traži da čuvate podatke o zaposlenju i podatke o osoblju. Ovdje su najbolje prakse, kao i ono što se zahtijeva zakonom, na saveznoj i državnoj razini.
Savezni zakon i kadrovske datoteke
Zakoni o radu primjenjuju se na sve poslodavce obuhvaćene saveznim zakonima o suzbijanju diskriminacije, što je obično svaki poslodavac s 15 ili više stalno zaposlenih. Međutim, sljedeći zakoni primjenjuju se na sve tvrtke, a svaka agencija ima svoje zahtjeve za čuvanje dokumenata i / ili smjernice.
- Povjerenstvo za jednake mogućnosti zapošljavanja (EEOC) zahtijeva od poslodavaca da zadrže sve podatke o osoblju ili zaposlenju godinu dana. Ako je zaposlenik otpušten, njihova evidencija o osoblju mora se čuvati godinu dana od datuma prestanka radnog odnosa.
- Prema Zakonu o diskriminaciji prema dobnim skupinama (ADEA), poslodavci moraju voditi evidenciju plaća tri godine. Osim toga, poslodavci moraju voditi sve planove primanja zaposlenika (kao što su mirovinski i osigurateljni planovi) i svaki pisani sustav radnog staža ili zasluga za cijelo razdoblje u kojem je plan ili sustav na snazi i najmanje godinu dana nakon njegovog prestanka.
- Prema Zakonu o poštenim radnim standardima (FLSA), poslodavci moraju voditi evidenciju plaća najmanje tri godine. Osim toga, poslodavci moraju čuvati sve evidencije najmanje dvije godine (uključujući stope plaća, ocjene uspješnosti, sustave radnog staža i zasluge i kolektivne ugovore) koje objašnjavaju osnovu za plaćanje različitih plaća zaposlenicima svih spolova u istom poduzeću.
Više o potrebnoj dokumentaciji možete pronaći ako pročitate naš članak o tome koje zapise čuvate i koliko dugo.
Državni zakoni i kadrovske datoteke
Državni zakoni o osobnim dosjeima vrte se oko toga ima li zaposlenik pravo na to Pogledaj njihov dosje osoblja. Mnoge države imaju odredbu koja zaposlenicima omogućuje da u svojim datotekama traže kopije dokumenata. Druge države imaju potencijal da zaposlenik vidi svoj dosje o osoblju podnošenjem tužbe.
Pravo na prikaz država
Sljedeće države omogućavaju zaposlenicima da vide neke ili sve dokumente u svojoj mapi za osoblje; mnoge države su vrlo specifične o tome što točno zaposlenici mogu vidjeti. Drugi dopuštaju poslodavcu da naplaćuje razumne naknade za kopije dokumenata. Na primjer, na Floridi zaposlenici mogu pregledavati samo informacije vezane uz izloženost otrovnim tvarima, au Arizoni se mogu vidjeti samo evidencije o plaći.
Više pojedinosti potražite na web-lokaciji Ministarstva rada (DOL) vaše države.
Javni (državni) zaposlenici mogu pregledati svoje dokumente o zaposlenju u većini država. U vrijeme objavljivanja, "pravo na pregled datoteka osoblja" uključuju: Aljasku, Arizonu, Kaliforniju, Kolorado, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Iowa, Louisiana, Maine, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Nevada, New Hampshire, North Carolina, Ohio, Oklahoma, Oregon, Pennsylvania, Rhode Island, Južna Karolina, Washington i Wisconsin.
Dobar resurs za ažuriranje tih zakona po državama može se naći na stručnjaku za ljudske resurse.
Alternative papirnatom dosjeu osoblja
Zapisi o zaposlenju tradicionalno su se čuvali u mapama u manila stilu u zaključanim ormarima za arhiviranje. Međutim, to više nije najbolje mjesto za pohranjivanje povjerljivih datoteka zaposlenika.
Fizičke datoteke mogu biti ukradene, izgubljene ili uništene. Ako zaboravite zaključati ormar za arhiviranje, moguće je da će informacije o zaposlenicima biti vidljive onima koji nemaju pravo pogledati ih.
SHRM također upozorava da poslodavci moraju posebno voditi računa o tome gdje i kako održavaju te datoteke, ograničavajući pristup samo onima koji imaju potrebu znati i zaštititi podnositelje zahtjeva i zaposlenike od diskriminacije, krađe identiteta i kršenja privatnosti.
Na primjer, ako upravitelj koji gleda informacije o radnom vremenu s odlaskom na posao vidi medicinske bilješke u dosjeu zaposlenika, to bi predstavljalo kršenje HIPAA-e.
Stoga smo dali pet mogućnosti za sigurno pohranjivanje datoteka osoblja.
5 Mogućnosti za pohranu datoteka osoblja
Mit je da vam je potreban ormarić s dokumentima koji je pun papira. Zapravo, legalno je i preporučljivo pohraniti sve datoteke osoblja u oblaku ili web-uslugu kako bi se spriječila sigurnosna pitanja ili kako bi se izbjeglo njihovo potpuno gubljenje zbog poplave ili požara.
| Opcija | Pružatelji softvera | prednosti | Nedostaci |
|---|---|---|---|
| Softver za obračun plaća | ukus | Softver za obračun plaća osigurava usklađenost s obveznim obrascima za osoblje (porezi, itd.) | Možda ćete morati prilagoditi proces uključivanja kako biste uključili dodatne stavke, kao što je vaš priručnik. Morat ćete zapamtiti da učitate druge obrasce kao što su recenzije izvedbe. |
| HR softver | Zoho Ljudi | HR softver osigurava sukladnost sličnu softveru za obračun plaća. Oni također imaju značajke, uključujući zapošljavanje, ukrcavanje i upravljanje učinkom, gdje se svi dokumenti nalaze na jednom mjestu. | To su općenito veći sustavi i potrebno ih je više vremena za provedbu jer HR sustavi dosežu u mnoge kategorije, od poreza do pogodnosti do postavljanja ciljeva. To je često skuplja opcija. |
| Usluga pohrane dokumenata | Dropbox | To je jeftino i jednostavno - povucite i ispustite datoteke i zatim ih zaštitite lozinkom. | Morat ćete se sjetiti učiniti sve sami - ili zaposliti osobu za ljudske resurse ili konzultanta. Upravljanje datotekama može trajati 10-20 sati po zaposleniku godišnje. To je puno vremena i ne postoji jamstvo usklađenosti. |
| Poslužitelj vašeg računala | Nije primjenjivo | Jednostavno je - samo skenirajte datoteke i stvorite datoteke zaštićene lozinkom. Bez dodatnih troškova. | Isto kao i gore - sve morate učiniti sami, bez jamstva da su datoteke točne ili točne. |
| Datoteke papira | Nije primjenjivo | Jednostavno je - dajte zaposleniku paket papira, a zatim stvorite datoteku. Ovo je također jeftino, osim tinte pisača, mapa i zaključanog ormarića. | To je arhaično i nesigurno - čak se i zaključani ormarići s datotekama mogu mijenjati, a ako vaša zgrada ima poplavu ili požar, možete izgubiti sve. |
Prijavite i spremajte datoteke na mreži
Većina davatelja platnih lista, uključujući Gusto, dopušta vašim zaposlenicima da elektronski potpisuju i pohranjuju datoteke u bez papira. Ovo pomaže Vašem uredu i dalje nešto papira, kao i dokumenti kao što su paystubs su također online. Osim toga, kada dođe vrijeme za čišćenje zapisa, to možete učiniti elektronskim putem. Nema potrebe za plaćanjem pohrane ili uništavanja dokumenata nakon što su prošli datumi zadržavanja.
Primjer elektroničkog potpisa i pohranjivanje dokumenata zaposlenika pomoću usluge Gusto.
Većina softvera i usluga koje preporučujemo pruža za pohranu dokumenata na mreži. Možete o najboljim pružateljima usluga u našem članku o najboljem platnom spisku.
Zašto trebate kadrovske datoteke
Razmislite o osobnim dosjeima kao o važnim dokumentima za vaše zaposlenike. Dosjei osoblja mogu se pregledati tijekom vladine revizije ili pozvati u sudski poziv u slučaju nezakonite tužbe zbog prekida. To su i dobri razlozi za održavanje točnih ažuriranih datoteka.
Pogledajmo dva primjera scenarija:
Scenarij 1: Protupravna tužba o otkazu
Cindy je dobila otkaz iz vaše tvrtke radi izvedbe. Imala je tri loše ocjene rada u 18 mjeseci, a nije ispunila niti jedan od svojih ciljeva. Okončali ste joj posao za izvedbu i dali joj dva tjedna otpremnine umjesto dva tjedna.
Nekoliko dana kasnije dobivate poziv od HR odvjetnika. Cindy je tvrdila da je dobila otkaz zbog toga što je bila starija od 40 godina. Kaže da je vi diskriminirate zbog njezinih godina.
Gledate u njezin dosje i ne nalazite ništa u mapi, već porezne obrasce i njezin zahtjev za posao. Njezine ocjene izvedbe nisu podnesene. Sada je tvoja riječ protiv njezine. Možda ćete morati nazvati svog odvjetnika.
Spriječite ovo: Dokumentirajte ocjenu rada zaposlenika u dosjeu osoblja i također navedite razloge za otkazivanje, kao što su bilješke o konstruktivnim razgovorima o izvedbi. Dokumentacija o tome zašto je Cindy ukinuta ne bi je u potpunosti spriječila da tuži za nepravedno ukidanje, ali jasno bi objasnilo razlog zbog kojeg je prekinuta i lošu izvedbu koja je dovela do toga.
Još je bolje imati i priručnik za zaposlenike i dobiti potpise zaposlenika o svim politikama kao što su sprečavanje diskriminacije ili sprečavanje uznemiravanja koje zahtijevaju prijavu bilo kakvih incidenata.
Scenarij 2: Neovisni izvođač
Johnny je bio honorarni samostalni izvođač u vašoj tvrtki kojeg ste odlučili prekinuti jer ste u uredu trebali zaposlenika s punim radnim vremenom. Ponudili ste ulogu Johnnyju i on je rekao ne; dakle, vi ste postavili ulogu na Doista, pronašli velikog kandidata i zaposlili ih.
Dan kasnije čujete od odvjetnika za Johnnyja koji kaže da ste prekršili implicirani ugovor. Nemate pojma o čemu on govori. Pregledavate dosje o osoblju za Johnnyjev ugovor, a ugovor koji imate u mapi je star više od godinu dana. Pregledavate e-poštu i vidite da je vaš šef napisao da je Johnny rekao da može nastaviti raditi do 1. siječnja, što je nekoliko mjeseci daleko. Johnny sada ima slučaj protiv tebe.
Spriječite ovo: Svaki ugovor izvođača radova, ugovor o radu i bilo koji drugi dokument pravne prirode treba čuvati u dosjeu radnika i potpisati ga s obje strane.Ugovori se također trebaju održavati s trenutnim datumima i / ili ažurirati godišnje prema potrebi.
Često postavljana pitanja
U nastavku se nalaze neka pitanja koja možete imati o dokumentima o zapošljavanju io tome što treba čuvati u dosjeu zaposlenika.
Koliko dugo trebate voditi kadrovske dosjee?
Zahtjevi za zadržavanje dokumenata o zaposlenju razlikuju se od saveznih agencija i državnih zakona. Općenito, ako vaša država ne zahtijeva drugačije, najbolje je čuvati dosjee osoblja za sve aktivne zaposlenike i čuvati dokumente za otkazane zaposlenike najmanje tri godine. Više informacija možete pronaći u našem članku o zadržavanju dokumenata.
Koliko često treba provjeravati dosjee osoblja?
Kako biste bili sigurni da vi, vaši menadžeri ili vaš HR menadžer nisu zaboravili podnijeti važan dokument o zaposlenju, HR treba svake godine obaviti reviziju osobnih dosjea vašeg zaposlenika. To je zadatak koji se može povjeriti HR konzultantu ako ga ne posjedujete interno.
Koju vrstu zapisa treba voditi za kandidate koji nisu zaposleni?
Da biste pokrili svoju tvrtku u slučaju da ste optuženi za nepoštenu praksu zapošljavanja, najbolje je držati mapu s informacijama koje traže posao. Dokumenti u ovoj datoteci, uključujući životopise i prijave kandidata koje niste zaposlili, mogu biti izbrisani nakon jedne godine. Ako koristite internetsku oglasnu ploču kao što je doista, sve aplikacije, biografije i komunikacije dostupne su na mreži, tako da uopće ne morate održavati papirne kopije.
Tko bi trebao imati pristup dosjeima zaposlenika?
Kao vlasnik tvrtke trebat će vam pristup dosjeima zaposlenika. Međutim, u većim je tvrtkama taj pristup često ograničen na ljudske resurse (članovi tima za kadrovske poslove) koji su certificirani u skladu s HR. Najbolja praksa bi bila da se osigura da netko tko je odgovoran za ljudske resurse ili platni spisak upravlja osobnim dosjeima zaposlenika. Svi zahtjevi za pregled dokumenata u tim datotekama trebali bi doći preko te osobe na odobrenje.
Na primjer, upravitelj može zatražiti da vidi prethodni pregled uspješnosti zaposlenika. Ili, platni spisak možda će morati vidjeti obrazac za upis pogodnosti kako bi ispravno obradio odbitke. Nitko drugi osim ovlaštenog predstavnika HR-a ili vlasnika tvrtke inače bi trebao imati pristup cijeloj datoteci.
Poanta
Datoteke osoblja možda izgledaju zastarjele, ali su zapravo važan dio vaših poslovnih postupaka kako bi vas zaštitili od odgovornosti. Oni su općenito potrebni za usklađenost (kao da ste bili revidirani) i smatrali su se najboljom praksom. Međutim, ne moraju se čuvati u papirnatom obliku.
Preporučujemo korištenje sigurnog sustava temeljenog na oblaku za spremanje osobnih datoteka zaposlenika, kao što je upotreba softvera za obračun plaća kao što je Gusto ili softver za upravljanje ljudskim resursima kao što je Zoho People. To su bolje mogućnosti za sigurnost i mogu osigurati da su podaci i dokumenti zaposlenika ažurirani i pravilno pohranjeni.
Posjetite Gusto
