Blagajnički fond je mali iznos novca, obično ispod 500 USD, koji se koristi za pokrivanje nepredviđenih slučajeva. Računovodstvo sitnog novca uključuje uspostavu politike o blagom novcu, postavljanje dnevnika blagajne, izradu dnevnika i usklađivanje blagajničkog računa. Računovodstvo se može obaviti ručno ili olakšati knjigovodstvenim softverom i karticama zaposlenika.
Ručno upravljanje blagajnom može biti dugotrajno i sklono pogreškama. Umjesto toga, koristite QuickBooks Online da biste pojednostavili svoj blagajnički dnevnik, unose i usklađivanje. Dobijte 30 dana besplatno, 50% popusta i počnite upravljati svojim blagajnom u vodećem računovodstvenom softveru.
Posjetite QuickBooks Online
Četiri koraka za izradu blagajničkog računovodstva i evidentiranje su:
1. Uspostavite politiku i postupke za sitni novac
Prva stvar koju trebate učiniti je dokumentirati svoje postupke blagajne i priopćiti ih svim zaposlenicima.
U nastavku su navedene ključne informacije koje bi trebale biti uključene u vašu politiku i postupke s blagovremenim novcem:
- Dodijeliti jedan osobu koja će biti zadužena za sitni novac, poznat kao blagajnik. To bi trebao biti netko kome vjerujete da će se pridržavati postupaka sitne gotovine.
- Odredite iznos koji ćete zadržati u gotovini. Općenito, malom uredu možda je potrebno samo nekoliko stotina dolara; međutim, većem uredu možda će trebati i do 500 dolara.
- Obavijestite zaposlenike da je potvrda potreban za sve sitne novčane kupnje od 75 $ ili više; Aplikacija za skeniranje računa može smanjiti mogućnost gubitka računa.
- Blagajnički račun treba uskladiti na mjesečnoj osnovi ili svaki put kad se dopuni (ovisno o tome što se dogodi prije).
- Naknade za sitne novce trebale bi se bilježiti u knjigama mjesečno, ako ne i češće.
Uspostavljanje politike o blagovremenskoj gotovini neće otkloniti uobičajene probleme koji se mogu pojaviti kao krađa, zlouporaba sredstava ili izgubljene račune, što će pomoći u smanjivanju nekih od tih problema. Za daljnje smanjenje tih problema, mnogi vlasnici tvrtki udaljavaju se od gotovine i umjesto toga koriste prepaid vizitke. Provjerite naše Kako napraviti sitni Računovodstvo Računa s poslovnim kreditnim karticama odjeljak za više detalja.
2. Postavite dnevnik blagajne
Dnevnik blagajne je detaljan prikaz svih uplata i isplata izvršenih s blagajničkog računa, uključujući datum kupnje, kratak opis onoga što je kupljeno, račun koji bi trebao biti naplaćen, tko je primio sredstva i tko ga je odobrio. , Općenito, trebali biste imati jedan predložak blagajničkog dnevnika mjesečno.
3. Stvorite unose dnevnika za snimanje sitnog novca
Gotovinske transakcije treba bilježiti najmanje jednom mjesečno, ako ne i češće. Bilo da koristite računovodstveni softver kao što je QuickBooks ili Excel spreadsheet-ov za praćenje vaših prihoda i rashoda, ove kupnje se bilježe kao dugovanje (povećanje) na račun troškova i kredit (smanjenje) na sitni novčani račun. U odjeljku Kako postaviti sitni novac u QuickBooks-u, pokazat ćemo vam kako QuickBooks bilježi te kupovine iza kulisa. Ako koristite Excel, pređite na Kako pratiti sitni novac pomoću Excel proračunske tablice da biste vidjeli kako to funkcionira.
4. Uskladite račun za blagajnu
Usklađivanje sitne gotovine podrazumijeva da imate račun za svaku sitnu kupovinu u svom blagajničkom dnevniku i kreirate dnevnik kako biste ga snimili u knjige. Iako čvrsto vjerujem da trebate zahtijevati račun za sve transakcije (bez obzira na iznos), IRS zahtijeva samo potvrdu za kupnju koja je 75 $ ili više.
Sada kada smo pokrili ključne korake računovodstva sitnog novca, pobliže ćemo razmotriti tri osnovna načina bilježenja blagog novca: s računovodstvenim softverom kao što je QuickBooks, s proračunskom tablicom kao što je Excel i uvozom iz izvoda kreditnih kartica.
Kako postaviti sitni novac u QuickBooks
Upravljanje blagajnom u QuickBooksu uključuje tri koraka. Prvo, morate postaviti račun za sitni novac kako biste mogli pratiti sve sitne gotovinske transakcije; drugo, bilježi sve sitne gotovinske isplate; i treće, nadopuniti blagajnički račun kada je potrošen.
U nastavku su navedena tri osnovna koraka za upravljanje blagajnom u QuickBooks:
Korak 1: Stvorite račun za sitni novac
Blagajni novčani račun postavljen je kao bankovni račun u QuickBooksu. Da biste postavili sitni novčani račun, trebate se kretati kako biste dodali novi račun u Kontni plan. Na glavnoj nadzornoj ploči odaberite Kartu računa i zatim kliknite gumb Novo.Prikazat će se sljedeći prozor.
- Vrsta računa - Na padajućem izborniku odaberite Banku kao vrstu računa za sitni novčani račun.
- Vrsta detalja - Odaberite Cash on Hand u ovom polju, što znači da su sitni računi u QuickBooks kategorizirani.
- Ime - U ovom polju možete označiti blagajnu kao naziv računa.
- Opis - U ovom polju možete jednostavno kopirati i zalijepiti naziv računa ili možete navesti za što se taj račun koristi (npr. Uredski materijal, trošak poštarine).
- ravnoteža - Unesite iznos za koji biste željeli pokrenuti blagajnu u ovom polju.
- Od datuma - Unesite datum kada ste osnovali blagajnu. Ovo će polje obično biti zadano za današnji datum.
Detaljne upute o tome kako dodati novi račun u Kontni plan potražite u našoj Upute za postavljanje videa.
Korak 2: Snimite sitni novac
Postoji nekoliko načina za snimanje sitnih gotovinskih transakcija u QuickBooks. Možete pregledati račun pomoću mobilne aplikacije, odabrati kategoriju troškova i spremiti je kako biste je snimili u QuickBooks; ili možete izvršiti transakcije izravno u blagajni. Da biste to učinili, idite do popisa Chart of Accounts i pronađite sitni novčani račun. Kliknite opciju Prikaz registra i prikazat će se sljedeći prozor:
- Datum - U ovo polje unesite datum kupnje.
- primalac - Odaberite primatelja iz padajućeg izbornika. Ako primatelj plaćanja ne postoji, možete ih jednostavno dodati na ovaj zaslon odabirom Dodaj novi. Pogledajte naše upute za postavljanje videozapisa dobavljača za upute korak-po-korak o tome kako dodati novog dobavljača u QuickBooks.
- Kategorija troškova - Odaberite odgovarajuću kategoriju troškova iz padajućeg izbornika (npr. Uredski materijal, poštarinu).
- memorandum - Unesite kratak opis stavki kupljenih u ovom polju.
- Plaćanje - Unesite uplaćeni iznos u ovo polje.
Nakon što spremite ovu transakciju, QuickBooks će zabilježiti dugovanje (povećanje) na račun troškova koji ste odabrali u polju kategorije rashoda i kredit (smanjenje) na sitni novčani račun. Ova transakcija će povećati vaše troškove na računu dobiti i gubitka i smanjiti Vašu imovinu u izvješću o bilanci.
Korak 3: Napunite račun za blagajnu
Da biste napunili sitni novčani račun u QuickBooks, trebate zabilježiti prijenos između Vašeg poslovnog tekućeg računa i sitnog novčanog računa. Za prijenos sredstava u QuickBooks, idite na bankarski izbornik, odaberite sredstva za prijenos, a sljedeći prozor će se prikazati:
- Prijenos sredstava iz - Na padajućem izborniku odaberite račun s kojeg povlačite sredstva; općenito, to će biti vaš poslovni tekući račun.
- Prijenos sredstava na - Na padajućem izborniku odaberite račun za blagajnu.
- Iznos prijenosa - Unesite iznos s kojim želite dopuniti fond.
- memorandum - Unesite opis u ovo polje.
- Datum - Odaberite datum obnove blagajničkog fonda.
Nakon što je ova transakcija spremljena, QuickBooks će zabilježiti dugovanje (povećanje) u blagajnu i kredit (smanjenje) na račun poslovne provjere. Budući da ova transakcija uključuje dva računa imovine, bilanca će biti jedino financijsko izvješće na koje se to odnosi. Pogledajte naš kompletan tečaj QuickBooks kako biste saznali kako koristiti QuickBooks za upravljanje prihodima i troškovima.
Kako pratiti sitni novac s Excel proračunskom tablicom
Praćenje blagajne pomoću Excel spreadsheet-a će se sastojati od dva osnovna koraka: vođenje detaljnog dnevnika o depozitima i povlačenjima u blagajnu i bilježenje dnevnika najmanje jednom mjesečno za bilježenje tih transakcija na vašim knjigama. Preuzmite besplatni predložak dnevnika blagajne.
Korak 1: Postavite dnevnik blagajne
Preuzmite Petty Cash Log
Dnevnik blagajne treba sadržavati sve pojedinosti o tome kako su sredstva za sitne novce potrošena. To uključuje, ali nije ograničeno na, sljedeće informacije:
- Datum kupnje
- Iznos
- Opis kupljenog proizvoda (npr. Poštarina, ručak za ured)
- Osoba koja je primila sredstva
- Odobravatelj, obično osoba koja je odgovorna za blagajnički fond
Korak 2: Stvorite unose dnevnika za bilježenje sitnih novčanih transakcija
Da biste imali točne financijske podatke, trebate bilježiti svoje sitne gotovinske transakcije na mjesečnoj osnovi, ako ne i češće. Morat ćete zabilježiti unos u dnevnik za depozite koji su uplaćeni u blagajnički fond i unos u dnevnik za isplate izvršene iz blagajničkog fonda.
U nastavku se navode dvije vrste unosa u dnevnik koje ćete morati zabilježiti za uplate i isplate izvršene u sitni novac:
Unos časopisa za knjiženje depozita u fond za gotovinu
Kao što je objašnjeno u prethodnom odjeljku, općenito podižete novac s Vašeg poslovnog tekućeg računa za financiranje sitnog novca. Knjigovodstvena knjižica koja se mora evidentirati je zaduženje (povećanje) fonda za gotovinu i kredit (smanjenje) na poslovni tekući račun.
Primjer: Pretpostavimo da želite uplatiti 50 dolara u blagajnu. Napravili biste sljedeći unos dnevnika:
| Zaduženje | Fond za blagajnu | $50.00 |
| Kreditna | Provjera poslovanja | $50.00 |
Obrazloženje: Za dopunu blagajničkog računa
Unos časopisa za snimanje isplata u fond za gotovinu
Isplate na blagajnu se evidentiraju kao troškovi. Knjigovodstvena knjižica koja se mora evidentirati je zaduženje (povećanje) na odgovarajuće račune rashoda i kredit (smanjenje) za sitni novac.
Primjer: Recimo da smo kupili 25 dolara poštarine, 35 dolara za uredski ručak i 5 dolara za uredske potrepštine. Napravit ćemo sljedeći unos u dnevnik kako bismo snimili te kupnje:
| Zaduženje | Troškovi poštarine | $25 |
| Zaduženje | Prehrana | $35 |
| Zaduženje | Uredski pribor | $5 |
| Kreditna | Sitan novac | $65 |
Obrazloženje: Kupnja s blagajnom za mjesec svibanj
Kako napraviti blagajnu Računovodstvo s poslovnim kreditnim karticama
Ako ste spremni nadograditi iz blagajne i ručno pratiti sitne novčane kupnje s blagajničkim dnevnicima i Excelovim proračunskim tablicama, poslovne kreditne kartice su odlična alternativa. Postoje unaprijed plaćene poslovne kreditne kartice koje vam omogućuju da odredite ograničenja potrošnje na temelju iznosa koji unesete na karticu. Pored toga, možete podnijeti zahtjev za male poslovne kreditne kartice i Vaše kreditno ograničenje će se odrediti Vašu tvrtku kreditne rezultat.
Prepaid Business Credit Card
Korištenje unaprijed plaćenih poslovnih kreditnih kartica puno je manje rizično i mnogo automatiziraniji proces nego korištenje sitnog novca. Osim što nemate gotovinu u kutiji koju morate brinuti o tome da netko krade, lako možete kontrolirati koje vrste troškova koriste kartice tako da ih dodjeljujete pojedincima, odjelima ili čak za određene događaje kao što je piknik tvrtke.
Evo nekih dodatnih pogodnosti korištenja unaprijed plaćene poslovne kreditne kartice umjesto gotovog novca:
- Ograničenje na kartici temelji se na iznosu koji unesete na karticu.
- Pojedinosti o svakoj kupnji (iznos, datum, primatelj) bit će vam dostupne za pristup i preuzimanje u Excelovu proračunsku tablicu ili vaš računovodstveni softver.
- Uklanja potrebu za korištenjem blagajničkih vaučera i dnevnika.
- Trošak jednim klikom uključuje / isključuje mehanizam.
Bento je naša preporučena poslovna prepaid kartica. Ona nudi sve značajke gore i još mnogo toga. Pogledajte naš Vodič za najbolje poslovne prepaid kartice za više detalja.
Kreditna kartica za male tvrtke
Slične prepaid poslovne kreditne kartice, unsecured poslovne kreditne kartice također nude slične pogodnosti: nema potrebe da pratimo blagajne dnevnika i vaučere i nema rizika od krađe gotovine, ali morat ćete naznačiti koje vrste kupnje su prihvatljive i koje su nije dio vaše poslovne politike kreditne kartice.
Evo nekih dodatnih pogodnosti korištenja poslovne kreditne kartice umjesto blagajne:
- Ograničenje na kartici temelji se na ocjeni kredita i povijesti plaćanja.
- Sve informacije koje su vam potrebne (npr. Iznos, datum, primatelj) dostupne su na izvodu poslovne kreditne kartice, koji možete preuzeti u Excel ili svoj računovodstveni softver.
- Nema više sitnih novčanih bonova ili dnevnika za koje bi se trebalo brinuti.
- Stvorite upozorenja kako biste vas obavijestili kada je pojedinačna kupnja veća od određenog iznosa u dolarima (npr. 100 USD).
Pogledajte naš najbolji vodič za kreditne kartice za male tvrtke kako biste pronašli karticu koja odgovara vama i vašoj tvrtki.
Snimanje kupnje obavljeno poslovnim kreditnim karticama je jednostavno. Ako koristite računovodstveni softver kao što je QuickBooks, možete jednostavno povezati svoj račun kreditne kartice s poslovnim softverom i preuzeti sve svoje sitne kupovine s nekoliko klikova! Ako koristite Excel, možete jednostavno preuzeti svoje kupnje u Excelovu proračunsku tablicu i slijediti upute u 2. koraku Kako snimiti sitni novac u Excel odjeljku.
Poanta
Ako namjeravate nastaviti koristiti gotovinu za male poslovne kupi kao što su poštanske i uredski materijal, onda biste trebali koristiti QuickBooks. QuickBooks olakšava praćenje svih depozita i isplata na gotovinu. Osim toga, vaša financijska izvješća automatski se ažuriraju nakon spremanja transakcije.
Posjetite QuickBooks Online
