U ovom se vodiču bavimo načinom izrade procjena u QuickBooks Online (QBO). Započnimo!
Videozapis možete pogledati gore i pratiti zajedno s vlastitim QuickBooks Online računom. Nemate ga? Prijavite se za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju.
Ako želite saznati više o upravljanju prihodima, troškovima i izvješćivanju u aplikaciji QuickBooks, preuzmite ovdje besplatni vodič za QuickBooks s 39 predmeta.
Preuzmite besplatni tečaj za QuickBooks
Važnost procjena u QuickBooks Online
Procjena, poznata i kao ponuda ili ponuda, je dokument koji potencijalnim klijentima pruža popis proizvoda i / ili usluga koje ćete pružiti i koliko ćete naplatiti. Dok je ovaj obrazac neobavezan , pomaže potencijalnim klijentima da utvrde žele li vas zaposliti.
U nastavku se nalazi uzorak dovršene procjene izrađene u programu QuickBooks Online za našu izmišljenu tvrtku, Paul's Plumbing:
Uzorak procjene kreiran u QuickBooks Online
Zašto biste trebali napraviti procjene u QuickBooks Online
Kao što je objašnjeno, trebali biste izraditi procjene u QuickBooksima jer pomažu potencijalnim klijentima u odlučivanju hoće li ili ne kupiti vašu robu / usluge. Procjena, ponuda ili ponuda služi kao pisano odobrenje za pokretanje posla. Osim toga, pomaže ubrzati naplatu kupaca i omogućuje vam pokretanje izvješća za usporedbu procjena naspram stvarnih.
Izrada procjena u programu QuickBooks Online pruža sljedeće prednosti:
- Pomozite potencijalnim klijentima da odluče hoće li vas zaposliti ili ne - Pruža informacije koje potencijalni kupci trebaju odlučiti žele li kupiti vašu robu / usluge.
- Pismeno odobrenje za početak rada - Može poslužiti kao pisano odobrenje za rad na klijentu. Ova dokumentacija poslužit će kao pisani dokaz da je vaš klijent pristao na cijene i uvjete navedene u procjeni / poslu.
- Ubrzajte plaćanje kupaca - Klikom na gumb, procjenu možete jednostavno pretvoriti u račun u QuickBooks Onlineu kada ste spremni teretiti klijenta za dovršeni posao.
- Pokrenite izvješća za analizu procijenjenih i stvarnih troškova - Možete pokrenuti izvješća u QuickBooks koji će vam pomoći da usporedite svoje procjene sa stvarnim prihodima i troškovima nakon završetka posla.
Procjene nisu tražena transakcija za proces prodaje i obračuna prihoda. Nema novaca koji mijenjaju ruke kada kreirate procjenu u QuickBooks, a procjene nemaju utjecaja na vaše financijske izvještaje. Međutim, kao što je ranije spomenuto, pomaže potencijalnim klijentima da odluče hoće li vas zaposliti ili ne i ubrzati postupak naplate.
Kako stvoriti procjene u QuickBooks Online
Izrada procjena u QuickBooks Online može se obaviti u pet jednostavnih koraka. Dođite do centra za korisnike kako biste izradili procjenu. Za prethodno postavljene klijente podaci o kontaktu automatski će se popuniti. Inače ćete morati dodati nove klijente. Ispunite opis, količinu i cijenu usluga i pošaljite procjenu izravno iz QuickBooks-a.
Pet koraka za izradu procjena u QuickBooks Online su:
1. Dođite do stavke Napravite procjene
Dođite do procjena s početne stranice odabirom Procjena ispod Kupci stupca, kao što je navedeno u nastavku:
Dođite do korisničkog centra kako biste izradili procjene na usluzi QuickBooks Online
2. Napravite procjenu
Kada se prikaže obrazac za procjenu, iz padajućeg izbornika odaberite postojećeg korisnika ili stvorite profil za nove klijente. Morate ispuniti ukupno devet polja koja uključuju datum procjene i detalje o proizvodu / usluzi (kao što su količina i stopa), kao što je navedeno u nastavku:
Obrazac procjene u QuickBooks Online
Polja koja trebate ispuniti da biste izradili obrazac procjene, zajedno s objašnjenjem kako će te informacije koristiti QuickBooks, to su:
- Ime kupca - Odaberite ime klijenta iz padajućeg izbornika. SAVJET: Ako niste postavili Informacije za kupce to možete učiniti tako da kliknete na strelicu padajućeg izbornika, pomičete se do vrha popisa i odaberete Dodaj novo. Otvorit će se novi prozor koji će vam omogućiti unos podataka o klijentu. Nakon što to učinite, možete kliknuti Spremi i završiti procjenu.
- Adresa e-pošte klijenta - Te će se informacije automatski popuniti iz profila korisnika. Ako niste unijeli adresu e-pošte u profil klijenta, to će polje biti prazno. SAVJET: Možete unijeti adresu e-pošte izravno u ovo polje i automatski će ažurirati profil klijenta.
- Adresa za naplatu - Te će se informacije automatski popuniti iz profila korisnika. Ako niste unijeli adresu za naplatu u profilu klijenta, to će polje biti prazno. SAVJET: Adresa za naplatu možete unijeti izravno u ovo polje, ali neće automatski ažurirati profil klijenta. Morat ćete se vratiti na profil kupca i unijeti te podatke kako bi se automatski popunio prema naprijed.
- Procijenjeni datum - Ovo je datum izrade procjene. QuickBooks će uobičajeno biti postavljen na današnji datum, ali ga možete promijeniti ako je potrebno.
- Proizvod / usluga - Odaberite svaki proizvod / uslugu s padajućeg popisa. SAVJET: Ako niste postavite podatke o proizvodu / usluzi to možete učiniti tako da kliknete na strelicu padajućeg izbornika, pomičete se do vrha popisa i odaberete Dodaj novo. Otvorit će se novi prozor koji će vam omogućiti da unesete podatke o proizvodu / usluzi. Nakon što to učinite, možete kliknuti Spremi i završiti procjenu.
- Opis - Ovo će se polje automatski popuniti prema gore navedenom proizvodu / usluzi. Međutim, ovaj opis možete prilagoditi tako da upišete izravno u ovo polje. SAVJET: Bilo koji prilagođeni opis koji unesete u ovu procjenu neće ažurirati opis proizvoda / usluge. Ako želite da se ovaj opis automatski popuni kada je ovaj proizvod / usluga odabrana, tada trebate ažurirati informacije o proizvodu / usluzi .
- Kol - Ako je primjenjivo, unesite količinu za svaki proizvod / uslugu.
- Stopa - Ovo će se polje automatski popuniti prema stopi koju ste postavili za odabrani proizvod / uslugu. Ako niste postavili stopu, možete je unijeti izravno na ovaj obrazac. SAVJET: Svaka stopa koju unesete u ovu procjenu neće ažurirati stopu za proizvod / uslugu. Ako želite da se ta stopa automatski popuni kada je odabran ovaj proizvod / usluga, tada trebate ažurirati informacije o proizvodu / usluzi .
- Iznos - QuickBooks će automatski pomnožiti količinu i stupce stope kako bi izračunali iznos.
Postoje četiri primarna statusa za procjenu: u tijeku, prihvaćeni, zatvoreni i odbačeni. Tamo gdje se nalazite u procesu odobravanja utvrdit ćete status procjene. Sljedeće ćemo raspraviti kako upravljati statusom procjena.
Upravljanje statusom procjena u QuickBooks Online
Procijenite opcije statusa u QuickBooks Online
Ispod polja s imenom kupca nalazi se polje statusa procjene. Ovo polje vam omogućuje da pratite gdje se nalazite u procesu odobravanja za procjenu.
Četiri opcije statusa, zajedno s kratkim objašnjenjem o tome kada ih koristiti, su:
- Status na čekanju: Uobičajeno, ovo je status koji se koristi kada ste izradili procjenu i poslali ga klijentu na odobrenje.
- Prihvaćeni status: Nakon što klijent odobri procjenu, prelazi iz statusa na čekanju u prihvaćeno.
- Status zatvoren: Nakon što ste klijentu fakturirali u cijelosti, QuickBooks će ocjenu označiti zatvorenom.
- Status odbijen: Ako klijentu pošaljete procjenu i oni je ne odobre, smatrat će se da je ona odbijena.
SAVJET: Vjerojatno se pitate zašto biste zadržali procjenu koju je klijent odbio. Ponekad kupci promijene mišljenje i kasnije odluče da žele kupiti proizvod / uslugu. U tom slučaju možete brzo pronaći procjenu, izvršiti sve izmjene koje je zatražio klijent i promijeniti status u prihvaćeni. Time ćete uštedjeti vrijeme jer nećete morati stvarati procjenu od početka.
3. Procjena procjene
Kada ste popunili sva potrebna polja, možete napraviti pregled ispisa kako biste vidjeli kako će izgledati procjena.
Kliknite Ispis ili Pregled gumb na dnu zaslona:
Ispis ili procjena pregleda u QuickBooks Online
4. Pošalji procjenu klijentu iz QuickBooks Online
Nakon što ste zadovoljni s procjenom, možete ispisati procjenu i poslati je klijentu ili je možete poslati e-poštom izravno iz programa QuickBooks.
Spremi i pošalji procjenu putem e-pošte
Da biste procjenu e-pošte poslali izravno iz usluge QuickBooks, kliknite na padajuću strelicu desno od Spremi i zatvori i odaberite spremite i pošaljite, kao što je navedeno u nastavku:
Spremite i zatvorite procjenu ili Spremi i pošalji procjenu u QuickBooks Online
Pregledajte e-poštu prije slanja
Pošalji procjenu putem e-pošte u QuickBooks Online
U nastavku su navedena polja koja trebate ispuniti da biste poslali procjenu putem e-pošte zajedno s objašnjenjem kako će te informacije koristiti QuickBooks:
- E-mail: Ovo je adresa e-pošte koja je spremljena u profilu klijenta.
- predmet: Ovo je broj procjene i naziv vaše tvrtke. Te podatke možete urediti izravno na ovom zaslonu.
- Tijelo: To su informacije koje će se pojaviti u tijelu poruke e-pošte koju vaš klijent prima. Te podatke možete urediti izravno na ovom zaslonu.
Spremi u Pošalji e-poštu
Kada napravite potrebne izmjene e-pošte, odaberite spremite da biste poslali red i zatvorili kako je dolje prikazano. Procjena će biti priložena e-pošti kao PDF dokument.
Spremite i pošaljite e-poštu s procjenom u QuickBooks Online
SAVJET: Prije slanja e-pošte klijentima provjerite postavke isporuke e-pošte. O tome smo govorili u kako postaviti prodaju udžbenik sadržaja.
5. Kopirajte procjenu informacija na račun
Nakon što spremite procjenu, vidjet ćete Kopiraj u dostavnicu na vrhu obrasca lijevo od iznosa, kao što je prikazano u nastavku.
Kopiraj procjenu na račun u QuickBooks Online
Kada budete spremni dostaviti račun klijentu, samo kliknite ovaj gumb (na slici iznad) i kopirat će sve podatke o procjeni na dostavnicu.
Zamotati
To završava Kako stvoriti procjene u QuickBooks Online. U našem sljedećem vodiču proći ćemo kroz važnost faktura, njihovog utjecaja na vaše financijske izvještaje i Kako stvoriti i poslati račune.
Ako želite saznati više o upravljanju prihodima, troškovima i izvješćivanju u aplikaciji QuickBooks, preuzmite ovdje besplatni vodič za QuickBooks s 39 predmeta.
Preuzmite besplatni tečaj za QuickBooks
