Kako postaviti dobavljače u QuickBooks Online

Dobro došli na Fit Small Business QuickBooks online tečaj za obuku! U ovoj lekciji prikazat ćemo kako postaviti dobavljače u QuickBooks Online. Objasnit ćemo vam kako ručno dodati korisnike i kako učitati podatke o dobavljačima iz Excel ili CSV datoteke.

Možete pratiti zajedno na svom QuickBooks Online računu. Ako ga već nemate, kliknite ovdje da biste se prijavili za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju i slijedite je ispod.

Da biste dovršili ovu lekciju, možete pogledati videozapis u nastavku, pročitati detaljne upute ili učiniti oboje. Započnimo!

Ako želite saznati više o upravljanju prihodima, troškovima i izvješćivanju u programu QuickBooks, ovdje preuzmite besplatan vodič za QuickBooks s 39 predmeta.

Preuzmite besplatni tečaj za QuickBooks

Zašto Postavljanje dobavljača u QuickBooks je važno

Ako plaćate račune u QuickBooks, želite postaviti svoje dobavljače. Postavljanje dobavljača u QuickBooks unaprijed će uštedjeti vrijeme kasnije, kada trebate unijeti račun, jer ćete moći odabrati dobavljače iz padajućeg izbornika, a većina polja automatski će popuniti obrasce za vas.

Postavljanje dobavljača u QuickBooks omogućit će vam sljedeće:

• Ubrzajte obradu računa: Brzo unesite račune dobavljača s informacijama kao što su nadležnost za adresu i datum dospijeća koji se automatski popunjavaju iz profila dobavljača.
• Pratite troškove po dobavljaču: To će vam omogućiti pokretanje izvješća koja će pružiti uvid u dobavljače s kojima trošite najviše novca i koje stavke kupujete od njih.

Najprije ćemo objasniti kako ručno postaviti dobavljače u QuickBooks. Međutim, ako imate više od 10 dobavljača za postavljanje u QuickBooks, preporučujem da prijeđete na sljedeći odjeljak ove lekcije, Kako postaviti dobavljače koristeći Excel ili CSV datoteku.

Kako postaviti Prodavatelji u QuickBooks ručno

Ako imate manje od 10 dobavljača, dobavljače u QuickBooksu možete jednostavno postaviti ručno. Dođite do centra dobavljača i odaberite Novi dobavljač. Unesite kontaktne podatke dobavljača i spremite ih. Ako imate 10 ili više dobavljača, pređite na to kako postaviti dobavljače pomoću Excel dijela ovog članka.

Pet koraka o postavljanju dobavljača u QuickBooks Online su:

1. Dođite do centra dobavljača

Da biste postavili svoje dobavljače u datoteku tvrtke, dođite do centra dobavljača tako da kliknete dobavljači na lijevoj traci izbornika odmah ispod Kupci, kao što je navedeno u nastavku:

Dođite do Centra dobavljača u QuickBooks Online

2. Stvorite novog dobavljača

Kliknite plavo Novi dobavljač u gornjem desnom kutu, kao što je prikazano u nastavku:

3. Unesite podatke dobavljača

Da biste postavili novog dobavljača, morate unijeti osnovne podatke o kontaktu, kao što je osoba za kontakt, naziv tvrtke i prepustiti se adresi. Adresa e-pošte vašeg kontakta, zajedno s uvjetima plaćanja i identifikacijskim brojem saveznog poreza, također su relevantni detalji za uključivanje.

Ispod je uzorak dobavljača koji postavljamo za našu fiktivnu tvrtku, Pavlov vodovod:

Informacije o profilu dobavljača u QuickBooks Online

Polja koja trebate ispuniti i objašnjenje kako će te informacije koristiti QuickBooks:

1. Ime i prezime - Dovršite ovo za pojedinačne dobavljače; te će se informacije pojaviti na svim računima i narudžbama koje izradite.
2. Naziv za prikaz kao - Ovo će se polje automatski popuniti na temelju podataka unesenih u polje Naziv dobavljača. Ovako će se vaš dobavljač pojaviti na popisu dobavljača u QuickBooks-u.
3. Ispis na čeku kao - Kada pišete čekove i plaćate račune dobavljača, podaci o primatelju dolaze odavde. Ako se primatelj plaćanja razlikuje od imena dobavljača, ovdje možete izvršiti potrebne izmjene.
4. Adresa - To bi trebala biti adresa na koju trebate poslati plaćanje dobavljaču (tj. Prepustiti se adresi).
5. Bilješke - Ovdje unesite dodatne informacije koje biste željeli pratiti za svoje dobavljače (npr. Dodatna imena kontakata ili telefonske brojeve). Ove informacije su za interne svrhe i neće biti vidljive vašim dobavljačima.
6. E-mail - Adresa e-pošte koja je ovdje unesena koristit će se za slanje narudžbi dobavljača putem e-pošte.
7. Telefon / mobitel / fax - Unesite telefonske brojeve kontakata koje ste dobili od svojih dobavljača.
8. Web stranica - Unesite adresu web-lokacije vašeg dobavljača za brzu referencu.
9. Uvjeti plaćanja - U lekciji Kako postaviti troškove postavljamo zadane uvjete plaćanja (npr. Neto 30) za sve dobavljače. Ako želite promijeniti zadane uvjete plaćanja za bilo kojeg dobavljača, to možete učiniti ovdje u profilu dobavljača.
10. Poslovni ID - Trebate zatražiti porezni ID ili broj socijalnog osiguranja od svih dobavljača jer je to ključni podatak koji ćete trebati za porezni obrazac 1099. Prilikom pripreme 1099 obrazaca, QuickBooks će odavde preuzeti porezne podatke. RIJEČ OPREZ: Ako nemate porezni ID za dobavljača, nećete moći ispisati obrazac 1099.
11. Isplate za 1099 - Označavanjem ovog okvira, QuickBooks će pratiti te dobavljače i uključiti ih u izvješće od 1099. Ako dobavljač nije registriran, od vas se traži da im pošaljete porezni obrazac 1099 ako im plaćate 600 dolara ili više u kalendarskoj godini.

SAVJET: Prije nego što izdate prvu uplatu dobavljaču 1099, zamolite ih da vam dostave ispunjeni obrazac W9. Ovaj obrazac će imati sve ključne informacije koje su vam potrebne da biste stvorili obrazac 1099.

4. Unesite ostale informacije dobavljača

Osim pojedinosti o kontaktu, možete priložiti datoteke, postaviti stope naplate, uspostaviti bilance otvorenih dobavljača i dodijeliti brojeve računa dobavljačima u QuickBooksu.

Četiri dodatna polja s podacima o dobavljaču su privici, stopa naplate, početno stanje i broj računa, kao što je prikazano u nastavku:

Ostale informacije dobavljača u QuickBooks Online

Polja koja trebaju biti ispunjena, zajedno s objašnjenjem kako će te informacije koristiti QuickBooks, su:

1. Prilozi - Priložite sve dokumente koje želite zadržati u datoteci za tog dobavljača (npr. Potpisane ugovore ili kopiju e-pošte).
2. Stopa naplate (po satu) - Uđi sat ili stan stopa naplate za ovog dobavljača za jednostavnu referencu.
3. Početno stanje - Ovo polje se može koristiti za unos nepodmirenog duga koji imate s dobavljačem. Na primjer, ako se pretvarate iz drugog knjigovodstvenog sustava u QuickBooks i imate neke nepodmirene račune, tada možete unijeti ukupni nepodmireni dug ovdje kada ih postavite u QuickBooks.
4. Broj računa - Ako imate broj računa kod svog dobavljača, možete ga unijeti ovdje radi lakšeg snalaženja.

5. Pregledajte Postavljanje dobavljača

Sada kada ste dovršili postavljanje dobavljača, dobavljač će se pojaviti u Centru dobavljača kao što je dolje navedeno. Informacije možete pregledati kako biste bili sigurni da su točni. Ako trebate napraviti bilo kakve izmjene, jednostavno kliknite ime dobavljača i izvršite potrebne izmjene.

Pregledajte postavke dobavljača u QuickBooks Online

Kada dodati dobavljače pomoću Excel ili CSV datoteke

Postavljanje profila dobavljača u QuickBooks Online omogućuje vam da brzo unesete račune dobavljača, jer će sve vaše informacije, kao što je adresa za adresu i datum dospijeća, automatski popuniti iz profila dobavljača. Ako imate više od 10 dobavljača za postavljanje, preporučio bih da informacije stavite u Excelov dokument i uvezete podatke u QuickBooks Online.

Kako uvesti dobavljača informacije u QuickBooks Online Korištenje Excel ili CSV datoteke

Ako imate više od 10 dobavljača, trebate uvesti podatke o dobavljaču pomoću Excel ili CSV datoteke. Kada svoje podatke unesete u proračunsku tablicu, idite do Centar dobavljača i kliknite strelicu s desne strane novog dobavljača. Odaberi Uvoz dobavljača i slijedite upute na zaslonu za uvoz dobavljača u QuickBooks.

QuickBooks vam omogućuje snimanje puno podataka o vašim dobavljačima, ali ključna polja koje trebate uključiti u Excel ili CSV datoteku su:

• Ime i prezime za pojedinačne dobavljače ili naziv tvrtke za tvrtku
• E-mail
• Telefon
• Poslati na adresu

Ne brinite o formatu proračunske tablice - samo provjerite imate li gore navedena ključna polja u proračunskoj tablici.

Pet koraka za postavljanje dobavljača u QuickBooks:

1. Idite na Uvezi zaslon

Za uvoz u QuickBooks idite do centra dobavljača. Kliknite padajuću strelicu desno od plave Novi dobavljač i odaberite Uvoz dobavljača, kako je prikazano dolje.

2. Odaberite Excel dokument za prijenos

Kliknite pretraživati gumb za pronalaženje Excelove datoteke i odabir datoteke koju želite prenijeti. Kliknite na gumb Dalje na dnu zaslona da biste prešli na sljedeći korak.

Odaberite Excel datoteku za uvoz u QuickBooks Online

SAVJET: Ako želite vidjeti primjer Excelove datoteke, samo kliknite vezu Preuzmi kao što je gore navedeno. Imajte na umu da nije potrebno ponovno formatirati proračunsku tablicu. U sljedećem koraku mapirat ćemo podatke tako da će QuickBooks povući prave podatke iz vaše proračunske tablice.

3. Mapirajte svoje podatke

Na ovom zaslonu ćemo reći QuickBooks-u koja polja u našoj proračunskoj tablici izvlače informacije o dobavljaču. Time ćemo osigurati da se informacije uvezu u odgovarajuća polja u QuickBooks. Ispod Vaše polje stupcu, odaberite stupac u proračunskoj tablici koji odgovara Polje QuickBooks.

Mapirajte podatke dobavljača za uvoz u QuickBooks Online

Polja koja trebaju biti ispunjena i kratak opis svakog od njih su:

1. Polje QuickBooks - Ovo je polje u QuickBooks gdje će podaci biti uvezeni.
2. Vaše polje - S padajućeg izbornika odaberite polje u proračunskoj tablici koje odgovara polju QuickBooks (tj. Polje u koje se podaci trebaju uvoziti).

Kada dovršite mapiranje svojih podataka, idite na sljedeći zaslon.

Tip # 1: Kao što možete vidjeti na slici iznad, polja u vašoj proračunskoj tablici ne moraju odgovarati nazivima polja u QuickBooks. Na primjer, u QuickBooks-u, polje Customer je Customer Name u proračunskoj tablici.

Tip # 2: Ne brinite o tome da imate više polja u proračunskoj tablici nego što vidite u QuickBooksima. Jedini podaci koji će se uvesti u QuickBooks su polja koja odgovaraju polju QuickBooks. Za polja koja ne želite uvesti u QuickBooks, možete označiti Nema podudaranja, kao što je gore navedeno za posljednja tri polja (početno stanje, datum početnog stanja i porezni broj).

4. Završni pregled podataka prije uvoza

Ovo je tvoj konačni mogućnost pregleda podataka i načina uvoza u QuickBooks. Provjerite jeste li provjerili sljedeće:

• Da se broj zapisa slaže s vašom proračunskom tablicom
• Da su informacije u odgovarajućim poljima (npr., E-adresa je u polju e-pošte, itd.)

Ako nešto nije u redu, kliknite gumb leđa za povratak i potrebne promjene. Odaberi Uvoz kada ste spremni nastaviti.

Pregledajte podatke o dobavljaču prije uvoza u QuickBooks Online

5. Uvoz je dovršen

Nakon dovršetka uvoza, QuickBooks će vam dati poruku poput sljedeće: 10 od 10 dobavljača uspješno je uvezeno!

Kako promijeniti prodavatelja u QuickBooks Online

Možete promijeniti ili ažurirati informacije o dobavljaču u bilo kojem trenutku. Od Centar dobavljača, kliknite na ime dobavljača kako je dolje navedeno i izvršite potrebne promjene profila dobavljača.

Kako modificirati dobavljača u QuickBooks Online

Kako izbrisati dobavljača u QuickBooks Online

Slično kao i klijenti, ne možete izbrisati dobavljača nakon što ste ih upotrijebili u transakciji. Na primjer, nakon što ste kreirali ček za plaćanje dobavljaču, to se smatra transakcijom. Međutim, ako odlučite da više nećete poslovati s dobavljačem, možete ih deaktivirati, što će sakriti dobavljača s popisa, ali će zadržati sve prethodno zabilježene transakcije.

Četiri koraka za deaktiviranje dobavljača u QuickBooks Online su:

1. Dođite do Centra dobavljača i odaberite dobavljača, kao što je navedeno u nastavku.

Kako deaktivirati dobavljača u QuickBooks Online

2. Odaberite gumb Uredi na vrhu sljedećeg zaslona, ​​kao što je prikazano ispod.

Odaberite gumb Uredi u Centru dobavljača QuickBooks Online

3. Na samom dnu sljedećeg zaslona odaberite Neaktivno i Uštedjeti izmjene, kako je navedeno u nastavku:

Napravite Neaktivne i Spremi gumbe u QuickBooks Online

RIJEČ OPREZ: Ako imate nepodmireni dug za dobavljača, QuickBooks će prikazati poruku sličnu donjoj. Najbolji način djelovanja u ovoj situaciji je prvo isplatiti nepodmireni dug, a zatim deaktivirati dobavljača. Ako ne namjeravate platiti nepodmireni dug, trebali biste poništiti račune u programu QuickBooks, a zatim nastaviti s deaktiviranjem dobavljača.

4. Na donjem zaslonu potvrđujete želite li deaktivirati dobavljača ili ne:

Potvrdite deaktivaciju dobavljača u QuickBooks Online

Zamotati

To završava lekciju o tome kako postaviti dobavljače u QuickBooks Online. Sljedeći modul u našem QuickBooks online tečaj će biti upravljanje prodajom i prihodima u QuickBooks Online. U ovom modulu pokrivamo slanje i primanje uplata, procjena i faktura, kao i snimanje depozita u QuickBooks Online.

Ako želite saznati više o upravljanju prihodima, troškovima i izvješćivanju u aplikaciji QuickBooks, preuzmite ovdje besplatni vodič za QuickBooks s 39 predmeta.

Preuzmite besplatni tečaj za QuickBooks