Zaposleni u SAD-u prosječno troše oko četvrtine radnog tjedna na čitanje i odgovaranje na poruke e-pošte. No, unatoč toj činjenici, mnogi profesionalci još uvijek ne znaju kako pravilno koristiti komunikaciju e-poštom.
Kako bismo vas spriječili u razvijanju loših navika e-pošte, zamolili smo 31 vrhunske stručnjake da podijele svoje najbolje savjete o e-mailu. To će vam pomoći poboljšati svakodnevne internetske komunikacije kako biste osigurali najbolje rezultate za svoju tvrtku.
Evo 31 najboljih savjeta za poslovnu etiketu profesionalaca:
1. Ostanite mirni
George Barse, trener, ciljana obuka
Slanje ljutite ili emocionalne e-pošte nije dobra ideja. Ljudi ponekad dopuste da njihove emocije dobiju najbolje od njih i pišu e-poštu s više znakova interpunkcije i velikim slovima kako bi pokazali koliko su uzrujani. Pokušajte se prvo smiriti. Time možete izbjeći slanje poruke e-pošte koju ćete požaliti.
2. Koristite potpis s pojedinostima o kontaktu u svim vremenima
Pete Solano, glavni direktor za informacijsku sigurnost, ROX Systems Inc.
Uključite potpuni potpis s odgovarajućim kontaktnim informacijama kako u NOVIM E-adresama tako i odgovorima na e-poštu. Neki naši kupci i prodajni predstavnici ili nemaju potpis prilikom slanja nove e-pošte ili kada odgovore na e-poštu nemaju potpis. Provjerite ovih 25 primjera e-potpisa za inspiraciju.
3. Uskladite svoj ton s odnosom s primateljem
Ollie Smith, CEO, ExpertSure
Važno je razumjeti s kim razgovarate i procijeniti stupanj vašeg odnosa kako biste mogli promijeniti ton kada napredujete. Poznata studija pokazala je kako čak i rukovoditelji na najvišoj razini C imaju samo priliku za bacanje novčića kako bi ispravno interpretirali emocije iza e-pošte. Kao što je naizgled neprofesionalno na to može biti za vrhunske razine da ih koriste, emojis i GIFs su na vrhu hrpe kada razgovaraju sa osobljem sada. Što mislite da više povećava motivaciju: “Sjajan posao, držite se toga.” Ili “Ovo je doslovno kako se ja osjećam prema vama upravo sada.” Međutim, ova druga e-pošta bila bi potpuno neprikladna za vaš prvi kontakt s B2B dobavljačem. To se doista svodi na vašu sposobnost da pročitate situaciju i brzo se prilagodite.
4. Make Your Potpis E-pošta Pogledajte Professional
Volodymyr Zastavnyy, izvršni direktor, NEWOLDSTAMP
Iako potpis "Poslano s mog iPhonea" ponekad može poslužiti kao izgovor za pogrešku pri pisanju, u većini slučajeva poslovna e-pošta mora sadržavati potvrdu profesionalnog izgleda. Učinkovit poslovni potpis e-pošte uključuje vaše ime i položaj, kontaktne informacije, snimke glave ili logotip tvrtke, vezu na web-lokaciju i ikone društvenih medija. Također možete dodati promotivne bannere kako biste podržali vaše tekuće marketinške aktivnosti. Vaš potpis poslovne e-pošte nije vaš životopis. Pokušajte ga održavati jednostavnim i minimalističkim, uključujući samo one informacije koje su najvažnije za vaše poslovne i komunikacijske svrhe. Ne pretjerivajte stilove, veličine i boje fontova - jer to čini vašu tvrtku neujednačenom.
5. Pratite e-poštu i odgovorite brže s CRM-om
Maggie Aland, urednica, Fit Small Business
Ne bi li bilo sjajno kad biste znali kada je netko otvorio vašu e-poštu i kliknuo vezu koju ste poslali? Freshsales je CRM koji vam pomaže pratiti sve informacije o prospektu, uključujući i mjesto gdje se nalaze u procesu prodaje i svaku poslanu i primljenu e-poštu. Dobivate trenutačne obavijesti kada se pročita poruka e-pošte i ako je vaš kontakt kliknuo na neke veze kako biste mogli brže pratiti. Freshsales također nudi prilagodljive predloške e-pošte, zakazivanje e-pošte i personalizirane skupne e-poruke. Kliknite ovdje za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju.
6. Završite e-poštu s "Da li to pomaže?"
Nathan Kontny, izvršni direktor, Highrise
Ovo je posebno za e-poštu klijentima / voditeljima kojima je potrebna korisnička podrška. Previše e-mailova za podršku naglo završava i čini da se kupci osjećaju kao da muče tvrtku koju šalju e-poštom. Postavljanjem pitanja poput "Da li vam to pomaže?", Svojim klijentima dajete do znanja da vam je stalo da se pobrinete da je njihov problem apsolutno riješen ili da imaju priliku nastaviti razgovarati putem e-pošte dok ne dođe.
7. Koristite Online alate za savršenu gramatiku i praćenje
Bart Turczynski, urednik, Uptowork web stranica za savjetovanje o karijeri
Kao urednik, bojim se da mogu poslati e-poštu s pogreškama u pisanju. Mrzim razmišljati o tome što bi siromašni stil i gramatika govorili o meni i mojoj profesionalnoj sposobnosti. Koristim Grammarly da proučim svoju korespondenciju. Mogao bih također potražiti određene izraze u Writefull. Konačno, kada komunicirate s govornicima engleskog jezika, možda čak i skeniram poruku u aplikaciji Hemingway. Ne želim se brinuti o pamćenju kada trebam pratiti, pa koristim Mixmax za praćenje e-pošte i postavljanje automatskih i ručnih podsjetnika. Pratiti stvari i nije pogrešan. Nekim primateljima, nepoštivanje prijedloga upućuje na to da uopće niste ozbiljno razmišljali o svojoj ideji.
8. Oblikujte duge e-poruke ispravno
Ari Banayan, autor, navika gnijezdo
Iskoristite mogućnost formatiranja poruka e-pošte pomoću podebljano, kurzivom i podcrtavanjem prilikom sastavljanja dugačkog e-pošte. Postoje slučajevi da moramo postaviti dugačke poruke e-pošte zajedno s iznimno važnim točkama. Korištenje ova tri stila može pomoći da vaše poruke e-pošte budu lakše probavljive te će naglasiti ključne rečenice čitatelju da ne smiju previdjeti. Dulje poruke e-pošte mogu postati i probavljivije s oznakama!
9. Koristite zastavice prioriteta uz diskreciju
Meghan Casserly, štab, Forbes
Koristite zastavicu visokog prioriteta samo kada je to potrebno. Prekomjerno korištenje s vremenom će imati suprotan učinak jer će primatelji misliti da svoje poruke e-pošte uvijek označite kao prioritet čak i ako nisu. Ako je vaša zastava izvan linije, možete ometati svoje klijente, kolege ili osobe s kojima poslujete.
10. Proverite sve
Patricia Simpson, ravnateljica Sveučilišta Illinois u Urbana-Champaign
Provjerite poruku o kontekstualnim pogreškama koje provjera pravopisa ne može uhvatiti. Ponovno pročitajte poruku prije slanja … provjera pravopisa ne može sve uhvatiti!
11. Koristite profesionalni pozdrav
Ty McLaughlin, CFO, OnceLogix
Upotreba "Hej", "Yo" ili "Hiya" nije profesionalna, bez obzira koliko dobro poznajete primatelja. Umjesto toga koristite "Hi" ili "Hello". Da biste bili formalniji, upotrijebite “Poštovani (umetnite ime).” Upotreba imena osobe u pozdravu - “Zdravo Robert” - sasvim je prikladno, ali zapamtite da ne skratite ime osobe osim ako vam je to dopušteno.
12. Izbjegavajte korištenje pozadinskih slika
Robin Schwartz, upravni partner, MFG Jobs
Ne koristite pozadinske slike ili tiskanice. Neki klijenti e-pošte kao što je Outlook omogućuju vam da primijenite pozadinu na vaše odlazne poruke. To treba izbjegavati jer slike ili stacionarni dijelovi mogu zauzeti puno prostora pri slanju e-pošte. Također, kada netko pokuša odgovoriti na vašu e-poštu, pozadina se automatski primjenjuje. Nepokretni leptiri i pozadine omiljene svjetloplave boje nisu namijenjeni poslovnim e-porukama. Ostavite font čitljiv i u boji koja ne opterećuje oči.
13. Uvjerite se da je Vaša tema relevantna i opisna
Veronique Deblois, Blogger za hranu, hrana i vino Chickie
Ovo se čini apsolutno osnovnim, ali uključivanje relevantnog retka teme e-pošte je kritično. S brojem poruka e-pošte koje primamo svaki dan, bit ćete u mogućnosti brzo odgonetnuti koje poruke e-pošte pritisnete je ključ.
14. Napravite sljedeći korak jasnim za primatelja e-pošte
Dr. Melissa Gratias, potpredsjednica, Sandler trening
Prečesto je svrha ili namjeravani ishod e-pošte nejasan. Da bi se osiguralo da netko tko primi moju e-poštu točno zna što treba učiniti, stavio sam riječi Action Requested: podebljano i slijedim to s, pretpostavljate, akcijom koju tražim od čitatelja. Uhvaća oko, čuva me od kopiranja ljudi koji nemaju nikakvih radnji i generiraju rezultate, a ne samo odgovore na moje poruke e-pošte.
15. Uvijek adresirajte primatelje svojim prezimenom
Maryanne Parker, osnivačica, Manor of Manners, Intl
Osoba će vas obavijestiti o tome kako ih riješiti u sljedećoj e-pošti. Ako je e-pošta potpisana s imenom i prezimenom, trebate nastaviti s adresom osobe po prezimenu. Ako je potpisan samo s imenom, tada imate zeleno svjetlo za upućivanje pojedinca na ime.
16. Zagrljaj Predlošci za prilagodbu
Alex Brown, voditelj digitalnog marketinga, ProjectManager.com
Kada šaljete poruke e-pošte suradnicima ili potencijalnim korisnicima, ne bojte se upotrijebiti predloške. Alati kao što su BuzzStream, Boomerang i drugi omogućuju korištenje prilagodljivih predložaka i praćenje prilikom vođenja marketinške kampanje putem e-pošte. To može biti vrlo dugotrajan za izradu izvorne e-pošte ako imate puno izgleda da dopru do. Našao sam predloške koji omogućuju jedinstvenu prilagodbu i obično su uspješniji od pojedinačno izrađenih e-poruka. Obrtni predlošci za različite situacije, bilo da šaljete e-poštu suradniku, vašem prodajnom timu, ili prospektu, osiguravaju da su sve važne informacije prisutne u poruci e-pošte iu redoslijedu koji funkcionira.
17. Čuvajte svoje poruke e-pošte jasnim i jezgrovitim
Nate Masterson, voditelj marketinga, Maple Holistics
Kada je riječ o slanju profesionalne e-pošte, važno je zapamtiti da morate biti što jasniji i sažetiji. Želite da vaša točka dođe lako i uzme što manje vremena za čitanje. Upotrijebite numerirane popise ili vizualne prikaze podataka kako bi informacije bile vidljive i razumljive. Provedite neko vrijeme na Photoshopu ili Excelu - ili ako vaši interni grafički dizajneri rade na nekim pripremljenim slikama - to može učiniti ovaj proces mnogo lakšim. Važno je zapamtiti da će u mnogim slučajevima e-pošta koju šaljete biti prva točka kontakta koju klijent ili klijent mogu imati s vašom tvrtkom.
18. Dajte primatelju više opcija prilikom postavljanja sastanka
Crystal L. Bailey, direktor Instituta za etikete u Washingtonu
Moj cilj pri postavljanju vremena za pozive i sastanke je smanjivanje naprijed i natrag. Nudeći konkretne vremenske prozore, otkrivam da često uspijevam smanjiti vrijeme u 1-2 poruke umjesto 5-6.
19. Koristite Blind Carbon Copy (BCC) kako biste e-poštu učinili osobnijom
Carol Kaemmerer, izvršni trener LinkedIn, Kaemmerer Group LLC
Moj omiljeni savjet za poslovnu e-poštu je česta upotreba slijepe kopije (BCC). Na primjer, ako želim poslati članak na nekoliko nepovezanih ljudi, nema potrebe da znaju tko ga još prima. Čini se osobnijim ako se ime primatelja pojavljuje samo ako se na popisu Za prikazuje 20 osoba. Isto tako, ako nešto šaljete nepovezanim osobama, smatra se nepristojnim otkriti njihovu adresu e-pošte osobama koje ne poznaju. Naravno, ponekad je važno pokazati da ste svakome poslali e-poštu unutar radne grupe ili tima, tako da upotreba skrivene kopije nije prikladna u svakom slučaju.
20. Odgovor Odmah
Jenni Harris, regionalni upravitelj industrije, EDPNC
Poslovni suradnik mi je prije nekoliko godina rekao da uvijek trebam odgovoriti na e-poštu u roku od 24 sata, bez obzira na sve. Čak i ako ne znam odgovor na pitanje postavljeno u poruci e-pošte, čak i ako se nalazim usred roka za projekt, uljudno je poslati jednostavan odgovor da kažem da sam primio njihovu e-poštu i da ću odgovoriti uskoro.
To čini dvije stvari. Prvo, omogućuje klijentu / klijentu / pošiljatelju da zna da su mi važni i da ih ne ignoriram tako da ne reagiram do dana kasnije. Drugo, to mi daje dodatno vrijeme da pronađem sve informacije koje se traže.
21. Predstavite se odmah
Sharon Schweitzer, stručnjak za međunarodnu poslovnu etiku i osnivač, pristup kulturi
U izravnim kulturama poput SAD-a, najbolja je praksa da se pošiljatelj predstavi po imenu i prezimenu s nekim osnovnim informacijama u prvih nekoliko redaka. Na primjer, “Draga gospođo Mandell: Moje ime je Sharon Schweitzer, osnivačica Pristupa kulturi; Nazvao sam vas… ”ili“ Moje ime je Sharon Schweitzer i ja sam stručnjak za međunarodne poslove koji vam pišem o… ”Ovo je posebno važno kada se predstavljate novim kontaktima, potencijalnim kupcima, klijentima i poslodavcima koji žele znati kako ste primili svoje kontaktne podatke.
22. Nakon sastanka s klijentom, pošaljite im "Hvala" E-mail ASAP
Marina Byezhanova, suosnivačica, Pronexia
Nakon susreta s potencijalnim ili postojećim klijentom, šaljem im e-mail zahvalnice prije nego što napustim parkiralište! Zahvaljujući modernoj tehnologiji, više ne moram čekati da se vratim u ured gdje ću morati biti ometen drugim prioritetima. Također ih želim pobijediti kako bih pokazao zahvalnost za svoje vrijeme. Kad moji kontakti dobiju moju kratku, ali impresivno brzu poruku zahvaljujući im za njihovo vrijeme i aludirajući na nekoliko točaka koje smo dotakli tijekom naše rasprave, oni su impresionirani svaki put. Potičem vas da ga isprobate, a vi ćete žeti trenutnu korist!
23. Dajte korisnicima mogućnost izbora da se isključe
Sophia Lemon, vlasnik, fotografija za smiješno sretne ljude
Moj savjet je za vlasnike tvrtki koji koriste platforme poput programa MailChimp za upravljanje popisom e-pošte. Vrlo je važno dati popisu mogućnost odabira koliko često će primati e-poštu od vas. Na primjer, moj popis ima mogućnost primanja e-pošte tjedno, mjesečno, za posebne prigode, kao i za posebne događaje i natjecanja. Pretplatnici moraju uvijek imati opciju isključivanja e-pošte. Ako dopustite da se vaš popis segmentira, smanjit ćete odjavu.
24. Dajte e-poštu osobnim dodirom
Clayton Coombs, marketer, odvjetnici
Kada šaljete e-poštu potencijalnim klijentima, vrlo je važno obratiti se pojedincu na profesionalan, ali i na osoban način. Obratite se osobi po imenu. Dodajte pitanja u svoju e-poštu koja će vam pomoći da se upoznate s tom osobom, ali izbjegavajte stereotipna pitanja koja podsjećaju na nešto što bi bot spam pitao. Učinite svoje istraživanje prije slanja bilo koje e-pošte, osobito ako e-pošta ide postojećem klijentu. Provjerite jeste li ga uputili pravoj osobi.
25. Navedite dokumente u svom retku predmeta
Tyler Stuckey, autor tekstova i medija, Ainsley Shea
Naša tvrtka ima regulirani protokol kada je riječ o predmetima e-pošte. Format je uvijek klijent, iza kojeg slijedi isporučiva stvar ili predmet, a zatim slijedi verzija dokumenta. Osim toga, ako je dokumentu koji je pridodan e-pošti potrebno uređivanje kopija ili probno kopiranje, to je također uključeno. Na kraju izgleda ovako:
Redak predmeta e-pošte:
Client_Memorandum_V1_ne zahtijeva dokaz
Ovo ne samo da ostavlja nula soba za konfuziju, ali i čini ga povjetarac pronaći određene poruke e-pošte u Vašu pristiglu poštu.
26. Izbjegavajte ponašanje spama
Joshua Feinberg, potpredsjednik i suosnivač, SP Home Run
Ne šaljite nepoznate osobe koje ne očekuju da će vam se javiti. Postoji riječ od četiri slova (neželjena pošta) koja će vas i vašu e-mail reputaciju uvrstiti s lošim momcima. Isto tako, nemojte činiti previše uobičajenu pogrešku pretpostavljajući da su vam LinkedIn veze dale dopuštenje za uvoz informacija o e-pošti u vaš davatelj usluga e-pošte (ESP) ili platformu za automatizaciju marketinga za masovno slanje e-pošte.
27. Izbjegavajte eksplozije e-pošte
Diane Elizabeth, osnivačica, Skincare Ox
Snimanje stotina poruka e-pošte može izgledati kao najbolji način za brzo angažiranje potencijalnih potencijalnih klijenata, ali ponekad osobni dodir radi bolje. Prije svega, poslovni lideri postaju sve štedljiviji i lako je uočiti masovnu kampanju e-pošte od jedne milje daleko.
Čak i najbolje kampanje nemaju autentičnost. Umjesto toga, pronađite najbolje izglede, proučite njihovo poslovanje i potrebe te pošaljite osobnu e-poštu s jednog čovjeka na drugu. Za to je potrebno dodatno vrijeme i pažnja, ali ćete zbog toga ostvariti veće stope pretvorbi i jače mrežne odnose.
28. Ne udarajte "Odgovori svima" kada se Vaša poruka ne primjenjuje na sve
Monica Friel, glavni izvršni organizator, Chaos to Order
Moj omiljeni savjet za etiket e-pošte je biti vrlo razborit kada pritisnete "Odgovori svima". U poslovanju je uobičajena praksa da sve kopirate i odgovorite na svaku e-poštu tako da se sva pristigla pošta pretrpi. Budite selektivni o onome što šaljete i kažete kako ne biste gubili vrijeme i produktivnost.
29. Naučite prikladnu uporabu CC & BCC-a
Kristine Neil, vlasnik tvrtke Markon Brands
Naučite CC i BCC i Use Responsibly: To je uvijek malo trljanje kada odvojite vrijeme za CC nekoga, a zatim primatelj e-pošte odgovara samo izvornom pošiljatelju, opet i opet. CC govori o tome da netko poznaje, to je kao primitivna push obavijest da bi vas obavijestili da ljudi rade nešto što biste trebali znati. Osim ako je jasno da možete nastaviti bez te osobe, nastavite s radom. Slično tome, BCC je koristan alat za slanje e-pošte osobama čija e-pošta želite zadržati povjerljivom. Ovo je izvrsno za slanje popisa osoba e-poštom. Sjajno je … osim kad se ne koristi, a onda vi i dvadeset sedam osoba koje ne poznajete imaju e-mail s imenima drugih.
30. Ostanite formalni
Paige NeJame, Vlasnik franšize, CertaPro Slikari Južne obale i Bostona
Uvijek je važno izgledati profesionalno, ali u ugovornom poslu, vrlo profesionalno ponašanje u e-pošti ističe se među izvođačima koji još uvijek pišu svoje citate na poleđini papira za povezivanje. E-pošta je kao društveni događaj - bolje je biti previše formalan nego podcijenjen. To znači da koristite velika slova, interpunkciju i dobru gramatiku (ne mogu vam reći koliko "i" dobivam čak iu propratnim pismima!).Zapamtite, ako ste doista bili prijatelji s primateljem, najvjerojatnije nećete koristiti e-poštu da biste se s njima povezali.
31. Nikada nemojte vrijeđati svoje natjecatelje
Mel LLeras, vlasnik / konstruktor, HoneyLove Architecture & Gardening
Jedno od mojih najboljih pravila: Nikad ne vrijeđajte nikoga u e-pošti. Nisu konkurenti, a ne dobavljači koji nisu ispunili vaša očekivanja, a svakako nisu primatelji e-pošte.
Bonus Savjet: Potpisi e-pošte su najslabije korišteni promotivni alati
Salesmate
Svakodnevno šaljemo desetke poruka e-pošte. Vaše orgulje možda šalju tisuće. Većina ljudi nedostaje prilika da posredno pospješe svoje kontakte. Ovdje je potreban profesionalni potpis e-pošte. U jednostavnom opisu od 3-5 riječi imajte vezu do nove usluge ili proizvoda koji pokrećete. Stavite ovo pod svoje kontakt podatke za uvoz i bit ćete iznenađeni koliko će često klijenti odgovoriti tražeći više informacija o toj ponudi. Zapamtite, kratko i jednostavno u ključu!
Preko vas
Kada je riječ o poslu - profesionalnost i uslužnost nikada neće nestati iz stila. Nadmašite svoju konkurenciju, uspostavite plodne odnose s partnerima i uspostavite odlične odnose s klijentima uz pomoć ovih 31 savjeta za etiketu e-pošte.
Prije nego što uopće razmislite o slanju poslovne e-pošte, provjerite imate li profesionalnu adresu e-pošte (npr .: [email protected]). Saznajte kako postaviti besplatnu poslovnu adresu e-pošte u našem članku.
