Organizacijski grafikon (ili org grafikon) je vizualna pomoć koja se koristi za razjašnjavanje tko izvješćuje kome i tko je odgovoran za ono što je u vašoj organizaciji. To obično pokazuje vlasniku tvrtke ili glavi odjela na vrhu s podređenima u nastavku, u obliku crteža, dijagrama, dijagrama tijeka ili slike.
Zahvaljujemo Pingboardu za sponzoriranje ovog članka. Pingboard nudi alat za organizacijske grafikone jednostavan za korištenje, kojem možete pristupiti besplatno, pomažući vam da stvorite i održavate vlastiti org grafikon. Možete se prijaviti i za besplatnu probnu verziju naprednih značajki za organizacijske grafikone.
Posjetite Pingboard
1. Odaberite vrstu organizacijskog grafikona koju trebate
U svrhu upravljanja svojom malom tvrtkom postoje tri vrste organizacijskih grafikona koje ćete vjerojatno htjeti stvoriti - hijerarhijski / odozgo prema dolje, funkcionalni po odjelima, matriksirani ili višestruko funkcionalni.
Hijerarhijska / top-down organizacijska karta
Hijerarhijski organizacijski grafikon je dijagram koji prikazuje strukturu izvješćivanja organizacije od vrha prema dolje, počevši od vlasnika tvrtke ili upravitelja odjela na vrhu grafikona i zaposlenika koji im se prijavljuju koji se pojavljuju ispod njihova imena. Sve se uloge pojavljuju u okvirima povezanim crtom kako bi ilustrirali odnose izvješćivanja.
Primjer hijerarhijske / top-down organizacijske karte
Uzorak hijerarhijske org grafikon izgrađen pomoću Pingboard
Većina malih poduzeća koristit će organizacijsku kartu odozgo prema dolje jer je to jednostavnija od tri vrste. Ako se vaša tvrtka sastoji od vas i nekoliko članova osoblja koji vam se javljaju, vaša organizacijska shema prikazivat će vaše ime na vrhu i imena zaposlenika u nastavku.
Malo je kompliciranije kada počnete dodavati nadzorno osoblje i voditelje odjela, ili imate otvorene, neispunjene pozicije, ali osnovna ideja je ista. Gore prikazani organizacijski grafikon nacrtan je za oko tri minute pomoću probne verzije Pingboarda.
Funkcionalna organizacijska shema (prema odjelu)
Kada vaša organizacija postane veća i počnete organizirati svoj tim u odjele, kao što su prodaja, financije, operacije i usluge korisnicima, vjerojatno ćete koristiti funkcionalnu organizacijsku shemu. To ilustrira tko je zadužen za svaki odjel, kao i koliko, i koji zaposlenici izvješćuju svakog menadžera. Slijedi primjer u nastavku:
Funkcionalna org grafikon izgrađen u Pingboard s zaposlenicima u svakom odjelu
Kada izgradite organizacijski grafikon u programu za organizacijske dijagrame, slike nisu statične. Na primjer, na gornjoj slici možete pregledati broj izravnih izvješća, kako je prikazano u odjeljku Prodaja i marketing, da biste vidjeli stvarna imena svakog zaposlenika koji rade u tom odjelu. To je značajka koju nećete imati ako izradite organizacijski grafikon na papiru.
Slijedi videozapis koji prikazuje kako korisnik može analizirati grafikon org koji je stvoren u Pingboardu.
Matriksirana ili višestruko funkcionalna organizacijska shema prikazuje više odnosa izvješćivanja. Koristi se za opisivanje složenih poslovnih organizacijskih struktura s odnosima izvješćivanja o projektu, uz nadzorne (top-down, hierarchical) odnose. Pokazuje i nadzorne odnose, kao što su “tko je moj šef”, kao i projektne ili timske odnose.
Na primjer, u maloj marketinškoj tvrtki koja upravlja projektima klijenata, zaposlenici izvješćuju i svog nadzornika i pružaju isporuke za voditelje projekata. Ova vrsta tvrtke bi imala koristi od matriksirane ili funkcionalne organizacijske sheme.
2. Odaberite besplatni ili plaćeni alat za organizacijske grafikone
Možete pronaći besplatne alate i predloške na mreži ili čak pronaći dostupne značajke unutar postojećeg sustava uredskog softvera, kao što je MS Office ili vaš HR ili softver za obračun plaća. Ili možete pronaći namjenski softver za izradu organizacijskih grafikona kako biste stvorili vlastiti. Razmotrimo neke od najčešćih, počevši s onima koji su besplatni.
Besplatni softverski alati za organizacijske grafikone
- Pingboard ima besplatan alat za crtanje org, kao što je prikazano na gornjim slikama.
- Mnoge plaćene web-lokacije nude besplatnu verziju (ograničenu funkcionalnost) koju možete upotrijebiti unosom adrese e-pošte. Pingboard nudi sedmodnevnu besplatnu probnu verziju svojih plaćenih organizacijskih shema.
- MS Office - Možete stvoriti organizacijski grafikon u nekoliko MS Office proizvoda ako već koristite MS Office Suite u svom poslovanju.
- U MS Word-u, nakon što otvorite dokument, odaberite Insert> Smart Art> Organizational Chart. Upute možete pronaći ovdje.
Opcije izbornika MS Office SmartArt za stvaranje Org grafikona
- U MS PowerPointu možete umetnuti tekstne okvire i crte kako biste nacrtali vlastiti organizacijski grafikon ili pretraživali besplatne organizacijske obrasce na mreži.
- U programima Excel, PowerPoint i Word možete preuzeti i besplatan dodatak za organizacijske dijagrame.
- Koristite jednostavan program za crtanje ili prezentaciju koji je već dostupan na vašem računalu, kao što je Google Slides.
- HR / platni sustav - Ako trenutno koristite HR ili platni sustav kao što su Justworks, SAP / Fact Factors, ili Zenefits, neki mogu pružiti organizacijski grafikon koristeći podatke o zaposlenicima koji su već u vašem sustavu.
- Ako vam treba nešto vrlo osnovno, nacrtajte organizacijski grafikon na papiru ili na flipchartu objavljenom u vašem uredu.
- Besplatni internetski predlošci - Potražite “besplatni org šablonski predložak” i naći ćete mnoštvo besplatnih predložaka za preuzimanje.
Plaćeni alati za organizacijske grafikone
Možete očekivati da ćete platiti između 5 do 100 $ mjesečno za softver koji vam omogućuje stvaranje organizacijskih dijagrama. Ovi programi su izvrsni ako imate brzo rastuće poslovanje, pravite puno organizacijskih grafikona ili trebate stvarati druge dijagrame pored organizacijskih grafikona (kao što su dijagrami toka i procesne karte). Mnoge od plaćenih organizacijskih web-lokacija nude besplatne probne verzije, ali možda ćete morati podijeliti svoju adresu e-pošte da biste dobili pristup.
Cijene organizacijske karte općenito su strukturirane u različite razine značajki. Na primjer, Pingboardov početni plan daje tri zaposlenika pristup softveru, uključujući pristup mobilnoj aplikaciji i podršku za e-poštu, uz značajke u besplatnom planu. Nadogradnja na Pingboardove Standard ili Pro planove nudi napredne značajke kao što su integracije s vašim HR ili IT softverom i pristup cijelom osoblju.
Najbolji org grafikoni pružaju alate kao što su sposobnost za bušenje dolje vidjeti detaljne informacije zaposlenika (profila), boja kod grafikona, pretraživanje grafikona po imenu ili naziv radnog mjesta, pa čak i dodati zaposlenika fotografije.
Neke korisnije značajke Pingboard-a prikazane su u nastavku. Prvih deset značajki dostupne su u Pingboardovoj besplatnoj inačici, dok četiri značajke prikazane na dnu zahtijevaju nadogradnju:
Primjer besplatnih i plaćenih org grafikon alata dostupnih na Pingboard
3. Ispunite svoju organizacijsku kartu
Ovisno o tome zašto stvarate organizacijski grafikon, svako rezervirano mjesto može sadržavati samo ime i naslov ili onoliko informacija koje možete smjestiti u svaki okvir. Naša preporuka za većinu organizacijskih dijagrama je uključivanje sljedećeg u svaki okvir položaja:
- Ime (ostavite ime prazno ako je položaj otvoren)
- Odjel (primjerice, prodaja / marketing, računovodstvo, poslovanje)
- Naziv uloge ili posla (na primjer, prodajni predstavnik, nadzornik, službenik, glavni izvršitelj)
- Opcionalno:
- Lokacija (upotreba ako su zaposlenici geografski raznoliki, tj., NY, TX, CA ili ako imate više zgrada)
- Podaci za kontakt
- Telefon (proširenje radnog telefona ili mobitel)
- E-pošta (poslovna ili kućna e-pošta koja će se koristiti za poslovni kontakt)
- Fotografija / snimak glave
Neki softveri org grafikona omogućuju vam dodavanje dodatnih informacija tako da funkcioniraju više kao direktorij zaposlenika. Evo primjera iz Pingboarda koji prikazuje povjerljive informacije koje mogu vidjeti samo administrator Pingboarda i zaposlenik, uključujući veličinu košulje zaposlenika i ograničenja u ishrani.
Povjerljive informacije o zaposlenicima dostupne su na Pingboardu, vidljive samo administratorima i zaposleniku
Zašto vaša mala poduzeća trebaju organizacijsku shemu
Vi ne moram imati organizacijsku shemu, ali kao najbolju HR praksu, preporučujemo vam. Postoji nekoliko razloga zašto:
- Poboljšati komunikaciju između odjela i timova
- Da biste uštedjeli vrijeme pojasnite tko što radi
- Pokazati poslovnim suradnicima (bankama, financijskim partnerima) da je vaše poslovanje strukturirano za uspjeh i da imate ljude koji ispunjavaju ključne uloge
- Pomoći vam planirati rast i tranziciju
Organizacijski grafikon je alat, poput popisa telefona, koji poboljšava komunikaciju razjašnjavanjem strukture izvješćivanja. Time se štedi vrijeme, tako da zaposlenici, pogotovo novi, ne moraju pitati: "Tko je naša IT osoba?", "Kome mogu postaviti pitanje o beneficijama mojih zaposlenika?" Ili "Kome izvješćuje moj šef?"
Organizacijske karte su također često važne ako se prijavljujete za financiranje, jer investitori, banke, zajmodavci ili SBA možda žele vidjeti kako je vaša organizacija strukturirana kako bi se osiguralo da će ona vjerojatno biti uspješna i da vaše poduzeće može vratiti zajam.
Zapravo, preporučujemo najbolju HR praksu da imate dvije verzije organizacijske sheme - jednu koja prikazuje trenutne odnose izvješćivanja zaposlenika (za dijeljenje s osobljem) i onu koja pokazuje kako će vaša organizacija biti strukturirana kada raste / proširite, ili kada član osoblja.
Druga verzija org grafikona vjerojatno će imati nepopunjene pozicije u njoj - rezervirana mjesta za pozicije koje se nadate da ćete zaposliti u budućnosti. Evo primjera koji prikazuje dvije nepopunjene pozicije:
Primjer org grafikona s nepopunjenim pozicijama kreiranim pomoću besplatne inačice Pingboarda
Prednosti korištenja internetske organizacijske karte
Jedna od prednosti korištenja organizacijske grafikone temeljene na oblaku kao što je Pingboard je da je često možete sinkronizirati s postojećim aplikacijama, tako da se, ako se podaci promijene u jednom sustavu, kao što je Googleov G-Suite, Okta, Azure Active Directory ili ADP, automatski će ažurirati organizacijski grafikon, štedeći vam vrijeme i smanjujući dvostruki unos podataka i pogreške.
Primjeri alata za sinkronizaciju podataka i uvoza na Pingboardu
Još jedna prednost koju nudi većina mrežnih organizacijskih grafikona jest mogućnost uvoza podataka iz proračunske tablice ili iz vašeg HR softvera, iako to obično zahtijeva nadogradnju na plaćenu verziju. Pingboard, na primjer, omogućuje uvoz podataka iz proračunske tablice ili Googlea, kao i HR, pogodnosti i softvera za obračun plaća kao što su ADP, Gusto, Justworks, Zenefits i drugi.
Donja linija
Prije trošenja dragocjenog uredskog vremena na stvaranje organizacijske sheme, zapitajte se - da li vam je zaista potreban? Ako imate dva zaposlenika i obojica se javljaju vama, vjerojatno ne. Ali kad jednom počnete angažirati više osoblja, organizacijski grafikon je važan alat.
Preporučujemo da u početku organizacijski grafikon jednostavno zadržite. Na primjer, možete stvoriti besplatnu organizacijsku grafiku na jednoj stranici pomoću Pingboarda, a zatim je ažurirati dodavanjem ili brisanjem okvira, redaka ili teksta.
Što god odlučili učiniti, ne zaboravite zadržati trenutačnu organizacijsku kartu dok vaše poslovanje raste - mijenjaju se radna mjesta, ljudi i odgovornosti. Vaš organizacijski grafikon će se vjerojatno povećati u složenosti dok idete s tri zaposlenika na 15 na 50. Dakle, uštedite da prvi koji ste napisali na poleđini ubrusa - jednog dana možete ga pogledati s nostalgijom.
Posjetite Pingboard
