Blagajna je prikladan način za pokrivanje manjih troškova, ali bez odgovarajuće dokumentacije, program gotovog novca u poduzeću može se zloupotrijebiti ili pogrešno upravljati. Upravljanje sitnim novcem znači davanje sitnog novčanog obrasca za svaku uporabu i bilježenje svake transakcije u blagajni. Koristeći naše besplatne predloške za sitne novce to će vam olakšati.
Mnoga se mala poduzeća udaljavaju od tradicionalne gotovine i umjesto toga se opredjeljuju za prepaid vizitke. Korištenje unaprijed plaćene kartice, kao što je Bento, omogućuje vam učitavanje sredstava, postavljanje ograničenja potrošnje i isključivanje i isključivanje kartica klikom na gumb. Osim toga, možete učitati račune pomoću mobilne aplikacije i preuzeti transakcije u QuickBooks. Pokušajte ih besplatno 60 dana.
Posjetite Bento
Preuzmite besplatne predloške za sitni novac
Preuzmite besplatni obrazac za sitne novčanice i predložak dnevnika blagajne ovdje. Zatim nastavite čitati kako biste naučili kako koristiti predloške za učinkovito upravljanje blagajnom vaše tvrtke.
Predložak blagajne
Predložak za sitni novac
Kako sitni novac radi
Manjak je novac koji se izdvaja za zbrinjavanje malih poslovnih troškova koji se pojavljuju s vremena na vrijeme (npr. Ako trebate kupiti poštarinu za slanje paketa ili ako se odlučite kupiti ručak za ured jedan dan). Lakše je plaćati takve troškove u gotovini, umjesto da zaposlenik koristi svoju osobnu kreditnu karticu, a zatim ih naknadno mora nadoknaditi.
Iznos koji je izdvojen za sitni novac varira ovisno o veličini poslovanja i koliko često se pojavljuju ti mali troškovi; općenito negdje između 100 i 500 dolara može se zadržati u blagajničkom fondu. Knjiga o blagovremenskoj knjižici je “stara škola” način praćenja povlačenja sredstava u blagajnički fond.
U nastavku slijedi obrazac koji ćete naći u blagajni. Ovo treba popuniti osoba odgovorna za upravljanje blagajnom i potpisana od strane osobe koja podnosi zahtjev za sitnu gotovinu.
- Iznos - Iznosi isplaćenih sredstava pripadaju ovom području.
- Broj vaučera - Svakom vaučeru možete dodijeliti broj, ali to nije potrebno.
- Datum kupnje - Datum izdavanja sredstava.
- Naziv / broj računa - Vrsta kupnje pripada ovom polju, tako da se financijski podaci mogu ispravno zabilježiti (npr. Obroci, uredski materijal itd.).
- Odobritelj - Ovdje pripada potpis osobe zadužene za blagajnički fond.
- Prijamnik - Ovdje pripada potpis osobe koja je primila sredstva.
- Opis - Ovdje se nalazi kratko objašnjenje za što su sredstva utrošena.
Sredstva za blagajnu mogu se kupiti od Amazona za oko 10 dolara. To odlično funkcionira ako imate više sitnih zahtjeva za gotovinom tijekom dana i radije ih zabilježite umjesto da ih upišete na računalo.
Predložak blagajne
Dnevnik blagajne je detaljan prikaz svakog pologa i isplate s blagajničkog računa, uključujući datum kupnje, opis onoga što je kupljeno, račun koji bi trebao biti naplaćen, tko je primio sredstva i tko ga je odobrio.
Općenito, trebali biste imati jedan predložak blagajničkog dnevnika mjesečno. Preporučujem da ih sve držite u jednoj Excelovoj radnoj knjizi tako da ih je lako pronaći. Preuzmite ovaj besplatni predložak blagajne za sitni novac i izvršite potrebne izmjene kako biste zadovoljili vaše poslovne potrebe.
Blagajnički vaučer i obrazac obrasca
Blagajnički vaučer (tzv. Sitni novčani obrazac) je obrazac koji se popunjava svaki put kada se povuče novac iz blagajničkog računa. Može ga ispuniti osoba koja je primila novac ili odobrenje. Obje strane moraju potpisati vaučer prije povlačenja sredstava. Zauzvrat, primatelj je odgovoran za dostavu blagajničkog računa uz sve promjene koje su preostale od kupnje.
Obrazac za blagajnu uključuje datum izdavanja sredstava, broj vaučera (neobavezno), iznos, kratak opis kupnje, račun koji se naplaćuje i potpis primatelja i ovlaštenika. Preuzmite ovaj besplatni blagajni Voucher i napravite sve potrebne izmjene kako biste zadovoljili vaše specifične poslovne zahtjeve.
Računovodstvo za sitni novac
Sada kada znate kako funkcionira sitna novčanica i upoznate se s raznim načinima dokumentiranja isplate iz blagajne, vjerojatno se pitate kako se uvjerite da su sve te informacije ispravno zabilježene u vašim knjigama. Postoji nekoliko načina za bilježenje blagovremene gotovine: ručno pomoću predloška blagajničkog dnevnika u Excelu ili u računovodstvenom softveru kao što je QuickBooks.
Ako za bilježenje financijskih transakcija koristite Excelovu proračunsku tablicu, trebate stvoriti unos u dnevnik kako biste zabilježili sve vaše sitne gotovinske transakcije. Općenito, teretit ćete račune troškova za izvršene kupnje (npr. Obroke, uredske potrepštine, poštarinu) i odobravat ćete novčani račun.
Ako koristite računovodstveni softver kao što je QuickBooks, onda nećete morati imati blagajnu blagajne; umjesto toga, samo pratite blagajne i jednom mjesečno idite u QuickBooks i unesite te transakcije u blagajnu. U nastavku se nalazi snimka sitne blagajne u QuickBooks i kratko objašnjenje o tome koje informacije pripadaju svakom polju:
- Datum - U ovo polje unesite datum kupnje.
- primalac - Odaberite primatelja iz padajućeg izbornika. Ako primatelj plaćanja ne postoji, možete ih jednostavno dodati na ovaj zaslon odabirom Dodaj novi. Pogledajte naše upute za postavljanje videozapisa dobavljača za detaljne upute o tome kako dodati novog dobavljača u QuickBooks.
- Kategorija troškova - Odaberite odgovarajuću kategoriju troškova iz padajućeg izbornika (npr. Uredski materijal, poštarinu).
- memorandum - Unesite kratak opis stavki kupljenih u ovom polju.
- Plaćanje - Unesite uplaćeni iznos u ovo polje.
Za detaljne upute korak-po-korak o tome kako zabilježiti sitne gotovine u QuickBooks, provjerite naš mali blagajnik računovodstvo vodič. Također ćete pronaći savjete i najbolje prakse za upravljanje blagajnom.
Sredstva za blagajnu
Iako je zgodno koristiti gotovinu za male kupnje, to je zapravo najrizičniji način upravljanja blagajnom. Ovi tradicionalni sitni gotovinski sustavi ostavljaju previše prostora za ljudsku pogrešku ili otvorenu krađu. Srećom, beznačajne alternative, kao što su prepaid vizitke i nezaštićene poslovne kreditne kartice, daju vlasnicima malih tvrtki veću kontrolu nad potrošnjom i lakšu računovodstvenu integraciju.
Poslovne prepaid kartice
S prepaid vizitkartama možete kontrolirati iznos koji se troši od trenutka kada odredite koliko želite učitati na svaku karticu. Također možete odobriti vrste kupnji koje se mogu izvršiti (npr. Uredski materijal ili poštarina). Jedna od najboljih poslovnih prepaid kartica koje preporučujemo je Bento.
Ovdje su samo neke od prednosti korištenja Bento prepaid kartica:
- Postavite unaprijed odobrena ograničenja potrošnje i kategorije kupnje
- Primite upozorenje za neovlaštenu potrošnju
- Blagajnički primici mogu se prenijeti putem mobilne aplikacije
- Integrira se s QuickBooks
Početak rada s Bentom je jednostavan i trenutno nudi 60 dana besplatno.
Posjetite Bento
Male poslovne kreditne kartice
Poslovne kreditne kartice su još jedan način na koji možete platiti za poslovne troškove, a također praćenje svih troškova. Za razliku od prepaid kartica, vaša kreditna povijest i financijska izvješća poslovanja odredit će Vaše kreditno ograničenje. Kreditne kartice su idealne ako vam je potrebno rješenje za trošak za više nego samo sitni novac (kao što je putovanje) i imate starije zaposlenike kojima možete vjerovati kreditnom karticom.
U nastavku su navedene samo neke od prednosti korištenja kreditnih kartica za male tvrtke:
- Zaradite nagrade na temelju kupnje
- Zaradite novčane nagrade na temelju kupnje
- Povežite račun s vašim računovodstvenim softverom kako bi se transakcije automatski preuzele
- Detaljne izjave o kreditnim karticama koje prikazuju sve izvršene kupnje
Kada počnete izdavati kreditne kartice zaposlenika, dobro je formalizirati politiku kreditnih kartica tvrtke. Pogledajte naš najbolji vodič za kreditne kartice za male tvrtke kako biste pronašli karticu koja odgovara vama i vašoj tvrtki.
Bez obzira na to jeste li odlučili koristiti unaprijed plaćenu poslovnu karticu ili poslovnu kreditnu karticu, ne morate se brinuti o čuvanju ručnog dnevnika blagajne ili bonova. Možete jednostavno pristupiti svojim izjavama na mreži kako biste pregledali sve troškove i preuzeli ih u svoj softver kako biste ih snimili.
Poanta
Sada kada ste upoznati s postupcima blagajne i imate sve potrebne alate za praćenje i prijavu blagajne, morate odlučiti koju ćete metodu koristiti. Je li vrijedno da se i dalje ručno prati ova vrsta male poslovne kupnje ili da se jednostavno riješite sitne blagajne i pokušate koristiti unaprijed plaćene debitne / kreditne kartice.
Izdavanje unaprijed plaćene poslovne kartice kao što je Bento pojednostavilo bi upravljanje sitnim novcem. Možete postaviti različita ograničenja potrošnje za svaku osobu, odjel ili lokaciju. Upozorenja se mogu postaviti tako da vas obavještavaju kada netko pokušava neovlašteno kupiti, sitni blagajnički račun može se jednostavno prenijeti pomoću mobilne aplikacije tako da se ne izgubi, a najbolje od svega, možete preuzeti transakcije u QuickBooks , eliminirajući potrebu za ručnim unosom.
Posjetite Bento
